Købspolitik og procedure

Købspolitik og procedure!

Købspolitik og procedure:

Den vigtigste aktivitet i materialestyring er en virksomheds indkøbspolitik. Der er forskellige systemer til rådighed for købet. Systemet, der skal vedtages, afhænger af en række faktorer, nemlig efterspørgsel, levering, pris, leverandør, materialetype, forbrugsmønster, organisatorisk opsætning, tidligere præcedenser, procedurer, beslutningstagning, reservedele og sæsonbestemte varer mv.

Tidligere og endda nu i nogle dele af verden er bytteresystemer udbredt ved indkøb, dvs. varer, der bytter varer. I moderne verden kasseres dette system og penge spiller fremherskende rolle. Det er blevet accepteret som det mest hensigtsmæssige medium for udveksling. Købene kan ske kontant.

Materialer kan også købes på kreditbasis. En veldefineret indkøbsprocedure kan følges af enhver organisation i køb. Hvert indkøbssystem og procedure har egne fordele og grænser. Systemet skal være sådan, som passer til en organisations krav.

Formålet med købspolitikken skal være at købe det krævede materiale i den rigtige mængde fra højre kilde til den rette tid og pris for at opnå den maksimale fordel af beløbet investeret i købene.

Store organisationer har en veludviklet skriftlig købspolitik, og systemet er underlagt revision.

Kontante indkøb:

En ideel købspolitik har til formål at foretage kontantanskaffelser. Hovedårsagen til at købe sådanne varer er, at disse er presserende påkrævet af organisationen. Det foreslås at gruppere de varer, der skal købes på kontante basis, af forskellige sektioner, der skal købes på et enkelt besøg på markedet.

Dette reducerer ordreudgifterne væsentligt. Normal praksis efterfulgt af de fleste af organisationerne i indkøb af nogle ting er invitationen fra tre skriftlige eller mundtlige citater. Det laveste tilbud henter ordren.

Telefonordrer er nyttige til at reducere købsomkostningerne betydeligt. En liste over de varer, der købes ofte fra markedet på kontante basis, udarbejdes af købschefen på forhånd.

Forkøbssystem af køb følger også mange organisationer. Under dette system er der en interesse i givet til forskellige afdelingschefer til at købe forskellige varer til deres respektive afdelinger. Beløbet er underlagt grænse pr. År.

Købssystem af køb:

Dette system følges til at anskaffe materialer til de mest konkurrencedygtige og rimelige priser. Det fjerner også chancerne for at give visse leverandører urimelig fordel. Dette giver mulighed for forskellige leverandører og bryder monopolet hos en eller to leverandører. Forseglede bud er inviteret fra forskellige leverandører, og den, der tilbyder den ønskede kvalitet af materialer til den laveste pris, får ordren.

Denne metode udnyttes af forskellige virksomheder i den private og offentlige sektor for at købe de varer, hvis værdier er meget høje. Den væsentligste ulempe ved denne metode er, at blytid ved indkøb af materialerne er længere sammenlignet med andre systemer.

Normalt anvendes tre typer af bud under denne metode, dvs. åbent udbud, begrænset udbud og enkelt udbud. I åbent udbudssystem er annoncer givet i aviserne, forskellige handelsblade om omdømme. Ved modtagelse af ansøgningerne udstedes udbudsformularer til de bydende.

Tenderformular er et vigtigt dokument, der indeholder forskellige kolonner, der kræver information fra de potentielle leverandører. Oplysningerne vedrører de alvorlige penge, der skal deponeres, leveringsbetingelser osv.

Tilbyderne giver tilstrækkelig tid til at give deres tilbud frem til den angivne tid, noteringer modtages, og på den fastsatte dato åbnes bud. Bestilling gives til leverandøren, der tilbyder den laveste pris.

Den vigtige ulempe ved det åbne bud er citatet af uansvarlig bydende. Sommetider er den laveste pris citeret selv under materialekostnaden af ​​en sådan bydende. For at afvise et sådant bud kategorisk, skal der gives passende tekniske og andre grunde og underskrifter af alle medlemmerne af udbudsudvalget bør opnås.

Begrænsede tilbud involverer bestilling af ordre til leverandører af ægte omdømme. Begrænsede tilbud er inviteret fra registrerede og andre kendte leverandører. Ledetiden reduceres betydeligt under det begrænsede tilbudssystem.

Systemet udføres normalt når værdien af ​​citatet ikke er meget høj. Enkelt kilde bud er vedtaget i tilfælde af proprietære varer, enkeltkilde og monopolartikler. Indkøb fra søsterselskab, uddannelsesordre eller fra udenlandske samarbejdspartnere, som en politisk sag er udelukket fra et enkelt udbudskoncept.

Rate og løbende kontrakt:

Visse centraliserede agenturer som DGS og D (Generaldirektoratet for Forsyninger og Dispositioner) indgår en kontrakt med sælgerne om de satser, der gælder for varer i en nærmere angivet periode. I satsaftaler er kun satser fastsat. Ved løbende kontrakter er der også mulighed for variation af kvoter på op til 25%.

De centraliserede agenturer indsamler oplysninger fra sine forskellige bestanddele (filialer) om købernes behov og indgår kontrakt med de sandsynlige leverandører ved at indgå budsystem.

Dette system gennemføres, hvor de krævede mængder er højere og de indtastede priser er konkurrencedygtige. Et andet eksempel på Central New Agency, Delhi kan nævnes her. Agenturet arrangerer forskellige typer magasiner, bøger og tidsskrifter til købere og handler om dette indkøbssystem.

Store forretningshuse med flere grene spredt overalt i forskellige områder kan anvende dette system. Det er almindelig praksis efterfulgt af forskellige leverandører til at annoncere deres takstkontrakter med generaldirektoratet for leverandører og bortskaffelse for at øge salget af deres salg.

Subkontrakter:

I tilfælde af intermitterende type industrier gennemføres dette indkøbssystem normalt. Visse komponenter og underenheder indkøbes hos underleverandører, der specialiserer sig i fremstilling af disse varer. Beslutningen om at købe komponenter fra underentreprenører afhænger af mange faktorer, dvs. produktionsomkostninger, tilgængelighed af teknologi og fordele ved specialisering mv.

Den største fordel ved underentreprise er, at underleverandøren er specialiseret i linjen, og hans generalomkostninger er mindre, og arbejdet kan påbegyndes med begrænset økonomi og på mindre skala. Han er i stand til at levere forsamlinger og andre komponenter eller tilbehør til en billigere pris. Det er helt sikkert gavnligt for virksomheden at købe komponenterne fra underentreprenørerne frem for at fremstille det samme.

Ved udvælgelsen af ​​underleverandøren er det vigtigste hensyn, der skal tages i betragtning, at underleverandøren er i stand til at holde leveringsplanen og opretholde komponenternes krævede kvalitet. Det ville være i organisationens interesse at følge op på de underleverede varer for at sikre rettidig levering og overholdelse.