Balance: Arrangement af aktiver og forpligtelser
En undersøgelse af de store konti, der er udarbejdet til ovenstående illustration, viser, at følgende konti stadig viser en vis balance (mens andre konti er blevet lukket ved overførsel enten til handelskontoen eller til resultatopgørelsen):
Regnskaberne afslører enten, hvad C. Wanchoo besidder eller hvad han skylder 31. marts 2012. Hans besiddelser består af Cash in Hand, Cash at Bank, Maskiner, Møbler og Fittings og summen skyldige af kunder, dvs. Diverse Debitorer (alle debetbeløb ). Han skylder Rs. 37.000 til diverse kreditorer (kreditbalance). Desuden er hans egen investering i virksomheden Rs. 1, 63, 000 (kapitalkonto, kreditbalance). Man kan sige, at hans forretning skylder dette beløb til ham.
Stillingen kan opsummeres på følgende måde:
Som overskriften viser, kaldes opgørelsen "Balance Sheet". Den opsummerer på den ene side - højre side - virksomhedernes aktiver og, på venstre side, virksomhedens forpligtelser, herunder hvad virksomheden skylder indehaveren, dvs. kapital. Balancen er derfor defineret er en erklæring, der opsummerer en virksomheds finansielle stilling på en given dato.
Som den studerende skal have observeret, er tallene taget fra prøvebalancen som tilpasset af handelskontoen og resultatopgørelsen. Disse to konti indbyrdes viser det overskud (eller tab), der naturligvis tilføjes til (eller i tilfælde af tab, der trækkes fra) hans kapital.
Et par punkter skal noteres om en balance. Den første er, at den er forberedt som på en bestemt dato og ikke for en periode. Balancen er kun gyldig på den pågældende dato og ikke på nogen anden dag. Selv en enkelt transaktion vil ændre en balance. I ovenstående tilfælde kan f.eks. Den 1. april 2012 dele af lagerbeholdningen sælges. Dette vil betyde, at beholdningen vil være mindre, skyldnere eller kontanter vil være mere, og kapitalen vil blive påvirket af overskud eller tab på transaktionen.
Det andet punkt er, at summen af alle aktiver skal være lig med summen af alle forpligtelser (inklusive kapital). Da kapital ikke er andet end forskel mellem aktiver og passiver til udenforstående, er det let at forstå, hvorfor de to sider i balancen skulle være enige. Normalt bestemmer man dog ikke kapital ved at fratrække passiver fra de samlede aktiver.
Den ene bruger figuren, som hovedkontoen giver. Det er derfor en test af nøjagtighed, at de to sider i balancen efter aftale med balancen på kapitalkontoen skal være enige. Dette følger også af princippet om dobbelt indgang.
Det tredje punkt at bemærke er, at en balance kun kan udarbejdes, efter at handelskonto og resultatopgørelse er udarbejdet. Dette er grunden til, at begrebet "Slutkonti" anvendes samlet på Handelskontoen, Resultatopgørelsen og Balancen. Men balancen er ikke en konto, og den har ikke "Dr." og "Cr." Sider.
Alle de konti, der ikke er blevet lukket ved overførsel til enten Handelskontoen eller Resultatopgørelsen, skal fremgå af balancen. Ellers vil de to sider af balancen ikke blive enige, og det vil ikke afspejle virksomhedens korrekte finansielle stilling.
Ordning af aktiver og forpligtelser:
Aktiver kan sættes i balancen på to måder - enten i likviditetsrækkefølgen (det vil sige i den grad af lethed, som de kan omregnes til kontanter) eller i permanentets rækkefølge dvs., i rækkefølgen af ønsket om at holde dem i brug).
Forskellige aktiver grupperet i de to ordrer vises som følger:
