Sådan styres organisatorisk kommunikation mere effektivt? - Besvaret!

I dagens samlede kvalitetsorienterede organisationer udvides kommunikationsprocesserne i hele organisationen på en række forskellige måder, både formelt og uformelt. Når organisationer bliver mere forskelligartede, bliver kvaliteten og klarheden i kommunikation på alle niveauer yderst kritisk.

Billedrettighed: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Både formelle og uformelle kanaler beskrives som følger:

Formel kommunikation:

Formel kommunikation følger kommandokæden og anerkendes som officiel. I klassiske bureaukratiske organisationer har kommunikationsflowet primært været fra toppen nedad. I de nuværende organisatoriske strukturer flyder kommunikationen top-down, bottom-up og vandret og i koordination med alle tværfunktionelle systemer og processer.

Nedadgående kommunikation:

Den nedadgående kommunikation er fra overordnet til underordnet eller fra øverste ledelse filtreret ned til arbejdstagere gennem de forskellige hierarkiske kommunikationscentre imellem og kan indeholde sådanne standard ledelsesværktøjer som redegørelse for organisationsfilosofien og organisatoriske direktiver, standard operativprocedurer, standardkvalitet kontrolprocedurer, sikkerhedsforskrifter og andet relevant materiale. Nedadgående kanaler bruges til at give medarbejderne arbejdsinstrukser og andre oplysninger, der er nødvendige for at udøve den delegerede myndighed.

For at denne kommunikation skal være effektiv, skal arbejderne fortælles ikke kun hvad de forventes at gøre, men også hvorfor de gør det, og hvorfor deres bidrag er vigtige for organisationen. Dette øger en følelse af accept fra arbejdstagerne. Det er også vigtigt, at kommunikationen sendes til arbejdstagere på det sprog, de kan forstå.

For eksempel kan en maskinoperatør ikke forstå meget om organisationsfilosofien eller en specialiseret terminologi om strategisk planlægning eller teknologisk dynamik. Derfor skal arbejderne kommunikeres i deres eget sprog og opfattelser.

Også de fleste arbejdstagere er betinget af at acceptere kommunikation fra deres nærmeste overordnede, og budskabet skal derfor filtreres ned gennem normale kanaler og redigeres på vej ned til det eneste formål med forenkling, hvor det er nødvendigt uden at miste indholdet eller hensigten med meddelelsen. Det er vigtigt, at der ikke er nogen kommunikationsnedbrydning på ethvert niveau eller fra en hvilken som helst kilde.

Følgende humoristiske redegørelse for informationsforløb og forvrængning, der kan opstå i nedadgående kommunikation, er vedtaget af JW Gould:

En oberst udstedte følgende direktiv til sin administrerende direktør:

"I morgen aften på cirka 2000 timer vil Halley's Comet være synlig i dette område, en begivenhed, der kun opstår en gang i 75 år. Få mændene til at falde ud i bataljonsområdet i træthed, og jeg vil forklare dette sjældne fænomen for dem. I tilfælde af regn kan vi ikke se noget, så samle mændene i teatret, og jeg vil vise dem film deraf. "

Denne meddelelse blev filtreret ned som følger:

jeg. Direktør til Company Commander:

"Efter ordre fra obersten, i morgen i 2000 timer, vil Halleys komet komme over bataljonsområdet. Hvis det regner, falder mændene ud i træthed. Så march til teatret, hvor det sjældne fænomen vil finde sted, noget der kun sker en gang hvert 75 år. "

ii. Virksomhedsleder til løjtnant:

"Efter kolonelens ordre i trængsler ved 2000 timer i morgen aften, vil den fænomenale Halley's Comet dukke op i teatret. I tilfælde af regn i bataljonsområdet vil obersten give en anden ordre, noget der sker en gang hvert 75 år. "

Liggende til Sergeant:

"I morgen i 2000 timer vises obersten i teatret med Halley's Comet, noget der sker hvert 75 år. Hvis det regner, vil obersten bestille Comet i bataljonsområdet i træthed ".

Sergeant til Squad:

"Når det regner i morgen i 2000 timer, vil den fænomenale 75-årige General Halley, ledsaget af obersten, køre sin komet gennem bataljonens teatret i træthed".

Opadgående kommunikation:

Opadgående kommunikation bevæger sig i den modsatte retning og er baseret på kommunikationsbehovssystemet designet af ledelsen for at modtage information fra operationelle niveauer. Disse oplysninger kan bestå af standardrapporteringselementer som produktionsrapporter og så videre.

Den øverste ledelse, der altid er interesseret i forbedringer og højere produktivitet og ønsker at kende medarbejdernes reaktioner på visse politiske eller proceduremæssige ændringer og effektiviteten af ​​de udarbejdede operative instrukser, vil blive isoleret, hvis der ikke er nogen eller dårlig opadgående kommunikation. Opadgående kommunikation giver en klar kanal til transmission af information, meninger og holdninger op gennem organisationskanalerne.

Organisationen skal skabe et klima, der kan fremme opadgående kommunikation. Dette klima kan genereres ved en "åben dør" -politik, hvor arbejderne ved, at deres overordnede altid er tilgængelige til diskussion af problemer og bekymringer. Systemerne skal sikre, at overordnede har udviklet lyttefærdigheder samt en oprigtig og sympatisk holdning til arbejdstagerens problemer. Denne mulighed for opadgående kommunikation opfordrer medarbejdere til at bidrage med værdifulde ideer til forbedring af organisatorisk effektivitet.

De deltagende beslutningsteknikker kan udvikle en stor opadgående kommunikation ved enten informelt at involvere underordnede eller formelt tillade deres deltagelse. Således kan opadgående tilbagemeldinger tilbagelægges i beslutningscentre for at vurdere resultaterne af organisatoriske præstationer og foretage nødvendige tilpasninger for at opnå organisatoriske mål.

Horisontal kommunikation:

Horisontal kommunikation er den laterale informationsstrøm, der forekommer både inden for og mellem afdelinger. Generelt er det kommunikation mellem ligestillede. Meddelelser, der flyder sideværts, er kendetegnet ved koordinationsbestræbelser, således at medlemmer på samme niveau i en organisation kan dele information uden at involvere deres overordnede. Denne kommunikation er mere uformel og er nødvendig for at fremme et støttende organisatorisk klima.

Eksempelvis kan tilsynsmyndigheder på samme niveau, men fra forskellige afdelinger, spise frokost sammen eller kaffe sammen, diskutere og organisere deres aktiviteter på en sådan måde, at de supplerer hinanden, og processen er gavnlig for virksomheden som helhed. Denne form for kommunikation er særlig hyppig mellem linjenhederne og de ansatte enheder. Produktionschefer og marketingchefer kommunikerer ofte direkte med hinanden for at diskutere fælles problemer og problemer.

Transaktionskommunikation:

Wenburg og Wilmont antyder, at kommunikation i stedet for at være "opadgående" eller "nedadgående", som er interkommunikation, bør være "transaktionel" kommunikation, som er gensidig og gensidig, fordi "alle personer er involveret i at sende (kodning) og modtage ) meddelelser samtidigt. Hver person deler hele tiden i kodnings- og dekodeprocessen, og hver person påvirker den anden. "

I transaktionskommunikationsprocessen er kommunikationen ikke blot strømmen af ​​information, men den udvikler en personlig sammenhæng mellem overordnet og underordnet. Denne sammenhæng er meget vigtig for samarbejdsindsatsen, og dette samarbejde forbedrer kvaliteten af ​​operationerne. Som Katz og Kahn foreslår, er der fem formål tjent med overordnet underordnet kommunikation. Disse er:

1) At give jobinstruktioner og anvisninger

2) At give oplysninger om organisatoriske procedurer og praksis.

3) At uddanne medarbejderne til, hvorfor deres job er vigtigt.

4) At give feedback til underordnede om deres ydeevne for, hvor godt de laver og hvordan de kan forbedre sig.

5) At give ideologisk type information for at lette indoktrinering af mål.

Det har vist sig, at i de fleste klassiske typer organisationer kun er de første to af disse fem formål generelt opnået. Opmærksomhed på de tre andre formål vil have en meget positiv indvirkning på det organisatoriske klima. Som Katz og Kahn påpeger, "hvis manden kender årsagerne til hans opgave, ville dette ofte sikre, at han udfører jobbet mere effektivt, og hvis han har en forståelse for, hvad hans job handler om i forhold til sit delsystem, er han mere tilbøjelige til at identificere med organisatoriske mål ". For at opnå disse fem kommunikationsformål effektivt er det nødvendigt at have effektiv overordnet underordnet kommunikation, som kræver omhyggelig opmærksomhed på modtagerens og psykologens kommunikation i begge ender. Derfor kræver transaktionskommunikation, at overordnet og underordnet arbejder sammen og har en personlig sammenkobling sammen med et fagligt forhold, så de kan diskutere problemerne mere venligt og komme sammen til løsninger.

Uformel kommunikation:

Foruden formelle kanaler har organisationer også uformelle kanaler for kommunikation. Uformelle kommunikationskanaler stammer fra de sociale relationer, der udvikler sig i organisationen, og selvom disse hverken kræves eller styres af ledelsen, kan de kommunikere nogle vigtige forhold til ledelsen, som ikke ville være tilgængelige eller gennemførlige gennem formelle kanaler.

Også kendt som "grapevine", er informationen fra uformelle kanaler ofte ret præcis. Faktisk viste en velkendt undersøgelse, at ca. 80 procent af de oplysninger, der var transmitteret via vinranken, var korrekte. De resterende 20 procent kan dog ofte skabe alvorlige problemer, når det genererer ubegrundede rygter. En rygte er en ubekræftet tro, der generelt er cirkulation.

Et rygte, som det går forbi, kan enten blive meget komplekst, så hele meningen ændres i slutningen, eller det bliver forenklet, så nogle vanskelige at huske vigtige detaljer vil blive udeladt, inden den når den endelige modtager. Kloge ledere holder deres ører åbne for sådanne rygter og overvåger dem, så de kan rettes og ikke bliver destruktiv.