Kontinuerlig Business Process Improvement Cycle (4 faser)

Den kontinuerlige forbedringscyklus består af fire faser.

Fase 1 Procesvalg og definition:

Dette indebærer at vælge og definere en kritisk proces (relateret til forretningsstrategien), der har mulighed for løbende forbedringer.

Fase 2 Processevaluering og standardisering:

Dette består af beskrivelse, evaluering og standardisering af processen, der er valgt til forbedring.

Fase 3 Procesforbedring:

Dette indebærer løbende forbedring af evalueret proces som pr PDCA-cyklus (dvs. Plan-Do-Check Act-cyklus)

Fase 4 Personlig forbedring:

Dette refererer til den løbende forbedring af den enkelte, der bærer procesforbedringen ifølge den nye PDAC-cyklus (dvs. Plan-Do-Act-Challenge-cyklus).

Disse fire faser beskrives kort i de følgende afsnit.

Fase 1 Procesvalg og definition:

I den første fase af den kontinuerlige forbedringscyklus fremhæves udvælgelsen af ​​den kritiske proces til forbedring og definitionen af ​​den valgte proces. Denne fase omfatter følgende aktiviteter.

(i) Fastlæggelse af scenen for løbende procesforbedring ved at formulere det organisatoriske balance scorekort (OBSC), som omfatter den organisatoriske mission, vision, kerneværdier, kritiske succesfaktorer, mål, præstationsforanstaltninger, mål og aktioner til procesforbedring. OBSC er opdelt i fire perspektiver, dvs. finansielle, kunder, interne processer og viden og læring.

(ii) Forme en styringsgruppe, hvor ledelsen også deltager aktivt. Et skridt i vejen for procesforbedring ved at skabe et miljø til opmuntring og næring både procesforbedring og personlig forbedring.

(iii) Definere de kritiske processer relateret til OBSC og bestemme de relevante processer baseret på kritiske succesfaktorer.

(iv) Valg af den mest kritiske proces (som udgør det største problem eller den største mulighed i den aktuelle situation). Det betyder at vælge en proces, som gruppen vil fokusere på til forbedring.

(v) Udnævner en procesejeren til den valgte proces, som er ansvarlig for forbedringen af ​​den valgte proces. Processejeren fungerer som sponsor, personen i styregruppen fungerer som rådgiver for forbedringsprojektet. Processejeren er ansvarlig for processen korrekt og har beføjelse til at ændre processen.

(vi) Installere et forbedringshold af procesejeren og give holdet ejerskab over deres processer.

(vii) Har procesejeren og teammedlemmerne defineret den valgte proces. At definere processen er en væsentlig forudsætning for at forbedre processen.

Procesdefinition omfatter: (a) interne / eksterne kunder, (b) input, (c) proces og (d) output.

viii) Uddanne holdet for at bruge forbedringsmetoder og -teknikker og også træne holdlederen til at blive træner.

(ix) Formulering af en forbedringsplan, der omfatter teamets mission, projektets titel, forbedringsmål, resultatrevisionsforanstaltninger, tidsplan for udførelse, ønskede midler, form for støtte, der er nødvendig fra top management, konsekvenser af indførelse af forbedringsprocessen, forventet medarbejder modstand mod indførelsen af ​​forbedringsprocessen mv.

(x) Indsamling af nødvendig information og analyse af relaterede kundedata og klager og registrering af den ændrede proces ved hjælp af flowdiagrammer.

Fase 2 Processevaluering og standardisering:

I denne fase beskrives den valgte proces i detaljer for at kontrollere om processen er klart forstået eller ej. Dette kræver standardisering af processen, måling og gennemgang af processens ydeevne, identificering af procesens korte fremskridt og analyse af problemerne med processen.

Ved at standardisere processen er den nuværende bedste måde at udføre denne proces etableret. Dette gøres for at sikre, at alle forstår processen, og processen bruges konsekvent på samme måde hver gang. Processtandarderne giver basislinjen for kontinuerlig procesforbedring.

De vigtige aktiviteter i denne fase er:

(i) Definere og beskrive den valgte proces

(ii) Måling af processens ydeevne på basis af den beskrevne præstationsmåling

(iii) Analyse af de tilgængelige procesdata

(iv) Udførelse af årsags- og effektanalyser og

(v) Identifikation af grundårsager

Fase 3 Procesforbedring:

I denne fase forbedres den valgte proces kontinuerligt på. PDCA-cyklen bruges til dette formål.

De forskellige faser af denne cyklus er:

(jeg planlægger:

Forbedringsplanen, der blev formuleret under "procesvalg og definition" -fasen, opdateres. Forbedringsmålene er fastlagt, forbedringsaktioner og hvordan de er relateret til OBSC er angivet, og løsninger, som løser de angivne krav og problemårsager, udvikles.

(ii) Gør:

Forbedringsplanen udføres i begrænset omfang, de udvalgte løsninger testes, eksperimenter udføres og holdmedlemmer uddannet i at bruge forbedringsmetoder og teknikker.

(iii) Kontroller:

Virkningerne af procesændringen måles, resultaterne af disse forbedringsaktioner gennemgås ud fra præstationsforanstaltninger, i hvilket omfang forbedringsmål kan realiseres med disse handlinger kontrolleres og resultaterne sammenlignes med normerne.

(iv) lov:

Resultaterne er implementeret, dvs. procesforbedringen indføres, processen bliver bragt under kontrol, den endelige procesændring foretages, resultaterne vurderes, processen forbedres løbende og overvåges, den forbedrede ydeevne dokumenteres, og den mulige proces ændrer sig standardiseret.

Fase 4 Personlige forbedringer:

Den organisatoriske forandring skyldes den kumulative virkning af alle enkeltpersoners indsats for at forbedre sig selv, deres job og deres organisation. Individuelle selvforbedrende teknikker hjælper med at fokusere den personlige forbedringsindsats for hver person i organisationen.

I den personlige forbedringsfase fokuserer fokus på den løbende forbedring af individets færdigheder og adfærd, som danner grundlaget for individuel udvikling, personlig succes og velvære.

PDAC-cyklen anvendes. De forskellige faser af denne cyklus er :

(jeg planlægger:

Formuler eller opdater dit personlige afbalancerede scorekort (PBSC), der fokuserer på dit job og fritid.

(ii) Gør:

Start med et simpelt mål fra din PBSC med den tilsvarende forbedringshandling. Fokuser på de ting, du er 'ikke god til på de vaner, der begrænser dig, på dem, der har en ugunstig indflydelse på dit liv og dem, der leverer dårlige resultater. Fokuser på udøvelsen af ​​din forbedringshandling. Del din PBSC med en betroet kollega eller ven og sørg for din supervisors støtte.

(iii) lov:

Kontroller, om forbedringshandlingen virker, og gør noget, når det ikke virker. Gennemgå resultaterne i henhold til definerede personlige præstationsmål og mål. Kontroller, i hvilket omfang du har indset dine personlige mål. Udvikle dine kompetencer for at nå de valgte mål. Gennemfør den dokumenterede personlige forbedring og vurder personlige resultater.

(iv) Udfordring:

Accepter større udfordringer ved at vælge et vanskeligere mål og tilsvarende forbedringshandling fra din PBSC og fortsætte med det.