Skriftlig kommunikation: Karakteristik og betydning (Fordele og begrænsninger)

Skriftlig kommunikation: Karakteristik og betydning (Fordele og begrænsninger)!

Mens oral kommunikation kommer naturligt og spontant til mennesket, kræver skriftlig kommunikation stor indsats. Af sin natur er skrivning et resultat af temmelig lang praksis og tålmodighed i læring. Det behøver ikke at gentages, at talen kommer først og skrivning kommer efterfølgende. På alle verdenssprogene er der skrevet aldre efter at have talt.

Civilisationshistorien viser os forskellige stadier, hvorved dannelsen af ​​bogstaver i alfabetet af ethvert sprog er gået. Men en ting er tydelig. Hvad der er skrevet, medmindre det er blevet ødelagt, er blevet permanent. Ord, der tales, er dog sandsynligvis glemt. Derfor er skriftlig kommunikation uundværlig.

Karakteristik af skriftlig meddelelse:

(i) Skriftlig kommunikation er en kreativ aktivitet, der kræver en masse fantasi og indsats for at komme til det færdige produkt. Mens oral kommunikation er spontan, er skriftlig kommunikation baseret på bevidst indsats. Lad os tage eksemplet på en rapport, som vi vil præsentere.

Vi skal først og fremmest indsamle alle nødvendige oplysninger, arrangere det i en logisk rækkefølge og derefter skrive meget omhyggeligt ud. Vi skal være forsigtige på hvert trin. Det er ikke altid tilfældet med talte beskeder eller andre former for mundtlig kommunikation. Brev og rapporter, pænt producerede, afspejler organisationens image. Jo mere kreative og fantasifulde forfatterne jo lysere er billedet af virksomheden.

(ii) En anden vigtig egenskab ved skriftlig kommunikation er den tidsfaktor, der er involveret i den. Mundtlige meddelelser, i ansigt til ansigt eller via telefon, når modtageren straks, og tilbagemeldingen kommer næsten altid straks. Dette er ikke tilfældet med skriftlig kommunikation.

Afsenderen skal planlægge sin meddelelse, dvs. et brev eller en rapport omhyggeligt og kode den med stor omhu. Derefter sender han det til den person, som det er meningen til. Modtageren tager sin egen tid i afkodning af det. Derefter giver han det omhyggeligt, eller filtrerer det gennem hans sind og planlægger sin reaktion på det. Afsendelse af svaret eller hans kommentarer på det vil tage noget tid. Så det skal tages i betragtning, at skriftlig kommunikation er en tidskrævende aktivitet.

(iii) For det tredje skal det bemærkes, at skriftlig kommunikation har færre cyklusser end mundtlig eller ansigt til ansigt kommunikation. Mundtlig kommunikation er en multiple-cyklus begivenhed. Mundtlige meddelelser får øjeblikkelig respons, der fører meget ofte til yderligere udveksling af ord. Dette er ikke muligt i skriftlig kommunikation. For det meste er det en cyklus begivenhed.

Betydningen af ​​skriftlig kommunikation:

Skriftlig kommunikation er så vigtig, at det ikke er muligt at tænke på en forretningsorganisation uden det. Arbejdet i enhver organisation afhænger i høj grad af brevveksling, rapporter mv. Der er forskellige grunde til det.

Og den vigtigste årsag er, at kommunikation fra person til person ikke altid er mulig, fordi en virksomheds arbejdstagere kan spredes over store geografiske afstande. Vi skal derfor afhænge af brevveksling. Moderne teknologiske afstande har ikke mindsket betydningen af ​​breve. Transmissionerne er ændret. Men skriftlig kommunikation er lige så vigtig som nogensinde.

Fordele ved skriftlig meddelelse:

(i) Det giver os optegnelser, referencer mv., hvilke vigtige beslutninger hviler.

(ii) Den opbygger organisationens juridiske forsvar ved hjælp af optegnelser, breve, instruktioner mv.

(iii) Det fremmer ensartetheden af ​​politik og procedure og opbygger egnede retningslinjer for organisationens arbejde.

(iv) Det opbygger virksomhedens image.

(v) Det giver nøjagtighed og pålidelighed (Oral kommunikation kan ændres eller fortolkes på forskellige måder. Men i skriftlig kommunikation angives meddelelsen / informationen meget tydeligt eller utvetydigt).

vi) det er permanent

(vii) Ansvar kan let tildeles. (Man kan gå tilbage på de talte ord. Men ikke så på erklæringen i sort / hvid).

Begrænsninger af skriftlig meddelelse:

(i) Det opbygger uhåndterlig rod af papirer og filer. Det koster meget for organisationerne.

(ii) Det er tidskrævende. Umiddelbar feedback er ikke mulig.

(iii) Det er dyrt med hensyn til penge og mand.

(iv) Det bliver ineffektivt i hænderne på mennesker, der er fattige i udtryk.

(v) Manglende umiddelbar afklaring. Afslutningsvis kan vi sige, at skriftlig kommunikation er rygraden i en organisation; uanset hvad der er dens ulemper eller begrænsninger. Næsten al formel kommunikation er skriftlig.