Udvalgsform for Organisation (En oversigt)

Udvalgsform for organisation: Behov, typer, fordele og andre detaljer!

En række personer kan komme sammen for at træffe en beslutning, afgøre et handlingsforløb, rådgive ledende medarbejdere om nogle forhold, det er en komitéform for organisation. Det er en metode til kollektiv tænkning, corporate judgment og fælles beslutning. Et udvalg kan tildeles nogle ledelsesfunktioner, eller der kan forventes en rådgivende eller sonderende tjeneste. Et udvalg er ikke en adskilt type organisation som sådan. Men det er en metode til at vedhæfte personer eller grupper til linjeafdelinger for råd og vejledning i forretningsplanlægning og gennemførelse. En gruppe kompetente og interesserede personer samler deres tanker for at lette beslutningsprocessen.

Nogle gange er der behov for at få mening fra andre personer for at tage vigtige beslutninger. Tanken om varierede personer samles sammen gennem overvejelser og drøftelser, og der træffes fælles beslutninger. På grund af kollektiv information og analyse er udvalgene mere tilbøjelige til at komme med løsninger på komplekse problemer. Med vækst i organisationen er behovet for udvalg mere.

Behov for udvalg:

Hovedårsagen til udvalg er at sikre en fælles dom om administrative forhold.

Udvalgene er oprettet af følgende grunde:

1. Udvalgene giver et forum til udveksling af ideer blandt organisationsmedlemmer.

2. Udvekslingen af ​​ideer blandt medlemmerne kan generere nogle forslag og anbefalinger, som kan være nyttige for organisationen.

3. Der kan diskuteres om aktuelle problemer, og der gøres en indsats for at finde løsninger.

4. Udvalgene kan også være nødvendige for at etablere og udvikle organisatoriske politikker.

Typer af udvalg:

Forskellige udvalg kan formes med forskellige id og formål. Nogle udvalg kan kun være rådgivende, da nogle kan udføre ledelsesfunktioner.

Der er følgende typer udvalg:

1. Formelle og uformelle udvalg:

Hvis en komité er dannet som en del af organisationsstrukturen og er delegeret nogle pligter og autoritet, er det et formelt udvalg, og der kan oprettes et uformelt udvalg for at løse et problem, lederen kan ringe nogle eksperter til at hjælpe ham med at analysere et problem og foreslå et passende opløsning. Den administrerende direktør kan kalde et møde med afdelingsleder og nogle eksperter for at finde ud af en løsning på et eller andet problem. I begge tilfælde er det tale om et uformelt udvalg.

2. Rådgivende udvalg:

Det er udvalgene der rådgiver ledere om visse spørgsmål. Lineofficerer kan henvise nogle problemer eller spørgsmål til et udvalg til rådgivning. Udvalget vil indsamle oplysninger om problemet og anbefale løsning til det samme. Linieofficerer har beføjelser til at acceptere, ændre eller afvise forslag fra rådgivende udvalg. Disse udvalg har ingen ledelsesbeføjelser og kan ikke udøve deres syn på ledere.

3. Linieudvalg:

Der kan være udvalg med ledelsesbeføjelser. I stedet for at give arbejde til en person kan det tildeles en række ledere. De udvalg, der har administrative beføjelser, kaldes linjer eller flertalsudvalg. Linjekomitéer hjælper med at planlægge virksomhedspolitikker og -programmer og organisere indsats ved opfyldelse af disse planer mv. Disse udvalg styrer og styrer også medarbejderaktiviteterne til opnåelse af organisatoriske mål.

Fordele ved udformningsform:

Udvalgets form for organisation har følgende fordele:

1. Samling af udtalelser:

Medlemmerne af udvalgene kommer fra forskellige baggrund og ekspertområder og har forskellige synspunkter og værdier. Når personer med varierede evner sidder sammen og diskuterer et problem, fremhæves forskellige aspekter af sagen, og fordele og ulemper vurderes. Den samlede holdning vil bidrage til at tage et realistisk billede af problemet.

2. Bedre koordinering:

Udvalgets form for organisation bringer mere koordinering mellem forskellige segmenter af organisationen, når repræsentanter for forskellige afdelinger sidder sammen, de forstår og sætter pris på de vanskeligheder, som andre står over for. Denne form for ærlige diskussioner hjælper med at fastsætte målene for forskellige afdelinger, og bedre koordinering opnås gennem denne type beslutningstagning.

3. Balancering af visninger:

Denne type organisation hjælper med at balancere synspunkterne fra forskellige personer. Der er en tendens til at understrege aspekterne af ens egen afdeling ved at ignorere den interafhængige karakter af problemer i forskellige afdelinger. Et udvalg hjælper med at udarbejde en aftalt oversigt over problemet ved at tage hensyn til de forskellige synspunkter, der udtrykkes i sådanne møder.

4. Motivation:

Udvalgene består af ledere såvel som underordnede. Underordnede synspunkter får anerkendelse og betydning. Det giver dem opmuntring og får dem til at føle sig som en integreret del af beslutningsprocessen. Sådanne udvalg øger underordnede moral og motiverer dem til at forbedre deres præstationer.

5. Spredning af magt:

Koncentrationen af ​​magt hos få personer kan føre til misbrug af myndighed og forkerte beslutninger. Ved at udbrede beføjelser blandt udvalgsmedlemmer kan dette problem løses.

6. Bedre godkendelse af beslutninger:

De beslutninger, der træffes af udvalgene, accepteres bedre af underordnede. En persons beslutninger kan være autokratiske, mens udvalgene beslutter sig for et bredere organisationsperspektiv. Da forskellige nuancer af mennesker er repræsenteret i udvalg, er disse beslutninger bedre accepteret.

7. Bedre kommunikation:

Det er et bedre forum for at diskutere spørgsmål af fælles interesse og nå visse konklusioner. Disse beslutninger kan formidles korrekt til underordnede gennem udvalgsmedlemmer. Medlemmerne vil transmittere korrekte og autentiske oplysninger og også formidle baggrunden for at træffe disse beslutninger.

8. Executive Training:

Udvalg er et godt forum for uddannelse af ledere. De lærer værdien af ​​interaktion, gruppedynamik og menneskelige relationer. De udsættes for forskellige synspunkter og lærer kunsten at nå beslutninger og løse organisatoriske problemer.

Svaghed i udvalgets form for organisation:

Denne form for organisation lider af følgende svagheder:

1. Forsinkelse:

Den væsentligste ulempe ved udformning af udvalgsorganer er forsinkelse i at træffe beslutninger. En række personer udtrykker deres synspunkter i møder, og der er meget tid på at nå frem til en beslutning. Fastlæggelsen af ​​udvalgsmøder er også tidskrævende. En dagsorden udstedes, og en bekvemmelighedsdato er fastsat for mødet. Beslutningsprocessen er meget langsom, og mange forretningsmuligheder kan gå tabt på grund af forsinkede beslutninger.

2. Kompromis:

Generelt gøres der en indsats for at nå konsensusbeslutninger. Udtrykket af flertallet er taget som enstemmig beslutning fra udvalget. Mindretals tænkning kan være gyldig, men det må ikke forfølges for udpeget. De kan acceptere mindre end en optimal løsning på grund af frygt for, at hvis deres løsning viser sig forkert, vil de blive skylden for det.

3. Ingen ansvarlighed:

Ingen individuel ansvarlighed skal fastsættes, hvis disse beslutninger er dårlige. Ethvert medlem af udvalget forsøger at forsvare sig ved at sige, at han løser en anden løsning. Hvis ansvarlighed ikke er fastsat, er det organisationens svaghed.

4. Dominering af nogle medlemmer:

Nogle medlemmer forsøger at dominere i udvalgsmøderne. De forsøger at fremhæve deres synspunkt på andre. Aggressiviteten hos nogle medlemmer hjælper dem med at tage flertal med dem, og mindretalsvisning ignoreres. Denne type beslutningstagning er ikke i interesse for organisationen.

5. Forholdet Relationer:

Nogle gange bliver forholdet mellem udvalgsmedlemmer eller med andre anstrengte. Hvis nogle medlemmer tager divergerende stande på visse problemer, kan nogle føle sig fornærmet. Hvis nogle spørgsmål vedrørende andre personer drøftes i et udvalg, og medlemmer, der tager stilling, ikke kan lide af disse personer, kan fornærme dem. Drøftelserne i møderne lækkes normalt til andre medarbejdere. Nogle ubehagelige beslutninger kan ikke lide af dem, der er negativt påvirket. Det påvirker medarbejderforholdet ikke kun på jobbet, men også på personligt plan.

6. Manglende effektivitet:

Udvalgets rolle er ikke effektiv på alle områder. Udvalgene kan være nyttige, når der er tale om klageadgang eller interne personlige afdelinger. Udvalgene er måske ikke effektive, hvor politikker skal udformes, og der kræves hurtige beslutninger. Individuelle initiativer vil være mere effektive i disse tilfælde. Derfor har udvalgene en begrænset rolle at spille.

Retningslinjer for udvalgsmedlemmer:

For at gøre udvalgets arbejde effektivt bør medlemmerne følge disse retningslinjer:

1. Medlemmerne skal sikre, at atmosfæren på møderne er hjertelig og uformel.

2. Medlemmerne skal udtrykke deres synspunkter klart og logisk og lytte til reaktionerne roligt.

3. Uenighed bør ikke ignoreres. De bør ikke kompromittere bare for harmoniens skyld. Kritik bør rettes mod emnerne og ikke på personer.

4. Det skal sikres, at formanden ikke overdrevent dominerer. Hans synspunkter skal også behandles på samme måde som andre. Hans synspunkter skal ikke tages som endelige.

5. Uenigheden i mødet bør ikke tages på personligt plan. Konkurrencens ånd bør undgås, og samarbejdet bør styrkes.

Alle disse retningslinjer vil ikke blot udglatte arbejdsudvalgene, men også gøre dem til et effektivt instrument for organisationen.