Kommunikation: Koncept, funktioner og proces (med diagram)

Læs denne artikel for at lære om konceptet, funktionerne, processen, principperne og typerne af kommunikation.

Koncept for kommunikation:

Kommunikation kan defineres som følger:

Kommunikation kan defineres som overførsel af - fakta, informationer, ideer, forslag, ordrer, anmodninger, klager mv. Fra den ene person til den anden for at give en fuldstændig forståelse af emnet for kommunikation til modtageren heraf. Det ønskede svar fra modtageren til en sådan kommunikation.

Nogle populære definitioner af kommunikation er angivet nedenfor:

(1) "Kommunikation er en måde, som en organisationsmedlem deler mening og forståelse med en anden." -Koontz og O'Donnell

(2) "Kommunikation er processen med at formidle information og forståelse fra en person til en anden." -Keith Davis

(3) "Kommunikation er summen af ​​de ting, en person gør, når han ønsker at skabe forståelse i andres sind. Det er en bro af betydning. Det indebærer en systematisk og kontinuerlig proces med fortælling, lytning og forståelse. "Louis A. Allen

Funktioner af kommunikation:

På baggrund af ovenstående definitioner og den omgivende viden kan vi samle følgende fremtrædende træk ved begrebet kommunikation:

(i) Kommunikation er nødvendig og kræves i alle ledelsesfunktioner. Det er dog en integreret del af ledelsesprocessen; og påtager sig større betydning ved styringsfasen.

(ii) Kommunikation er en funktion af hver leder. Derfor er det en gennemgribende ledelsesfunktion. Alle ledere skal foretage nødvendige meddelelser til deres underordnede, og få feedback til deres kommunikation fra sidstnævnte.

(iii) Kommunikation er en kontinuerlig proces gennem hele organisatoriske liv. Det er grundlaget for organisatorisk funktion. "Ingen kommunikation; ingen organisationens funktion. " Således går et gammelt ledelsesordsprog (ordsprog).

iv) Kommunikation er en komplet og rationel proces; kun når modtageren af ​​meddelelsen har forståelse for emnet for kommunikation. Kommunikation er faktisk en overførsel af forståelse fra afsenderen til modtageren af ​​meddelelsen - noget, hvilket er et vigtigt krav fra det menneskelige relationerperspektiv, kommunikation.

(v) Kommunikation er normalt og burde være en tovejsproces. Dette lægger vægt på tilbagemeldingsaspektet af kommunikation, dvs. afsenderen af ​​meddelelsen skal få det nødvendige svar (eller reaktion) fra modtageren til den kommunikation, der er fremsat til ham.

(vi) Kommunikation sker altid med et formål, dvs. med det formål at fremkalde det ønskede svar ud af modtageren, til den fremsendte kommunikation. For eksempel, hvis kommunikationen er en arbejdsordre af den overordnede til nogle underordnede; sidstnævnte skal overholde ordren - træffe de nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af ordren

(vii) Kommunikationsprocessen kræver i det mindste to partiers afsender af meddelelsen og modtageren af ​​det. Naturligvis ville en person ikke gøre nogen kommunikation til sig selv.

(viii) Kommunikation er en cirkulær proces. Dens proces starter med afsenderen af ​​meddelelsen og rejser gennem forskellige faser kompletteres med en tilbagemelding til kommunikation fra modtageren til afsenderen.

Kommunikationsproces:

Kommunikationsprocessen består af følgende trin eller trin:

(i) Besked:

Dette er baggrundssteget til kommunikationsprocessen; som ved at danne genstand for kommunikation nødvendiggør starten på en kommunikationsproces. Beskeden kan være en faktor en ide, eller en anmodning eller et forslag, eller en ordre eller en klage.

(ii) Afsender:

Den egentlige kommunikationsproces initieres i afsenderens hænder; hvem tager skridt til at sende beskeden til modtageren.

(iii) Kodning:

Kodning betyder at give en form og mening til budskabet ved at udtrykke det i - ord, symbol, gestus, graf, tegninger mv.

(iv) Medium:

Det refererer til metoden eller kanalen, gennem hvilken meddelelsen skal overføres til modtageren. For eksempel kan en mundtlig kommunikation ske gennem et peon eller over telefonen mv .; mens en skriftlig meddelelse kan ledes gennem et brev eller en meddelelse, der vises på opslagstavle mv.

(v) Modtager (eller modtageren):

Teknisk er en kommunikation fuldstændig, kun når det kommer til kendskabet til den påtænkte person, dvs. modtageren eller modtageren.

(vi) Dekodning:

Afkodning betyder modtagerens fortolkning af budskabet - med henblik på at få budskabets betydning i henhold til afsenderens hensigter. Det er på dette stadium i kommunikationsprocessen, at kommunikationen er filosofisk defineret som 'overførsel af forståelse'.

(vii) Tilbagemelding:

For at afslutte kommunikationsprocessen, sendes tilbagemelding til kommunikation, af modtageren til afsenderen, er afgørende. 'Feedback' indebærer, at modtageren reagerer eller reagerer på meddelelsen, der er omfattet af kommunikationen.

Alt sagt er kommunikation en cirkulær proces, som illustreret ved hjælp af følgende cirkulære diagram:

Kommunikationsprincipper:

For at være effektiv og meningsfuld må kommunikationens ledelsesfunktion styres af følgende principper:

i) Princippet om forståelse:

Kommunikation skal være sådan, som transmitterer forståelse af kommunikationsmeddelelsen til modtageren efter afsenderens hensigter. En praktisk anvendelse af dette princip kræver, at budskabet klart fremgår, enten mundtligt eller skriftligt.

Endvidere skal meddelelsen være fuldstændig - uden at give mulighed for tvivl, der kan forveksle modtageren og tvinge ham til en fejlagtig fortolkning af meddelelsen.

ii) Opmærksomhedsprincip:

Kommunikationen skal ske på en sådan måde, at den indbyder modtagerens opmærksomhed på det. For en praktisk anvendelse af dette princip er det afgørende, at budskabet ikke kun skal udtrykkes på en behagelig og sund måde; men også formålet med afsenderen til at gøre kommunikation, skal være helt præciseret.

iii) Princippet om åbenhed:

Meddelelsen, der skal meddeles, skal være kortfattet; som normalt modtageren, specielt en udøvende, ville ikke have meget tid til at afsætte til et enkelt stykke kommunikation. Beskedens brevlængde må dog ikke søges på bekostning af meddelelsens klarhed eller fuldstændighed. Afsenderen skal finde en balance mellem disse tre faktorer - klarhed, klarhed og fuldstændighed.

(iv) Princippet om aktualitet:

Kommunikationen skal være rettidig, dvs. den skal laves på høj tid, når det skal sendes til modtageren. En forhåndskommunikation medfører faren for at "glemme" på modtagerens side. mens en forsinket kommunikation mister sin hensigt og charme og bliver meningsløs, når den rette tid til handling på den er udløbet.

(v) Princippet om hensigtsmæssighed (eller rationalitet):

Kommunikationen skal være hensigtsmæssig eller rationel i forbindelse med realiseringen af ​​organisatoriske mål. Kommunikationen må heller ikke være umulig at handle; heller ikke irrationelle, hvilket ikke bidrager til fælles mål.

vi) Princippet om feedback:

Kommunikation skal være en tovejsproces. Feedbacken (eller reaktionen eller svaret) fra modtageren til meddelelsen skal være lige så let overførbar til afsenderen som den originale kommunikation, som afsenderen har lavet.

Tanken bag at fremhæve feedback-aspektet af kommunikation er, at det hjælper afsenderen med at ændre sin efterfølgende kommunikation i lyset af modtagerens reaktioner - hvilket gør det muligt for bedre og forbedrede menneskelige relationer.

(vii) Princip for den konstruktive og strategiske brug af uformelle grupper:

Ledelsen må ikke tøve med at gøre en konstruktiv og strategisk brug af uformelle grupper for at sikre og lette hurtigere kommunikation i nødsituationer. En sådan brug af uformelle grupper vil også bidrage til at udvikle gode menneskelige relationer ved at opgradere status som uformelle grupper og deres ledere.

Forvaltningen skal imidlertid forsikre sig om, at rygter ikke spredes af uformelle grupper, og for dette er en vagt over den måde, hvorpå uformelle grupper fungerer, samtidig med at der formidles en formel kommunikation, men absolut nødvendigt.

Typer af kommunikation - Formelle og uformelle:

Kommunikation er meget bredt inddelt i følgende to kategorier:

(a) Formel kommunikation

b) uformel kommunikation

Formel kommunikation er den, der foregår i en virksomhed, formelt via den skalære kæde eller kommandolinjen.

Denne form for kommunikation har følgende variationer:

(1) Nedadgående kommunikation

(2) Opadgående kommunikation

(3) Sideover (eller vandret) kommunikation

(1) Nedadgående kommunikation:

Nedadgående kommunikation bevæger sig nedad i en organisation, fra øverste ledelse til mellem- og lavere niveaustyringer, der rejser via forskellige links i skalærkæden. En sådan kommunikation er afgørende for organisatoriske formål.

For det meste består det af at kommunikere planer og politikker i virksomheden til lavere niveau ledere; og især udstedelse af ordrer og instruktioner til underordnede, for at iværksætte handling i henhold til disse til udførelse af tildelte job.

(2) Opadgående kommunikation:

Denne form for formel kommunikation er virkelig en tilbagemelding til nedadgående kommunikation. Opadgående kommunikation går opad i en organisation fra lavere niveau ledelse til mellem og øverste niveauer af ledelse, der rejser via forskellige links i skalærkæden.

Opadgående kommunikation tager normalt følgende former:

(i) Rapporter fra underordnede til overordnede på arbejdsydelse

(ii) Klager, problemer eller vanskeligheder hos underordnede fremsendt til overordnede på passende niveauer.

(iii) Forslag og ideer fra underordnede til øverste ledelse, med venlig hensyntagen og hensigtsmæssig gennemførelse.

(iv) Afklaringer efterfulgt af underordnede fra overordnede om ordrer og instruktioner udstedt af sidstnævnte (dvs. overordnede).

(3) Sideværts (eller vandret) Kommunikation:

Denne type formelle kommunikation foregår blandt ledere, der er placeret i samme rang, i organisationen. Det er nødvendigt at opnå koordinering af enkeltpersoners handlinger, der gør den samme type arbejde, under ledere af samme rækkevidde.

For eksempel er en kommunikation mellem to assistentproduktionschefer et eksempel på horisontal kommunikation. Sideledende kommunikation kan finde sted gennem "bendplanken", som foreslået af Fayol; eller gennem den skalære kæde, på en hierarkisk måde.

b) uformel kommunikation

Uformel kommunikation, også kaldet grapevine-kommunikation, foregår gennem uformelle grupper, der findes inden for eller uden for den formelle organisationsstruktur. Denne meddelelse har ingen form for ruteføring. Det kan spredes fra enhver person til enhver person, på nogen måde og i enhver retning, som strukturering af en vinrank.

Kommentar:

Faktisk er den grundlæggende årsag bag dannelsen af ​​mange uformelle grupper behovet for en gensidig udveksling af information relateret til organisatoriske forhold eller sociale eller personlige forhold af enkeltpersoner, der er omfattet af uformelle grupper. Dermed behovet for uformel kommunikation.