5 trin til etablering af et effektivt lagerstyringssystem

Nogle af de trin, der er involveret i etableringen af et effektivt lagerstyringssystem i en organisation, er: A. Klassificering og kodificering af lagerbeholdninger. B. Vedligeholdelse af lagerregnskaber. C. Kontrol af den cykliske strøm af materialer. D. Kontrol af værktøjer. og E. butiksledelse.

(A) Klassificering og kodificering af opgørelse:

Et godt system for klassificering og kodificering af lager er afgørende for at forhindre blanding af en type lagerbeholdning med den anden.

Beholdningen skal klassificeres efter deres art i egnede kategorier. Eksempelvis kan inventar over en ingeniørvirksomhed klassificeres som -malt stål, værktøj, bronze, kobber mv. Og hver af disse kategorier kan yderligere klassificeres hensigtsmæssigt. For at spare tid og forenkle identifikation og kontrol, skal de forskellige kategorier af opgørelse gives et kode nummer.

Forskellige metoder til kodificering af materialer er i brug, og nogle få vigtige beskrives nedenfor:

(a) Mnemonisk metode:

I denne metode er bestemte grupper af materialer udpeget med angivne bogstaver. Her anvendes den første bogstav i hvert ord af materialerne til kodning. For eksempel er kodeordet for stålskruer SS, jernskruer er IS osv. Dette hjælper med let memorisering af forskellige koder.

(b) Simpel Numerisk Metode:

Under denne metode er specifikke tal tildelt til at angive bestemte materialeklasser. Hvis der tilføjes et nyt materiale, vil det næste højere nummer i rækkefølge blive tildelt det samme.

c) Numerisk metode:

I denne metode tildeles et bestemt nummer til specifikke klasser af beholdning med efterfølgende cifre for at angive den anden specifikation. Hvis f.eks. Cifferet 30 er tildelt stålrør, vil 2 "x 9" stålrør være angivet med 3029. På samme måde, hvis 50 er tildelt messingskrue, vil 2 "x 3" messeskrue blive angivet ved 5023 .

(d) kombineret metode:

Nogle gange kan nogle af ovennævnte metoder kombineres for at opnå maksimale fordele. For eksempel kan messingskruen på 2 "x 5" betegnes af BS25, jernskrue på 1/2 "x 1" kan betegnes ved IS 121 osv.

(B) Vedligeholdelse af lagerfortegnelser:

Følgende er de to vigtige metoder til at opretholde lagerregistre:

(i) Periodisk opgørelsessystem,

(ii) Perpetual Inventory System.

(i) Periodisk opgørelsessystem:

Under dette system er mængden og værdien af beholdningen kun fundet ved slutningen af regnskabsperioden efter fysisk verifikation af de pågældende enheder. Dette system giver ikke løbende oplysninger om mængde og værdi af lagerbeholdningen.

I dette system foretages der ikke regnskaber for tab, spild, krympning, tyveri mv. Her antages det, at de opgørelser, der ikke er på lager, er forbrugt. Derfor bestemmes omkostningerne ved opgørelse af forbruget her ved at tilføje den samlede værdi af beholdningen pr værdien af lagerbeholdning i hånden som lagerbeholdning og fradrage værdien af beholdningen i slutningen som slutprodukt.

(ii) Perpetual Inventory System:

Ifølge regnskabsaflæggelsen er "Perpetual inventory" et system af optegnelser, der opretholdes af den kontrollerende afdeling, der afspejler den fysiske bevægelse af aktier og deres nuværende balance. "Perpetual inventar sigter mod at udforme systemet med optegnelser, hvorved kvitteringer og udgaver af butikker kan registreres straks ved tidspunktet for hver transaktion og balancen kan blive bragt ud for at vise den aktuelle position.

De registre, der generelt anvendes til evigvarende opgørelse, er:

1. Bin kort.

2. Gem Ledger-konti eller butikker Ledger-kort.

3. Vedtagelse af løbende aktieoptagelse.

1. Bin kort:

Et bin-kort er et kort, der viser kvantitative optegnelser over kvitteringer, udstedelser og lukkede saldi af materialet, der er gemt i den tilsvarende bin. Bin betyder et stativ, hylde, beholder eller rum, hvor materialer holdes.

Kassekortet er placeret i kassen. Der udarbejdes separate bin-kort til hver varebutik, og hvis to forskellige materialer opbevares i en hylde, er to bakker kort ét for hver, der er forberedt på at behandle hylden som to bakker.

Den følgende prøveform af Bin-kort ville hjælpe med en korrekt forståelse af indholdet på bin-kortet.

Kvitteringerne er angivet i henhold til GRN, emnerne er vist på basis af rekvisitioner, og slutbalancen vises efter hver indtastning er foretaget deri. I bin-kort er alle poster, dvs. kvitteringer, udstedelser og saldi af materialer kun udtrykt kvantitativt.

2. Stores Ledger:

Butikker Ledger er en rekord af butikker, både i mængde og værdi. Det opretholdes af butikskonsulenten. Det ligner næsten bin-kort med en vigtig forskel, at der i butikkerne også er vist storlegerværdi af materialer.

Det er i butikkerne Ledger alle indtastninger udtrykkes kvantitativt såvel som kvalitativt. Disse ledgers er generelt i løs bladform, og der anvendes separate bindemidler til separate materialer. I nogle bekymringer opretholdes disse ledgers i bundne mængder for at undgå tab af løs folios.

Prøveformen af butikslogger er angivet nedenfor:

3. Vedtagelse af løbende lageroptagelse:

Kontinuerlig aktieoptagelse er en væsentlig del af evigt opgørelsessystem. Dette gøres ved at sammenligne den fysiske mængde med de mængder, der er vist i bin-kortet og butikslederen. Dette sker normalt af et uafhængigt internt revisionspersonale.

Forskelle mellem balancen i butikkerne og de faktiske saldoer i butikkerne kan skyldes følgende to årsager:

(a) Undtagelige årsager:

Disse overtagelsesproblemer eller under problemer, klare fejl, brud, pilferage, placering af materialer i den forkerte beholder mv.

b) uundgåelige årsager:

Det omfatter fordampning, krympning mv. Af lagerbeholdningen, der bryder bulk, dvs. udstedelse af lagerbeholdninger i små partier, klimatiske forhold, der forårsager forringelse mv.

Anvendelser af det evige opgørelsessystem:

1. Det letter produktionsplanlægningen. Butiksrekordet er et middel til at tildele materiale til produktionsordrer, og det muliggør planlægning og frigivelse af ordrer med fuld forsikring om, at materialer vil være tilgængelige, når det kræves.

2. Det muliggør rettidig indkøb af materialer med nøjagtige specifikationer for "hvor meget" og "hvornår".

3. Det letter tildeling af materialomkostninger til fremstillingsordrer eller produktionsafdelinger, der anvender varerne.

4. Det gør det muligt at udarbejde regnskaber uden at foretage fysisk opgørelse.

5. Det skaber grundlag for at tage fysisk opgørelse og til at kontrollere fejlfordeling, affald, forældelse og tyveri af materialer.

(C) Kontrol af materialets cyklustrøm:

Et effektivt system skal konstrueres for at styre materialet fra tidspunktet for rekvisition af indkøb til opbevaring af færdige varer.

Ifølge John A. Shubin er følgende trin i materialets kontrolcyklus:

1. Butiksreklamehandlere udsteder indkøbsrekvisitioner til indkøb af nødvendige materialer, dele, forsyninger og værktøj og sender formularerne til indkøbskontoret og de arkiverer "anmodninger om fremstilling" med planlægningskontoret for de dele og værktøjer, der skal produceres i anlægget for at genopbygge lagre.

2. Indkøbskontoret køber rekvisitioner ved at placere ordrer hos sælgerne og ved at følge op på leverancerne.

3. Den modtagende afdeling aflaster indgående varer og kontrollerer materialerne mod indkøbsordrer for mængde og tilstand.

4. Indkøbskontoret reviderer fakturaer og (når det er nødvendigt) tager op med leverandørernes justeringer for uoverensstemmelser.

5. Håndtering af mænd, flyt materiale modtaget og dele fremstillet til lagerområderne. Clerks gør passende poster på butikker poster, bin kort eller butikker storger for varer placeret i butiksrummet.

6. Butiksreklamer i planlægningskontoret udarbejder materialer rekvisitioner allokere materialer til produktionsordrer og foretage passende poster på evigt lagerregnskaber.

7. Opbevar værkstedsmedlemsmaterialer og dele som angivet på rekvisitionsskemaer modtaget fra planlægningskontoret. Forhandlerne foretager indgange på bin-kort og sender en rekord af materialer udstedt til regnskabskontoret til omkostningsregnskabsmæssige formål.

8. Anlæggets forsendelsesvirksomheder styrer varestrømmen ved hjælp af ruteblade (fremstillingsordrer) og "flytordrer", som leder arbejdsstedet gennem plantenes kontrolbræt i planlægningskontoret og viser arbejdet med arbejdet m anlægget .

9. Afsendere returnerer ubrugte materialer og dele til lagerrummet. Clerks (på grundlag af "butikker-returlister") foretager passende indgange på papirkort, evigt lagerregnskab og omkostningsregnskabsblade.

10. Despatchers styrer færdigbevægelsens bevægelse til butikslokaler, og (på grundlag af arbejdsformularer, der modtages fra fabrikken, udarbejder kontorarbejdere relevante poster på lagerbeholdninger.

(D) Kontrol af værktøjer:

Værktøjerne er af fire kategorier nemlig:

1. Holdingsværktøjer:

Disse værktøjer er arbejdsholdende og vejledende anordninger, der anvendes i forbindelse med maskinoperationer. Eksempler: jigs, inventar etc.

2. Formnings- og skæreværktøjer:

Disse værktøjer bruges sammen med maskiner til at ændre form eller form af materiale. Eksempler er-dør, fræsere, øvelser mv.

3. Måleværktøjer:

Disse typer af værktøjer er enhederne til kontrol af overensstemmelse mellem arbejde og standarder. Eksempler er guages, mikro meter osv.

4. Hjælpeværktøjer:

Der bruges enheder til opbygning eller nedrivning af produkter eller maskiner. Eksempler er skruetrækker, skruenøgler, søjler osv.

Procedure for værktøj og retooling:

Værktøj betyder planlægning og erhvervelse af værktøjer. Værktøj er nødvendigt, når et nyt produkt skal produceres. Retooling er påkrævet, når produktdesign skal ændres eller en ny model skal fremstilles.

Trin i værktøj:

Der er seks trin i værktøj, de er:

1. Nedbrydning af produktet i dets underenheder og dele og analyse af regningen af materialer, tegninger og andre specifikationer for at bestemme mængden af værktøj, der er behov for.

2. Valg og undersøgelse af behandlingsmetode og i henhold til mængden af varer, der skal produceres, hvilken type værktøj der skal anvendes til hver operation.

3. Designe de nødvendige specialværktøjer til specifikke operationer og vælge de standardværktøjer, der er nødvendige i produktionen.

4. Fremskaffelse eller fremstilling af værktøjerne i henhold til deres tegningstegninger.

5. Inspektion af værktøjerne for at overholde specifikationerne.

6. Følg opførelsen af værktøjer i fremstillingen, Holder de nødvendige oversigter over omkostningerne til værktøjer, outputhastigheden opnået for hver værktøjsmetode og brug af oplysningerne til forbedring af designet af allerede foretagne værktøjer.