Top 6 forudsætninger for et godt kontorsystem

Denne artikel sætter lys på de seks vigtigste forudsætninger for et godt kontorsystem. De er: 1. Acceptabilitet 2. Enkelhed 3. Berørbarhed 4. Effektivitet 5. Fleksibilitet 6. Effektivitet.

God Office System Forudsætning # 1. Acceptabilitet:

Selv det bedste af systemet eller procedurer formuleret vil mislykkes, hvis det ikke er acceptabelt for dem, der er ansvarlige for at bruge det.

Hvis et system ikke er acceptabelt, ville det være en sabotage, ellers ville det mislykkes på grund af dets misbrug.

God Office System Forudsætning # 2. Enkelhed:

Et system, der er designet til at blive brugt på kontoret, bør ikke få det til at føle, at det er besværligt, beskatende og for svært at acceptere. Den skal udformes på en sådan måde, at alle skal kunne forstå det, og alle bør kunne gennemføre det hurtigt.

God Office System Forudsætning # 3. Pålidelighed:

Det er tydeligt og meget klart, at et godt system giver et meget godt resultat. Udgangen vil også være standardiseret og op til mærket. Det medfører derfor et begreb eller koncept om pålidelighed blandt medarbejderne.

God Office System Forudsætning # 4. Effektivitet:

Systemets effektivitet er relateret til dets opnåelse. Hvis et system fortsætter med at arbejde og producerer resultater, så fortolkes det, at det er effektivt i det omfang, der producerer resultater. Men her skal det ses eller bemærkes, at målene nås inden for den rigtige tidsperiode, der er slået eller nævnt. Først da er effektiviteten resultatorienteret.

God Office System forudsætning # 5. Fleksibilitet:

Fleksibilitet i et system refererer til, at alle accepterer systemet og falder under rammen for at producere resultater, og det skal kunne absorbere den hyppige ændring af det "organisatoriske miljø". Dette, hvis ikke fleksibelt, kan arbejdet blive forstyrret, og systemet kan mislykkes miserably.

God Office System Forudsætning # 6. Effektivitet:

Det vedtagne system bør være sådan, at det skal nå sit mål inden for de anslåede omkostninger til gennemførelsen. Hvis implementeret og ikke fundet passende i systemet, skal de negative konsekvenser være lidt eller mindre eller bare minimum, så organisationen ikke lider under denne konto.