Top 3 funktioner i et godt styringssystem
Denne artikel sætter lys på de tre bedste træk ved et godt styresystem.
Godt styringssystem Feature # 1. Krav til design af kontrolsystemet:
Nogle af kravene i et godt kontrolsystem, under denne kategori er som følger:
(i) Egnethed:
Et godt kontrolsystem er det mest hensigtsmæssige (eller passende) til organisationens behov.
Betydningen af begrebet kontrolsystemets egnethed kunne fremhæves med henvisning til følgende aspekter af diskussionen:
(1) Et kontrolsystem, der er egnet til en industriel virksomhed kan ikke være egnet til en kommerciel.
(2) Et kontrolsystem, der er egnet til en storstilet organisation kan være helt uegnet til en mindre skala virksomhed.
(3) Et kontrolsystem, der er egnet til de øverste ledelsesniveauer i en organisation måske ikke opfylder kravene til at kontrollere på lavere niveauer af ledelse, i samme organisation.
Derfor skal et kontrolsystem udformes ud fra virksomhedens art, omfanget af driften og styringsniveauet - for at få de ønskede resultater ud af det.
ii) objektivitet:
Et godt kontrolsystem skal være objektivt, dvs. Det skal være baseret på de videnskabelige analysemetoder og fri fra lederskabsforestillinger, meninger og værdier for så vidt angår fastsættelse af standarder for præstationer og sammenligning af faktiske præstationer over for standarder.
(iii) Numerisk udtryk:
Et godt kontrolsystem skal så vidt muligt udtrykkes numerisk - for at lette dets kommunikation og implementeringer. Selv de kvalitative aspekter ved forvaltningen skal være "rimeligt" kvantificerede for at give mening og præcision til de aspekter af kontrol; som ellers er vanskelige at måle og kontrollere.
(iv) Baseret på virksomhedens mål, politikker og strategier:
Et godt kontrolsystem skal være baseret på virksomhedens grundlæggende mål, politikker og strategier. således at systemets arbejde yder et væsentligt bidrag til opnåelsen af virksomhedsmål.
(v) Økonomisk:
Et godt kontrolsystem er et, der er økonomisk i dets design og implementering. Det bør være en værdifuld investering af de dyrebare organisatoriske ressourcer. Anvendelse af den sædvanlige »cost-benefit formula« til styresystemets arbejde er et godt kontrolsystem, hvis ydelser overstiger omkostningerne ved udformningen og håndhævelsen.
(vi) Enkelhed:
Et godt kontrolsystem skal have enkelhed; som de største ting i verden er altid den enkleste.
Et simpelt kontrolsystem er:
1. Let at designe
2. Let at kommunikere til operatører og
3. Nemt for operatørerne at forstå og overholde.
Good Control System Feature # 2. Krav til driften (eller implementeringen) af kontrolsystemet:
Nogle af kravene i et godt kontrolsystem, under denne kategori er som følger:
(i) Spørg:
Et godt kontrolsystem skal være hurtigt, dvs. det bør rapportere afvigelser hurtigt; således at nødvendige afhjælpende foranstaltninger lettes, før tingene går fra ondt til værre.
(ii) Ansvarsbaseret:
Et godt kontrolsystem skal være ansvarsbaseret i sin drift. Det skal fastlægge ansvaret for personale eller afdelinger; hvem / som er ansvarlige for forekomsten af afvigelser - så de nødvendige korrigerende skridt er direkte fokuseret på dem - uden at involvere uskyldige elementer.
(iii) Strategisk og ekstraordinær punktkontrol:
Et godt kontrolsystem skal være både strategisk og exceptionelt. Som et strategisk kontrolsystem skal det koncentrere sig om centrale områder af virksomhedens funktion, hvor kontrol er et must; og ignorere ubetydelige aspekter af det operationelle liv.
Alle Tom, Dick og Harry aspekter af ydeevne, dvs. alle aspekter behøver ikke og må ikke styres; da det blot indebærer spild af tid, penge og indsats og kun giver ubetydelige resultater.
Et strategisk eller kritisk system kan godt sammenlignes med det røde lys signal, der er bogført ved en vejkrydsning; hvilket gør trafikken standset for et stykke tid på det kritiske punkt for at krydse for at undgå den uheldige mulighed for ulykker; men ellers lader trafikken gå glat uden afbrydelser på vejen efter at have passeret krydset.
Endvidere skal det som et ekstraordinært kontrolsystem tage hensyn til størrelsen af afvigelser. Store afvigelser kræver streng kontrol og øjeblikkelig afhjælpning mens mindre eller nominelle afvigelser skal tolereres som forekommende i den normale årsag til virksomhedens funktion.
God Kontrol System Feature # 3. Visse Yderligere Ønskelige Krav:
Nogle yderligere ønskelige krav i et godt kontrolsystem er som følger:
(i) Fleksibilitet:
Et godt kontrolsystem skal være fleksibelt for at bevare sin gyldighed på trods af ændrede omstændigheder.
Fleksibilitet, i et styrende system, kan infunderes ved at gøre en bestemmelse for alternative præstationsstandarder - hvert alternativ er gyldigt under et andet sæt antagede omstændigheder.
(ii) Fremadrettet - udsigt:
Et godt kontrolsystem skal være fremadrettet. Den skal forudse afvigelser og træffe forebyggende afhjælpende skridt, inden afvigelser rent faktisk finder sted.
(iii) Selvstyrende system:
Et ideelt kontrolsystem er et, der ikke pålægger andre I stedet foretrækker folk at blive reguleret af det på baggrund af begrebet "selvkontrol". Et selvstyrende system er lettere; når præstationsstandarder i fællesskab er aftalt mellem overordnede og underordnede - gennem processen med fælles målsætning.
Under en sådan indstilling føler folk sig mere tilbøjelige til at nå de standarder, der ikke er pålagt dem; men som de har sat for sig selv. Et sådant styresystem er både en måde at organisere arbejde på; og som instrument til at motivere underordnede til deres bedste præstationer.
