Sikkerhedssystem i et kontor

Denne artikel giver et tæt billede af sikkerhedssystemet på et kontor.

Betydning af sikkerhed for et kontor:

Sikkerhed betyder beskyttelse givet til nogle identificerbare, håndgribelige genstande eller en krop. Denne beskyttelse er givet for at forhindre kroppens genstand fra sabotage eller spionage.

Sikkerhed bliver et vigtigt aspekt af ledelsen på grund af:

1. Sårbarheden af ​​de ubudne på kontoret og

2. Med fremkomsten af ​​ny teknologi og installation af disse nye teknologiske instrumenter på kontoret vokser fristelsen for industrispionage for nye produktdesign.

Sikkerhedsprincip:

Sikkerheden har to typer af intervaller, og planlægningen afhænger også af disse to typer af intervaller.

Der er principper, som styrer begge typer principper, men de fælles principper er:

1. Tilsynsprincippet:

Tilsyn er nødvendigt for at kontrollere den korrekte udførelse af sikkerhedsopgaven. Dagligt tilsyn skal gøres for at kontrollere normaliteten af ​​de ting, der går videre til udførelsen af ​​organisationsjob på daglig basis.

2. Sikkerhedsomkostninger:

Den nødvendige sikkerhed er et must dog; kontrol af omkostningerne er en vigtig faktor. For lidt en pris på sikkerheden hæmmer den interne beskyttelse af kontoret, og for høj en pris er heller ikke tilrådeligt. Kontoret bør tage en langsigtet og kortsigtet planlægning af sikkerheden, inden der træffes afgørelse om omkostningerne.

3. Metode og kommunikationsmåder:

Uanset hvad der er sikkerhedssystemet, bør det ikke hæmme stilen og kommunikationsmåderne mellem medarbejderne i organisationen. Kommunikation som et link til sikkerhedssystemet og en god kommunikation af ethvert kontorsystem spænder også for sikkerheden.

4. Enkel sikkerhedspraksis:

Det er vigtigt og nødvendigt for hvert kontor at få medarbejderne til at forstå om vigtigheden af ​​sikkerhed. Princippet og den form for sikkerhed, der er udformet til kontorets personale, skal være enkel og fleksibel, så hver medarbejder skal forstå det samme og selv overholde det. Behovet for sikkerheden afhænger af kontorets enkelhed eller kompleksitet, men implementeringen afhænger af brugen af ​​det samme afhængigt af virksomhedens karakter.

5. Tilstrækkelig og uopsættelig:

Sikkerheden afhænger af hastigheden og tilstrækkeligheden. Uanset hvilken form for sikkerhed der skal gennemføres, skal man tage hensyn til den afdeling, som sikkerhedssystemet er brug for, og den person, for hvem det er nødvendigt.

Planlægning af sikkerheden:

Ligesom ethvert andet nyt koncept eller en ny ting, der skal implementeres på et kontor, skal der laves en sikkerhedsplanlægning, inden de implementeres i sikkerhedsvirksomheden. Ingen kan stoppe tyven eller udefrakommende ind på kontoret, men et skridt kan definitivt laves for at tjekke den nye aktør på kontoret. Det er her, at en omhyggelig sikkerhedsplan forsøger at minimere risikoen og endda fjerne dem.

1. Rekruttering af medarbejdere:

Medarbejdere kan rekrutteres i organisationen for at kigge på sikkerhedssystemet, eller udenfor agenturet kan kontaktes for at have deres uddannede personale til sikkerhed.

2. Udformning af udvalg:

Det foreslås at danne et udvalg med kontorchefen selv en del af det samme. Afdelingscheferne kan om nødvendigt indføres i systemet. Dette udvalgs opgave kunne være at danne et sikkerhedssystem, der holder øje med organisationens krav, fastsætter individets autoritet og repræsentation til formålet og studerer også problemerne.

3. Systemkommunikation:

Udvalget, der formulerer sikkerhedsplanen, bør kommunikere systemet, der er udformet til hvert medlem af organisationen for at søge deres godkendelse og eventuelle forslag.

4. Søger information og udtalelser, hvis nogen:

Udvalget bør søge oplysninger om en korrekt udformet form ud fra sikkerhedens krav til forskellige formål i forskellige afdelinger.

5. Formulering af sikkerhedsplan eller system:

En plan for sikkerhed skal udarbejdes på baggrund af informationen og behovet for organisationen.

6. Formulering af systemet:

Et system, som skal være baseret på modtagelsen af ​​reaktion og forslag, skal formuleres, hvilket giver detaljer som hvordan hele sikkerhed er integreret i organisationens struktur, hvordan systemet skal genoplives, og hvordan det skal integreres ind i layoutet osv.

Øvelse af sikkerheden:

Følgende punkter er værd at bemærke med hensyn til sikkerhedssystemet, når det tages i brug:

1. Brug af et advarselssystem:

Man bør altid bruge eller have et bip lys eller alarmsystem for sikkerhed. Når der er fare, skal alarmens bell ringe blinke en meddelelse om nogle problemer med at gå i systemet.

2. Identifikation ved indrejse:

Passere skal overleveres til de mennesker, der kommer ind på kontoret. Når de er færdige med deres arbejde, skal de få kontrolleret deres passeringer og underskrives af de myndigheder, de møder på kontoret, og det samme til sikkerheden, når de endelig forlader kontorforbindelsen. Identifikationspas skal udstedes til enhver medarbejder for korrekt identifikation. Dette er en nødvendig perquisite for ethvert kontor.

3. Kontantafdelingens sikre placering:

Det er en almindelig vane for enhver indbydende, der kommer ind på kontoret med en mollified intention, at angribe kontanterafdelingen først og forkæle med støvet. Kontantafdelingen skal være placeret i en meget sikker del af bygningen, og adgangen til denne del af bygningen skal begrænses.

Hvor det ikke er muligt at beskytte kontanteafdelingen, bør en barrikade være parat til at lægge kasserer og kontanter i barrikaden for kontantafdelingens normale funktion.

Uddannelse og disciplin i sikkerhed:

Der kræves ikke en meget indfødt eller teknisk metode til opretholdelse af korrekt sikkerhedssystem på kontoret. Hver medarbejder skal gøres for at forstå vigtigheden af ​​behovet for sikkerheden, og de skal trænes i overensstemmelse hermed.

Et par punkter bør noteres:

1. Enhver medarbejder skal fortælle om ikke at tale mere om organisationen eller for sin afdeling, om de aktiviteter, der kører i afdelingen. Hvis en medarbejder ikke accepterer dette, skal afdelingen og organisationen tage et seriøst billede af medarbejderens aktivitet.

2. Under frokosten, kaffe eller tepause, skal hver medarbejder lægge alle sine filer, papirer, papirvarer mv i skuffen og låse dem ordentligt, i stedet for at forlade stedet loslittet og efterlade alt på bordet og derved give andre en chance for at manipulere med kontorrekord.

3. Besøgende mekanikere og ingeniører kan være i fare for sikkerheden, da de har fri adgang til de fleste af de afdelinger, hvor kontormaskinerne bevares, og de kan komme på tværs af værdifulde fortrolige oplysninger.

4. Kontorets dokumenter skal være behørigt klassificeret, og adgangen til dem er begrænset.

5. Fortrolige papirer, der håndteres af kontorets øverste chef og det fortrolige arbejde, bør kun håndteres af de sikkerhedsansvarlige faste arbejdstagere på kontoret.

6. Alle papirer, der er af mindre betydning, skal destrueres af kontoret. Alvorlige lækager finder sted enten i fotokopi sektionen eller i duplikationsmaskinen sektionen. Al forkælet kopi skal destrueres.

Computersikkerhed:

Computere er begyndt at få en vis popularitet i vores land, da de fleste store organisationer har begyndt at bruge dem. I de industrielle avancerede lande lægges stor vægt på computersikkerhed, da computerens databehandling er sårbar for dem, der ønsker at manipulere eller ødelægge computeren. I de kommende år kan det centrale computerrum være målet for al sikkerhed i forbindelse med organisationen.

Brud på computerens sikkerhed:

Der er to grunde til brud på computerens sikkerhed:

1. Eksterne årsag:

Eksterne årsager kan skyldes naturkatastrofe.

2. indre årsag:

Intern årsag skyldes uagtsomheden af ​​medarbejderen, den strafferetlige hensigt af medarbejderen eller på grund af manglende medarbejder til at arbejde ordentligt med computeren. Naturfarer kan skyldes brand, vand eller oversvømmelse. Brand er hovedårsagen.

For at forhindre brand skal man tage højde for, at ingen cigaretter eller bidis er tændt eller blæst i computerrummet. Ingen brandfarlig genstand bør opbevares i computerrummet. Også alle skal fjerne deres sko før de kommer ind i computerrummet.

I computerrummet skal der i videst muligt omfang have en række ildslukkere. Også filer mv. På kontoret bør ikke opbevares enten i computerrummet eller i et hvilket som helst sted, der støder op til computerrummet, så det ikke er muligt at få ild.