Beskyttelse af fortrolige oplysninger ved ikke-oplysningsaftaler og interne processer
Beskyttelse af fortrolige oplysninger fra et selskab ved ikke-oplysningsaftaler og interne processer!
Betydningen af forretningshemmeligheder er steget i denne moderne informationsalder. Også mængden af data og oplysninger, der er klassificeret som fortroligt, er steget. Fortrolige oplysninger kan vedrøre produktformler, forretningsprocessdokumenter, kundelister, finansielle dokumenter og bankoplysninger.
Image Courtesy: eahp.eu/sites/default/files/images/pic%202.jpg
I løbet af deres arbejde udsættes medarbejderne for oplysninger, der er fortrolige. Miller (2000) fremhævede rollen som professionelle medarbejdere ved at dele stiltiende viden, når de flytter fra virksomhed til virksomhed. Der skal sørges for, at de ikke udsætter fortrolige oplysninger.
Mange leverandører og kunder er også tilbøjelige til at blive udsat for virksomhedshemmeligheder, især i et iværksætterfirma, der kun har få kunder eller leverandører, der kan arbejde meget tæt sammen med venture.
I tilfælde af joint ventures med udenlandske virksomheder eller selvom venturevirksomheden har nogle multinationale selskaber som kunder, skal ventureet overholde udenlandsk lovgivning og vil sandsynligvis være ansvarlig for overtrædelser vedrørende offentliggørelse af fortrolige oplysninger, der er omfattet af dem. For eksempel er der for nylig blevet ramt en række callcenter-medarbejdere, der forsøger at sælge fortrolige klientoplysninger.
Strategien for at sikre beskyttelse af fortrolige oplysninger indebærer anvendelse af ikke-oplysningsaftaler og stærke interne processer.
Ikke-oplysningsaftaler (NDA'er):
NDA'er indgås med medarbejdere, men kan også anvendes i tilfælde af leverandører, kunder og potentielle finansiere. For at være effektiv i det tilsigtede formål bør en NDA have følgende elementer:
1. En NDA skal definere, hvilke oplysninger der er fortrolige.
2. Det bør have klausuler om begrænsninger i oplysning, kopiering og brug af oplysninger.
3. Det bør have klausuler om begrænsninger for brugen af oplysninger, når de er i arbejde og ved ansættelsens ophør. For leverandører, finansiere mv. Begrænsninger i associeringsperioden og derefter.
4. Det bør nævne krav vedrørende tilbagelevering af fortrolige dokumenter og papirarbejde ved afslutning af foreningen.
5. Det bør have specifikation af strafferetlige bestemmelser som tilbageholdelse af løn, pålæggelse af bøder mv.
6. Tilføjelse af konkurrenceklausul i en NDA forhindrer medarbejdere og sælgere i at oprette konkurrerende virksomheder eller hjælpe konkurrenter. Imidlertid vil meget strenge konkurrenceklausuler ikke blive opretholdt i en domstol og afskediges som urimeligt.
7. Der bør også sikres, at medarbejderne ikke overtræder tredjeparters rettigheder ved at bruge deres fortrolige oplysninger til egen virksomhed. For eksempel kan en ny rekrutter bruge den fortrolige kundeliste over sin tidligere arbejdsgiver til at gøre salgssteder til dit produkt. Medarbejdere bør pålægges venturevirksomheden i tilfælde af sådanne overtrædelser.
Interne processer:
Der bør være stærke interne kontroller og processer for at beskytte fortrolige oplysninger. Der er en række proaktive trin, som et venture kan tage for at sikre, at chancerne for en overtrædelse er slanke. Nogle af disse trin diskuteres her:
1. Medarbejdere bør gøres for at realisere deres ansvar for at beskytte fortroligt materiale. Virksomheden kan også informere medarbejderne og andre om de juridiske konsekvenser af brud på fortroligheden af forretningshemmeligheder.
2. Medarbejdere skal uddannes for at identificere fortroligt materiale.
3. De fortrolige data og oplysninger skal markeres som sådanne og tydeligt angiver for hvem oplysningerne er beregnet til.
4. Adgang til følsomt materiale eller følsomme områder på arbejdspladsen bør begrænses efter behov.
5. Interaktioner og videregivelse til tredjepart skal kanaliseres gennem specifikke ansvarlige medarbejdere.
6. Når man forlader en organisation, skal en medarbejder påmindes om sine forpligtelser med hensyn til fortrolige oplysninger gennem et udgående interview. Medarbejderen skal blive bedt om at underskrive et dokument, der bekræfter sin forpligtelse. På samme måde kan et møde, når en leverandør afslutter sit forhold til virksomheden, påminde leverandøren af fortroligheden af de oplysninger, han / hun blev udsat for, og af hans / hendes kontraktmæssige forpligtelser til at opretholde fortrolighed.
