Formel kommunikation: Betydning, egenskaber, fordele Begrænsninger og typer

Formel kommunikation refererer til udveksling af oplysninger officielt. Kommunikationsflowet styres og er en bevidst indsats. Dette gør det muligt for informationen at nå det ønskede sted uden nogen hindring, til en rimelig pris og på en ordentlig måde. Dette kaldes også 'gennem korrekt kanalkommunikation'.

Egenskaber

Følgende er de vigtigste egenskaber ved den formelle kommunikation:

(1) Skriftlig og mundtlig:

Formel kommunikation kan både skrives og mundtligt. Daglige værker håndteres gennem mundtlig kommunikation, mens de politiske spørgsmål kræver skriftlig kommunikation.

Image Courtesy: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Formelle Forbindelser:

Denne meddelelse er vedtaget blandt de medarbejdere, hvor der er etableret formelle forbindelser. Afsenderen og modtageren har en slags organisatoriske forhold.

(3) Foreskrevet sti:

Kommunikationen skal passere gennem en bestemt kanal, mens du flytter fra en person til en anden. For eksempel at formidle en arbejdstagers følelser til lederen, skal foremanens hjælp søges.

(4) Organisationsmeddelelse:

Denne kanal vedrører kun de autoriserede organisationsmeddelelser, og de personlige beskeder er uden for dens jurisdiktion.

(5) Bevidst indsats:

Denne kommunikationskanal er ikke etableret automatisk, men der skal gøres indsats for oprettelsen. Det er besluttet at holde øje med organisationens mål.

Fordele

Den formelle kommunikation har følgende fordele:

(1) Vedligeholdelse af embedsmænds myndighed:

Formel kommunikation fastholder konstante relationer mellem overordnede og underordnede som følge af, hvorpå linjens overordnede værdier opretholdes. Derfor er det praktisk at kontrollere underordnede og rette deres ansvar, som er absolut nødvendigt for effektiv og vellykket kontrol.

(2) Klar og effektiv kommunikation:

I formell kommunikation er der direkte kontakt mellem ledere og underordnede. Begge forstår evne, vaner, følelser mv af hinanden. Ledere ved, hvornår og under hvilke betingelser deres underordnede har brug for information. På denne måde er denne kommunikation i stand til at stille øjeblikkelig information til rådighed. Derfor er det klart og effektivt.

(3) Ordnet strøm af information:

Oplysningerne skal passere gennem en bestemt rute fra en person til en anden. Derfor er informationsstrømmen systematisk.

(4) Nem viden om informationskilde:

I denne form for kommunikation kan kilden til hver enkelt information nemt lokaliseres.

Begrænsninger

Følgende er ulemperne eller begrænsningerne af den formelle kommunikation:

(1) Overbelastning af arbejde:

I en moderne virksomhedsorganisation skal der sendes meget information, mange meddelelser og andre ting. Under formell kommunikation bliver de dirigeret gennem en bestemt kanal, og dette forbruger meget af overordnede og dermed nogle andre vigtige værker bliver efterladt uden opsyn.

(2) Forvrængning af oplysninger:

Denne metode kan være en hindring i informationsstrømmen. Sommetider er afstanden mellem afsender og modtager så stor, at informationen skal passere gennem mange hænder, og når den når modtageren, er den forvrænget. Således undlader det at tjene sit formål.

(3) ligeglade officerer:

Offisererne betaler ikke meget opmærksomhed på underordnede forslag og klager. I et sådant tilfælde kan en underordnet miste sin tro på kommunikations effektivitet.

Typer af formel kommunikation

Formel kommunikation er af to typer:

(1) Vertikal kommunikation:

(i) Nedadgående kommunikation

(ii) Opadgående kommunikation

(2) Horisontal kommunikation. Alle disse typer er blevet afklaret i følgende diagram:

(Nedadgående kommunikation) (Horisontal kommunikation) (Opadgående kommunikation)

(1) Lodret kommunikation

Vertikal kommunikation er af følgende to typer:

(i) Nedadgående kommunikation:

Kommunikationen ved det øverste hierarki med deres underordnede kaldes nedadgående kommunikation. Denne meddelelse omfatter ordrer, regler, informationer, politikker, instruktioner mv. Hovedfordelen ved den nedadgående kommunikation er, at underordnede får nyttige rettidige oplysninger, som hjælper dem med deres arbejdsindsats,

ii) Opadgående kommunikation:

Dette er ret omvendt af den nedadgående kommunikation. Dette flyder fra underordnede til overordnede. Emnet for denne meddelelse indeholder forslag, reaktioner, rapporter, klager osv. Denne form for kommunikation hjælper overordnede med at træffe beslutninger.

(2) Horisontal kommunikation

Horisontal kommunikation finder sted, når to personer på samme niveau udveksler information. Horisontal kommunikation bruges af de samme niveauofficerer til at løse problemer med lignende karakter og fortjeneste af erfaringer fra andre mennesker. Genstanden for horisontal kommunikation omfatter information, anmodninger, forslag, gensidige problemer og koordineringsrelateret information.

Formelt kommunikationsnetværk

Den måde, hvormed formell kommunikation sker, er kendt som formelt kommunikationsnetværk. Formel kommunikation kan ske på forskellige måder - det kan være vertikal kommunikation eller horisontal kommunikation. De forskellige former for formelt kommunikationsnetværk er vist i følgende diagram:

(1) Kædekommunikation:

Kædekommunikation henviser til kommunikationen mellem en overordnet og en underordnet. Alle mennesker i en organisation fra top til bund er forbundet med hjælp af en skalær kæde som vist i diagram (1). A er placeret på højeste rang, B er en underordnet af A, C er underordnet B, D er underordnet C og E er underordnet D.

(2) Hjulkommunikation:

I denne form for kommunikation taler alle underordnede af en overordnet med hinanden gennem hans medium. Overordnet fungerer som hjulnav. I diagrammet (2) er A den overlegne og B, C, D og E er underordnede. Alle de fire underordnede kommunikerer gennem A-mediet.

(3) Cirkulær kommunikation:

Denne kommunikation foregår blandt medlemmerne af en gruppe. Hvert medlem af en gruppe kan kommunikere med de nærmeste to medlemmer. I diagrammet (3) kan A have kommunikation med B og E. Tilsvarende kan B have kommunikation med A og C. Det samme gælder for alle gruppens medlemmer. I dette tilfælde bevæger kommunikationen sig langsommere.

(4) fri flow kommunikation:

Denne form for kommunikation foregår også blandt de forskellige medlemmer af gruppen. Dets særlige træk er, at hvert medlem af gruppen kan tale med alle de andre i gruppen.

Dette er blevet afklaret i diagram (4). A kan tale direkte til B, C, D, E. På samme måde kan B tale direkte med A, C, D og E. Det samme gælder for alle gruppens medlemmer. I dette tilfælde bevæger kommunikationen hurtigt.

(5) Omvendt 'V' Kommunikation:

I denne form for kommunikation er en underordnet tilladt at kommunikere med chefen for sin chef. I denne form for kommunikation bevæger meddelelserne sig hurtigt, fn diagrammet (5), C og D er underordnet B, der igen er underordnet A. Her kan C og D tale direkte til A, der sker at være chef for B.