Kontor Budget: Betydning, betydning og begrænsninger af Office Budget

Læs denne artikel for at lære om betydningen, betydningen, begrænsningerne, arten og forberedelsen af ​​kontorbudgettet.

Betydning af Office Budget:

Et kontorbudget kan defineres som "en enhed bestående af et ordnet arrangement af data bestemt ved beregninger og dækker alle faser af virksomheden i en bestemt fremtidig periode".

Budgetkontrol er processen med at bruge budgettet ved at sammenligne faktiske resultater med de beregnede gæt for at korrigere enten metoden eller den teknik, hvormed resultaterne sammenlignes med de forventede udgifter, indtægter og produktionsmål.

Fra ovenstående to, dvs. budget og budgetkontrol, er disse to relative udtryk ikke kun indbyrdes forbundne, men også indbyrdes afhængige. Fra ledelsesmæssigt synspunkt er den ene uden den anden ubrugelig og er en spildende øvelse.

Betydningen af ​​brugen af ​​Office Budget:

Brug af kontorbudgettet på kontoret er vigtigt på grund af følgende faktorer:

1. Planlægning og kontrol:

Planlægning er en vigtig funktion af ledelsen. Det er kun gennem budgetkontrol, at planlægningens funktion får en ordentlig form. En anden vigtig funktion af ledelsen er kontrol. Budgetkontrol er et stærkt våben til at kontrollere. Det hjælper med at kontrollere forestillinger.

2. Hjælper med beslutningstagning:

Budget giver en stor hjælp til et medlem af ledelsen i beslutningsprocessen. Han får de faktiske oplysninger om mål og respektive resultater vist af budgettet.

3. Balancering:

Budgetkontrol fremmer et overordnet synspunkt. Et budget hjælper kontorchefen ved at opmuntre til en ønsket balance blandt de forskellige kontoraktiviteter.

4. Åbning af svaghed i kontorstrukturen:

Brugen af ​​et budget hjælper med at afsløre svaghed i kontorets organisationsstruktur. De enheder, afdelinger eller divisioner, der har for store høje udgifter, kan mærkes til ledelsesmæssig opmærksomhed.

Begrænsning af budgetkontrol:

Budgetkontrol, som en enhed til at styre kontoromkostningerne, har sine egne begrænsninger, hvoraf de vigtigste er:

1. Begrænsning som til prognosens nøjagtighed:

Budgettet er begrænset af prognosernes nøjagtighed. For at opnå dette ville det være bedre at gennemgå hver måned eller tre måneder, så udviklingen eller ændringerne af forholdene afspejles i budgettet.

2. Kun et ledelsesværktøj:

Budget er et værktøj. Det er ikke ledelsen af ​​sig selv. Et budget er ikke automatisk i sin drift. Det er derfor nødvendigt at tage stor omhu i forberedelsen. Det er også vigtigt at fortolke dataene korrekt.

3. Tidsbegrænsning:

Brug af et budget har brug for tid. Nuværende sygdomme er ikke helbredt natten over af budgettet. Det er ikke muligt at haste gennem korrektion eller eliminering af de uønskede tilstande. Budgetkontrol tager sin egen tid, der skal anvendes.

Typer af Office Budget:

Det er muligt at udarbejde et særskilt budget for enhver afdeling eller division af vores virksomhed. Ofte udarbejdes separate budgetter til salg, køb, produktion, økonomi, arbejdskraft og generelle omkostninger. En sådan budgettype hedder institutbudget eller divisionsbudgettet. Det kan også forberedes til kontoret i vores organisation, hvor kontor er en vigtig del af organisationen.

Budgetter er normalt forberedt i form af penge, men i dag er det anerkendt som en nyttig praksis for at forberede budgettet i fysiske termer også. De fysiske ressourcer, der var nødvendige for at nå de fysiske måltal i budgettet. Budgettet kan således være et penge budget og det fysiske budget.

Så er der et andet slags budget. Formålet med denne type budget er at forudbestemme den handling, der skal træffes, hvis der opstår en variation fra estimatmålet. Dette budget viser godtgørelserne på et bestemt aktivitetsniveau og også godtgørelsen på forskellige niveauer. I praksis estimeres afvigelserne fra godtgørelsen til det etablerede mål.

Forberedelse af Office Budget:

Kontorets budget kan kun betjene dets formål, hvis det er udarbejdet korrekt. For at gøre det er det ønskeligt at overholde følgende principper for udarbejdelse af kontorbudgettet. Korrekt pleje bør tages for at forberede kontorets budget; det indebærer penge, tid og en masse individuel indsats for at forberede et budget. Allerede forberedt budget er ubrugeligt og dyrt motion.

For at nå målet om et budget skal følgende skridt tages for at forberede budgettet:

1. Klassificering af kontorudgifter:

Hvor kontorudgifter er en vigtig del af en organisatorisk opsætning, ville det være korrekt at definere dem korrekt.

Generelt kan kontorudgifter klassificeres som:

(a) Fasttidsleje, Leje,

(b) Semi-variabler-lignende tilsyn, og

(c) Variabel som Fyldningsomkostninger.

2. Fordeling af kontorudgifter:

Kontorbudgettet skal omhyggeligt afsætte kontorudgifter til forskellige afdelinger.

Der er to typer kontoromkostninger:

(a) Direkte-som kan debiteres direkte til driftsafdelingen, fx Afskrivning af maskin og udstyr og lønninger til personale, der udelukkende anvendes til en bestemt afdeling

(b) Indirekte - som kan debiteres direkte til driftsafdelingerne, men som er fordelt på disse afdelinger på en sund basis, fx Udgifter til centralt påfyldningssystem, centraliseret O & M mv.

3. Rådgivning af personalet:

Tilsynsmyndighederne høres om de forskellige aspekter af budgettet. De tidligere resultater af hver afdeling vurderes, og målet for yderligere præstationer er fastsat på baggrund af organisationens mål og mål.

4. Tilpasning til Master Budget:

Det færdige kontorbudget skal indarbejdes i hovedbudgettet. Office Manager skal sørge for, at integrationen af ​​kontorbudgettet i masterbudgettet er korrekt. Kontorchefen bør ikke være egoistisk. Han bør være villig til at foretage passende justeringer i hans budget, hvis de organisatoriske behov kræver det.

5. Skrivning af budgettet:

Det næste skridt i budgettet er at skrive budgettet. Budgettet skal skrives med omhu. Egnede forklaringer, hvor det er nødvendigt, bør gives.

6. Overførsel af budgettet:

Dette er det endelige og det vigtigste trin i budgettet. Budgettet skal sendes til alle afdelinger og de ledere, som formoder at gennemføre det. Kopier af dele af budgettet skal også sendes til ledelsesledere, som er ansvarlige for gennemførelsen af ​​en bestemt del af et budget.