Beginners Guide til Budgetkontrol
Komponenter i budgetkontrolsystemet:
En virksomheds politik for en bestemt periode er repræsenteret af hovedbudgeten, hvis detaljer er angivet i en række individuelle budgetter kaldet funktionelle budgetter.
Forskellige typer budgetter:
Forskellige budgettyper er blevet udviklet med henblik på at tage hensyn til de forskellige formål, de tjener.
Budgetter kan klassificeres i henhold til:
(1) Dækningen de omfatter
(2) Den kapacitet, de er relateret til
(3) de betingelser, de er baseret på og
(4) De perioder, de dækker.
Budgetkontrol anvendes på et system for ledelses- og regnskabskontrol, hvor alle transaktioner og output forventes så langt som muligt, og de faktiske resultater, når de kendes, sammenlignes med budgetoverslag.
CIMA, London definerer budgetkontrol som: - Fastlæggelsen af budgetterne vedrørende ledelsens ansvarsområder til kravene i en politik og den løbende sammenligning af faktiske med budgetteret resultat, enten for at sikre individuelle handlinger målene med denne politik eller at yde et firma grundlag for revisionen.
Funktioner:
Vigtigste elementer i budgetkontrol, der er indeholdt i denne definition er:
(i) Fastlæggelse af budgetter for hver funktion og afdeling af organisationen.
(ii) Ledelsesansvar for at udføre de specifikke opgaver, således at virksomhedens mål kan nås.
(iii) Kontinuerlig sammenligning af den faktiske præstation med budgettet for at kende variationerne fra budgettet og placere ledelsens ansvar for manglende opnåelse af det ønskede resultat som angivet i budgettet.
(iv) At træffe passende afhjælpende foranstaltninger for at opnå det ønskede mål, hvis der er en variation af den faktiske præstation fra den budgetterede ydeevne.
(v) Revision af budgetter i lyset af ændrede omstændigheder.
Budget, budgettering og budgetkontrol :
Et budget er simpelthen en prognose for fremtidige begivenheder udtrykt i kvantitative termer. Det udfører tre grundlæggende funktioner i et firma.
De er:
(i) Det angiver mængden og den nøjagtige tidspunkt for virksomhedens behov for fremtidig finansiering.
(ii) Det kræver korrigerende handlinger, hvor de budgetterede tal ikke svarer til de faktiske.
(iii) Det giver grundlag for præstationsevaluering.
Budgettering er en teknik til formulering af budgetter. Det angiver en rigtig vej til administration af virksomheden. Det hjælper ledelsen med at forudse de forskellige problemer i virksomheden og sætte korrigerende foranstaltninger for at løse problemerne.
Budgetkontrol er en teknik til ledelsesmæssig kontrol gennem budgetter. Det er designet til at hjælpe ledelsen i fordelingen af forskellige ansvarsområder. Det er et system for at nå virksomhedens mål med minimumsudgifter og giver et stærkt værktøj til ledelsen for effektiv udførelse af de ledende funktioner.
Rowland og William i deres bog med overskriften Budgeting for Management Control har givet forskellen mellem budget, budgettering og budgetkontrol som følger:
"Budgettet er de enkelte mål for en afdeling mv. Mens budgettering kan siges at være en handling af bygningsbudgetter. Budgetkontrol omfatter alt dette og omfatter desuden videnskaben om at planlægge budgetterne selv og udnyttelsen af sådanne budgetter til at gennemføre et overordnet ledelsesværktøj til forretningsplanlægning og kontrol ".
Således er et budget en finansiel plan og budgetkontrolresultater fra administrationen af den finansielle plan.
Budgetkontrolmål :
Hovedformålet med budgetkontrol er at planlægge, overvåge, kontrollere og tilpasse ressourcer til at opfylde aftalte forretningsmål, mens de forbliver inden for anmeldte grænser. Budgetkontrol er planlagt til at bistå ledelsen i fordelingen af ansvar og myndighed til at bistå med at udarbejde skøn og planer for fremtiden, for at bistå i analyse af variationer mellem estimerede og faktiske resultater og at udvikle grundlag for måling eller standarder til evaluering af effektiviteten af operationer.
De overordnede mål for budgetkontrol er som følger:
1. Planlægning:
Det første og vigtigste skridt i forståelsen af et budget er at planlægge. Planlægning indebærer at finde ud af, hvad det ideelle budget ville opnå. Uden ordentlig planlægning ville budgettet være meget som et kort uden destination. Planlægningen for den personlige budgettering vil afvige med planlægningen for virksomheden.
Planlægning er ved at specificere typen, mængden og kvaliteten af de tjenester, der skal leveres til komponenter, estimere servicekostnader og bestemme, hvordan man betaler for ydelserne. For at bringe budgettet effektivt skal det tage hensyn til de nuværende indkomstkilder og løbende udgifter.
Budgettet vil opfylde sit mål ud fra det nuværende niveau for indkomst og udgifter Et budget er en plan for den politik, der skal forfølges (lokke den fastsatte tidsperiode for at nå et givet mål. Budgetkontrol styrker ledelsen på alle niveauer for at planlægge med tiden alle de aktiviteter, der skal udføres i de kommende perioder.
Et budget som en handlingsplan opnår følgende formål:
(a) Handlingen styres af en gennemtænkt plan, fordi et budget er udarbejdet efter en omhyggelig undersøgelse og forskning.
(b) Budgettet tjener som en mekanisme, hvorigennem ledelsens mål og politikker gennemføres.
(c) Det er en bro, hvorigennem der etableres kommunikation mellem topledelsen og de operationer, der skal implementere top managementens politikker.
(d) Det mest rentable handlingsprogram vælges blandt de forskellige tilgængelige alternativer.
e) Et budget er en fuldstændig formulering af den virksomheds politik, der skal forfølges med henblik på at nå et givet mål.
2. Koordinering:
Budgetkontrol koordinerer virksomhedens forskellige aktiviteter og sikrer samarbejdet mellem alle berørte parter, således at virksomhedens fælles mål kan opnås med succes. Det tvinger ledere til at tænke og tænke som en gruppe. Det koordinerer den bredere økonomiske udvikling og en virksomheds økonomiske stilling. Det er også nyttigt at koordinere politikker, planer og handlinger.
En organisation uden budgetkontrol er som et skib, der sejler i et chartret hav. Et budget giver retning til virksomheden og giver betydning og betydning for dets opnåelse ved at sammenligne de faktiske resultater og budgetterede resultater.
3. Kontrol:
Kontrol består af den handling, der er nødvendig for at sikre, at organisationens præstationer overholder planerne og målsætningerne. Kontrol af ydeevne er mulig med forudbestemte standarder, der er fastsat i et budget.
Budgetkontrol gør det således muligt at kontrollere kontrollen ved løbende sammenligning af den faktiske præstation med budgettet for at rapportere variationerne fra budgettet til forvaltningen af afhjælpende foranstaltninger.
4. Rapportering og evaluering:
Evaluering er en spontan proces eller en vurdering af projektets effektivitet, effektivitet, omkostninger, relevans og effekt baseret på specifikke mål. Budget evaluering indebærer indsamling og analyse af data om budgetaktiviteterne. Evaluering er at forbedre både et igangværende projekt og gøre fremtidige projekter.
Budgetter ligger til grund for rapporter og evalueringer i slutningen af perioden. Når et budget er bundet til organisationens mål, kan det lette vurderinger af effektivitet og effektivitet. Korrekt evaluering og rapportering hjælper en organisation med at gøre det lettere at identificere og løse forskellige problemer i virksomheden, dvs. at lette identifikation og løsning af problemer.
Således integrerer budgettets system centrale ledelsesfunktioner, da det forbinder top managements planlægningsfunktion med kontrolfunktionen udført på alle niveauer i ledelseshierarkiet. Men budgetens effektivitet som planlægnings- og kontrolanordning afhænger af den aktivitet, hvori den anvendes.
Et mere præcist budget kan udvikles til de aktiviteter, hvor der eksisterer direkte forhold mellem input og output. Forholdet mellem input og output bliver grundlaget for at udvikle budgetter og udøve kontrol.
Budgetkontrol og regnskab :
Et ordentligt regnskabssystem er afgørende for at udvikle et tilfredsstillende budget. Dannelsen af budgettet afhænger af oplysninger, der stort set er indsamlet fra omkostningsregnskabssystemet. En vigtig egenskab ved budgetkontrol sammenligner den faktiske ydeevne med tidligere estimater eller mål fastsat i budgettet for at sikre, at den faktiske ydeevne styrer i den rigtige retning.
Denne funktion kan kun aflades på tilgængeligheden af pålidelige og hurtige regnskabsoplysninger. Regnskabssystemet skal give klassificerede oplysninger med hensyn til organisationsmyndighed og ansvar, således at ansvaret for faldgruber kan fastsættes og korrigerende handlinger kan træffes. Regnskabsoplysningerne skal være i overensstemmelse med budgetkontrollens krav, således at der kan udvikles tilfredsstillende budgetter.
Vi har set, at budgetkontrol er afhængig af regnskab. På samme måde er et godt omkostningsregnskabssystem også afhængigt af, at den fungerer effektivt på en forsvarlig budgetprocedure. Omkostningsregnskaber, specielt omkostningsregnskaber, er baseret på omhyggeligt budget for udgifter i fremtiden svarende til forskellige driftskapaciteter.
Overhead sats for absorption i job, ordrer eller processer er bestemt på baggrund af fremtidige skøn, der foretages under forberedelsen af forskellige budgetter. Bestemmelse af anslåede omkostninger eller standardomkostninger foretages på de budgetterede omkostninger til materialer, arbejdskraft og generalomkostninger. Det følger heraf, at udvikling af et effektivt budgetkontrolsystem er en vigtig forudsætning for driften af et godt omkostningssystem.
Væsentlige elementer i et effektivt budgetkontrolsystem:
For et effektivt budgetkontrolsystem skal der være visse væsentlige forudsætninger. Disse er som følger:
(i) Støtte til Top Management:
Intet kontrolsystem kan være effektivt, medmindre det får fuld støtte fra alle medlemmer af ledelsen, specielt øverste ledelse skal være forpligtet til budgetideen samt til de principper og politikker, der ligger til grund for systemet.
(ii) rimelige mål:
Budgetmålene skal være realistiske og bør repræsentere rimeligt tilgængelige mål.
iii) klare mål:
De mål, der skal nås via budgetter, skal tydeligt fremgå.
iv) deltagelse af ansvarlige ledere
De, der har fået overdraget budgettets præstationer, bør deltage i budgettet. Dette vil sikre en korrekt gennemførelse af programmer.
(v) Egnet regnskabssystem:
Der er et nært forhold mellem budgettering og regnskab. Man skal være afhængig af regnskabsafdelingen for pålidelige historiske data. Ansvarskontrol er afgørende for en vellykket budgetkontrol.
vi) Fortsat budgetuddannelse:
Der bør være et system for løbende uddannelse af personale om budgettets målsætninger og teknikker.
(vii) Maksimal fortjeneste:
Dette ultimative mål med at realisere det maksimale overskud bør altid holdes øverst.
(viii) Konstant årvågenhed:
Konstant årvågenhed er nødvendig, så der skal rapporteres løbende sammenligning mellem de budgeterede og faktiske data og varians.
(ix) Omkostninger til systemet:
Systemets omkostninger bør ikke være mere end den fordel, der modtages fra systemet.
(x) Samordinering med standardkostning:
Hvor standardkostningssystemet også anvendes, bør budgetprogrammet udarbejdes i samordning med standardomkostninger.
Organisation for budgetkontrol:
Det er nødvendigt, at en bekymring skal have en bestemt organisationsplan for at forberede, opretholde og administrere budgettet. Der skal være et organisationsdiagram.
Det kan være som følger:
Organisationskortet viser, at administrerende direktør er chef for budgetkontrolsystemet. Han delegerer sin myndighed til budgetansvarlig, som ser at alle budgetter koordineres og trækkes i tide. De øvrige ledere udarbejder de budgetter, der vises mod dem i diagrammet. Budgetkontrol er således en samordnet aktion, hvor alle enkeltpersoner deltager, og der skal koordineres for at få en ordentlig forbindelse mellem dem.
Alle dem, der er ansvarlige for dens gennemførelse og ydeevne, skal tages i tillid. Når der er en klar nedskæring af ansvar og myndighed, vil der ikke være nogen overlapning. Det vil skabe teamarbejde og en ånd af samarbejde mellem medarbejderne, hvilket i sidste ende fører til høj grad af budgetbevidsthed.
Budgetkontrolorganisationen ledes generelt af en øverste leder, der hedder Budget Controller eller Budget Director eller Budget Officer. Den administrerende direktør bør udpege en sådan udøvende, der skal have den særlige pligt til at administrere budgettet. Hans rang skal være lig med andre funktionelle ledere.
Da hans arbejde vil beskæftige sig med forberedelsen og koordineringen af budgetter, der involverer tal, vil han som regel være en person med regnskabskundskab. Han skal også have en teknisk viden om virksomheden. Han bør se, at de funktionelle ledere tegner budgetterne i tide.
Han skal også jage budgettet og se, at den faktiske præstation går i overensstemmelse med den budgetterede ydeevne og at udstede rettidig advarsel, når den faktiske præstation afviger væsentligt. Han bør hjælpe med at revidere budgetterne, hvis der er grundlæggende ændringer i forholdene, efter at budgetterne er blevet udarbejdet.
Han skal sørge for, at budgetter udarbejdes i henhold til budgetmanualen. Budgetkontroludvalget har en medarbejderfunktion. Han har ingen liniefunktion undtagen over sin egen sektion. Hans funktion er at rådgive linjelederne.
Udviklingen af budgetter er ikke direkte ansvarlig for budgetansvarlig hans stilling er den som leder og koordinator for alle budgetfunktioner. Generelt i store organisationer udpeges en budgetkontroller på fuld tid, men i små organisationer er en øverste tjenestemand ansvarlig for gennemførelsen af budgetkontrolsystemet ud over at opfylde sine egne opgaver.
Budgetkontroludvalget bistås af Budgetudvalget. Budgetudvalget vil omfatte administrerende direktør (eller enhver anden administrerende direktør), salgschef, arbejdsdirektør, revisor eller budgetkontroller, købschef, personaleadministrator og afdelingsledere. Generaladvokaten fungerer som formand for udvalget.
De funktionelle ledere udarbejder budgetterne og forelægger udvalget til godkendelse. Det er budgetudvalgets pligt at foretage de nødvendige tilpasninger i budgetterne, koordinere alle budgetter og endelig godkende budgettet. Budget som en administrationsfunktion er den nærmeste sammenslutning af de forskellige ledere med ansvar for de forskellige funktioner i virksomheden afgørende; så alle funktionelle ledere indgår i budgetudvalget.
Budgetudvalget er et rådgivende udvalg. Den undersøger budgetrapporter, der sammenligner den faktiske præstation med den budgetterede ydeevne og anbefaler korrigerende foranstaltninger for uoverensstemmelser mellem faktiske og budgetter.
Budgetudvalget er generelt overdraget følgende opgaver:
1. At modtage, gennemgå, revidere og godkende funktionsbudgetter udarbejdet af hver afdeling / afdeling.
2. At modtage rapporter i henhold til den foreskrevne tidsplan og sammenligne faktisk med de budgetterede tal.
3. At identificere ansvaret ved at analysere afvigelserne og foreslå afhjælpende foranstaltninger eller revision af budgettet, hvis det er nødvendigt.
4. At deltage i diskussionen for evaluering af de forskellige projekter eller programmer, der har direkte virkning på budgetterne.
Budgetkontrollerens pligter kan opsummeres som følger:
1. At skabe koordinering mellem de forskellige funktionelle ledere og give dem vejledning i alle spørgsmål vedrørende budgetter.
2. At revidere og ændre budgetmanualen, når og når det er nødvendigt at gøre det.
3. Forberede budgetprogrammer og udstede instruktioner til korrekt gennemførelse af hvert program.
4. At revidere og gennemgå de funktionelle budgetter, der er modtaget fra forskellige afdelinger og tilvejebringe nødvendige oplysninger, som har indflydelse på udarbejdelsen af deres budgetter.
5. At diskutere de foreslåede krav fra afdelingerne og de samlede budgetter med budgetudvalget.
6. At udarbejde resumébudgetter i samråd med budgetudvalget og placere alle oplysninger og budgetter for budgetudvalget.
7. At revidere budgetter i overensstemmelse med budgetudvalgets anvisninger og placere det for bestyrelsen for endelig godkendelse, inden de sendes til forskellige afdelinger.
8. For at indsamle de faktiske omkostninger fra cost office og sammenligne det med budgetterede tal i budgetrapporter, placere det for budgetudvalget for beslutning og endelig overdrage det til afdelingens ledere for deres overholdelse.
Budgetkontroludvalget er ansvarlig over for den administrerende direktør eller formand eller chefen for regnskabsaflæggelsen, hvis vedhæftet med ham. Han opretholder en tæt sammenhæng mellem regnskaberne og budgettet. Han har adgang til alle regnskaber og dermed undgå overlapning af arbejdet ved at give al information, når det er nødvendigt.
