Rolle af PR og offentlighed som kommunikationsværktøjer til en organisation

Rolle med PR og offentlighed som kommunikationsværktøjer til en organisation!

PR (PR), et meget alsidigt kommunikationsværktøj og bruges i dag af stort set alle typer organisationer, om det er en velgørenhed, et politisk parti eller et kommercielt firma.

Det handler om strategisk informationsstyring for at sikre, at virksomheden opnår specifikke kommunikationsmål. Det er ikke altid tilfældet, at positiv reklame er resultatet af et formelt administreret PR-program, fordi det ofte er umuligt at opnå et positivt resultat.

Ofte bruges PR til at afbøde eller reducere virkningerne af ugunstig reklame, og det er et vigtigt og meget fleksibelt marketingkommunikationselement. Det kan bruges både inden for og uden for organisationen, selvom mange føler, at det er et eksternt markedsføringsredskab, hvor firmaet forsøger at kommunikere med en række eksterne offentligheder for at skabe et positivt indtryk i folks sind.

Men vi bør også anerkende dens enorme værdi som et internt kommunikationsværktøj til markedsføring. Effektiv intern markedsføring, dvs. skabe den rigtige ånd i virksomheder og overtale alle medarbejdere til at trække i samme retning med hensyn til marketingindsats, er en afgørende forudsætning for en vellykket ekstern markedsføring.

Dette er især vigtigt for markedsføringspolitikker baseret på begreberne langsigtet relationsmarkedsføring. PR har en central rolle i at bidrage til at skabe en effektiv intern marketingkultur inden for virksomheden. I den forstand har der i de seneste år været en realisering af dens betydning som et strategisk internt kommunikationsværktøj samt et eksternt værktøj.

PR har en særlig afgørende rolle i forvaltningen af ​​negativ offentliggørelse som følge af uønskede hændelser eller krisestyringsscenarier. Hvor der er sket en krise, især hvor folk er blevet såret eller tabt deres liv, er det ofte tilfældet med skadebegrænsning, der stilles en retfærdig og afbalanceret redegørelse for begivenheder frem til offentligheden og minimerer krisens skadelige virkninger for organisationen involveret eller ansvarlig.

Publics:

For at forstå, hvad Public Relations er, lad os først se, hvad der betyder Offentlig. Offentlig er enhver gruppe, der har en reel eller potentiel interesse for eller indvirkning på virksomhedens evne til at nå sine mål. Derfor involverer PR med en række programmer, der er designet til at fremme eller beskytte virksomhedens image eller dets individuelle produkter.

Ideen om offentligheden er centralt for kunstforvaltningen af ​​PR. PR-eksperten skal forvalte offentligheden fra begivenheder, der vedrører enhver offentlighed, som organisationen har kontakt med. Dette skyldes, at for at eksistere, lykkes og overlever en organisation afhænger af mange enkeltpersoner og grupper af mennesker.

Selv i distributionen af ​​produkter skal en fabrikant kommunikere med sælgerne, udleveringspersonale, servicepersonale, grossister, postordreshuse, agenter, importører, eksportører, oversøiske agenter og mange forskellige slags detailhandler, herunder kædeforretninger, kooperativer, stormagasiner og mindre uafhængige ejede butikker.

Der er mange andre mennesker eller grupper, der kan påvirke en virksomheds succes eller fiasko. Disse omfatter printere, emballagefabrikanter, transportfirmaer, medieejere og reklamebureauer. Til disse kan vi tilføje andre som journalister, der kan skrive om produkter eller firmaer, tv-producenter af forbrugs-programmer og tekniske programmer.

Erhvervsanalytikere, faglige organer, fagforeninger, offentlige myndigheder og andre organisationer er også vigtige offentligheder. PR omfatter alle forsøg fra en virksomhed til at foregribe, spore, gennemgå og muligvis påvirke eller kontrollere typen af ​​reklame, direkte eller indirekte, til forskellige dele af offentligheden.

Herved håber firmaet at kunne skabe og opretholde et positivt corporate image. Faktisk er strategisk ledelse af reklame gennem brug af PR ofte omtalt som virksomhedskommunikation. PR er interesseret i at kommunikere til en bred vifte af publikum og ikke blot til de umiddelbare kunder.

De 8 grundlæggende publics for PR er:

jeg. Samfundet som helhed

ii. medarbejdere

iii. Kunder - fortid, nutid og fremtid

iv. Leverandører af råvarer og tjenesteydelser, bortset fra finansielle

v. pengemarkedet

vi. Distributører

vii. Potentielle medarbejdere

viii. Udtalelse ledere

Definere PR:

Opgaven med at definere PR's præcise karakter er vanskelig. Hele et stort antal definitioner er tilgængelige i lærebøgerne og andre steder, der hver især fokuserer på en lidt anden facet og hver forsøger at producere en simpel, til punkt og præcis definition. Problemet med at udlede en enkelt acceptabel definition skyldes erhvervets kompleksitet og mangfoldighed. Institut for PR (IPR) i Det Forenede Kongerige udtaler:

"PR praksis er den bevidste, planlagte og vedvarende indsats for at etablere og opretholde goodwill og gensidig forståelse mellem en organisation og dens offentligheder."

PR indebærer opbygning af gode relationer til virksomhedens forskellige offentlige publikationer ved at opnå gunstig reklame, udformning af programmer til fremme og / eller beskyttelse af virksomhedens image eller produkternes produkter, herunder produktlitteratur, udstillinger og artikler om organisationers produkter i professionel eller internt nyhedsbreve og håndtering eller overskrift af ugunstige rygter, historier og begivenheder.

Karakteristika er:

jeg. Høj troværdighed.

Nyhedshistorier og funktioner er mere autentiske og troværdige for læsere end annoncer.

ii. dramatisering:

PR har potentiale til at dramatisere et firma eller et produkt.

iii. Evne til at fange specifikke købere:

PR kan nå til de udsigter, der foretrækker at undgå salgsfolk eller ikke mærke annoncer omhyggeligt.

En PR-strategi skal derfor baseres på beslutninger i strømmende 3 områder:

jeg. Omfanget og hyppigheden af ​​kommunikationen med den pågældende offentlighed

ii. Graden af ​​betydning knyttet til kommunikationen med hensyn til deres evne til at skade eller hjælpe organisationen

iii. Effektiviteten af ​​disse kommunikationer med at nå målene

3 hovedtyper af offentligheden omhandlet i definitionen er:

jeg. Interne publikationer:

De omfatter alle dem, der tilhører virksomheden, for eksempel medarbejdere.

ii. Eksterne offentligheder:

Disse omfatter dem, der allerede køber en virksomheds produkter (f.eks. Nuværende kunder), dem der måske køber i fremtiden (fx udsigter), og dem, der kan ændre de retlige rammer, som organisationen i øjeblikket driver (f.eks. Lovgivere).

iii. Mellemmedier:

De er de mennesker, der er ansvarlige for at præsentere og fortolke information til eksterne offentligheder. De omfatter dem, der arbejder i medierne (fx journalister) og i andre informationer, der behandler roller i samfundet (fx lærere). Sådanne mennesker vil være grimløse ved et forsøg på at manipulere dem. Derfor er det nødvendigt at udvikle relationer med formidlere på lang sigt og med integritet, hvis de skal lykkes.

Hovedaspektet af ovenstående definition er, at PR-praksis skal være målrettet, planlagt og vedvarende. Det skal ikke være tilfældigt og gensidig forståelse er nødvendig for at sikre, at e-kommunikation mellem organisationen og dens offentlighed er klar, dvs. modtageren opfatter samme betydning som afsenderen har til hensigt. Som vi siger er der mere uddybede definitioner, men denne tjener vores formål.

De 10 forskelle mellem reklame og PR er:

TABEL 23.2: Forskellene mellem reklame og PR

Der er normalt 2 hovedmål for PR at opnå for en organisation, som er:

jeg. At skabe høj bevidsthed om en organisation og dens produkter blandt nuværende og fremtidige kunder

ii. At skabe et godt omdømme og et højt niveau af goodwill for en organisation og dets produkter og aktiviteter blandt sine forskellige offentligheder

For at nå de ovennævnte mål udfører PR 5 funktioner

jeg. Presseforbindelser:

Det indebærer at præsentere nyheder og information om organisationen i det mest positive lys

ii. Produkt reklame:

Det sponsorerer indsatsen for at offentliggøre specifikke produkter

iii. Virksomhedskommunikation:

Dette fremmer forståelsen af ​​organisationen gennem ekstern og intern kommunikation

iv. Lobbyisme:

Dette handler om lovgivere og embedsmænd for at fremme eller besejre lovgivning og regulering Good PR-virksomheder, der specialiserer sig i krisestyring, opretholder meget tætte forbindelser med de beføjelser, der er. I tilfælde af Microsoft var lobbyvirksomhed afgørende for at forsinke antitrustproceduren

v. Rådgivning:

Rådgivning om ledelse om offentlige spørgsmål og virksomhedsstillinger og image, os holdning omfatter rådgivning i tilfælde af et produkt uheld.

Således er det offentlige forhold en af ​​de mest effektive salgsfremmende teknikker og er en respekteret på grund af tredjeparts påtegning og for at være ikke-betalt. Det er et af de mest væsentlige aspekter, som fører til en effektiv markedsføring.

Kommunikation og PR:

Fordi forskellige offentligheder ikke betragter PR som en betalt form for kommunikation, har den en tendens til at have større kildes troværdighed end almindeligt betalt for reklame. Det skyldes, at opskrivningerne i presse- eller forretningsjournalen, tv- eller radioprogram mv. Betragtes som udspringer af en uafhængig tredjepart frem for en købt kommunikationskonsulent. PR betales ikke i ordets direkte betydning, i modsætning til reklame, selvom marketingfirmaet skal betale gebyrer, hvis det anvender et PR-firma eller en løn, hvis de har en intern PR-ekspert.

Det siges ofte, at mærket med god PR er, at meddelelsens modtager ikke er klar over, at den er blevet brugt; det er meningen at være usynligt. Hvis det er klart for alle, at meddelelsen er blevet konstrueret, mister den meget af den ønskede virkning. Kommunikation er centralt for PR, og dens rolle er at skabe et dyadisk forhold eller tovejskommunikation for at hjælpe med at løse interessekonflikter ved at søge fælles grund eller områder af fælles interesse.

Hvis vi accepterer at dette er PR's vigtigste rolle, må vi også acceptere en yderligere konklusion. Det eksisterer, uanset om det er implicit eller eksplicit, om en organisation kan lide det eller ej. Bare ved at udføre sin daglige virksomhed formidler en organisation visse meddelelser til dem, der af en eller anden grund interagerer med virksomheden, hvem der danner et syn på det og dets forretningsaktiviteter. Behovet for PR er at styre organisationens adfærd og de meddelelser, der følger af en sådan adfærd for at skabe et positivt corporate image.

At opnå markedsføringsorientering gennem PR:

I marketing litteratur er der meget om, hvordan det er vigtigt for en organisation at blive markedsorienteret, kundefokuseret og vedtage marketingkonceptet. For at en virksomhed skal være virkelig marketingorienteret, skal alt personale, der arbejder for det, være det. Der er et ordsprog tilpasset den buddhistiske filosofi, der siger. "For en skov skal være grøn, skal hvert træ være grønt."

Dette princip gælder også for markedsføringsorientering af firmaet, for det kommer fra tankerne hos de mennesker, der udgør organisationen. Men hvordan opnår den øverste ledelse denne holdningsændring og skaber den rette kundeorienterede ånd inden for deres organisation? Intern PR alene kan ikke opnå dette, men det kan helt sikkert yde et væsentligt bidrag.

Virksomhedsidentitet:

Idéen om virksomhedens identitet eller personlighed eller billede er tæt forbundet med PR, da aktiviteter skal udføres inden for rammerne af et specifikt og aftalt corporate image. Dette billede eller personlighed skal udvikles for at afspejle toppledelsens stil, da de styrer firmaets planer og forretningsaktiviteter.

En corporate personlighed er et aktiv, hvis det forvaltes korrekt og konsekvent, men det kan ikke tages for givet, at alle ledere vil overveje rollen som virksomhedernes personlighed, når de træffer beslutninger. Derfor skal PR-eksperten placeres således, at han eller hun er opmærksom på alle spørgsmål, politikker, holdninger og meninger, der findes inden for organisationen, der har indflydelse på, hvordan det ses af offentligheden.

Medier anvendt i PR:

De forskellige kommunikative medier, der anvendes til PR-aktivitet, omfatter:

jeg. Pressemeddelelser:

Dette er udsagn om nyheder, udtalelser og baggrundsoplysninger om emner (f.eks. Ny produktlancering), som en organisation ønsker at se i nyhedsmedierne

ii. Nyhedsbreve og tidsskrifter:

Disse er publikationer produceret på vegne af organisationer, der indeholder materiale, der er gunstige og / eller komplementære til organisationens aktiviteter;

iii. Corporate gaver:

Disse elementer, som indeholder kalendere, dagbøger, padseklodser mv., Kan bruges til at fremme organisationens corporate identity ved at styrke anerkendelsen af ​​et logo, organisationsnavn eller kampagneslagord

iv. Udstillinger:

Mens nogle organisationer finder. Det er umagen værd at opretholde permanente displays, der fremmer et positivt billede af organisationen (selv opladning for optagelse i nogle tilfælde). De fleste udstillinger er midlertidige og / eller mobile (fx støtte lanceringen af ​​produkter på et messe)

v. Video- og audiovisuelle præsentationer:

Disse bruges især til forhandlere, distributører og opinionsformere

vi. Uddannelsespublikationer:

Oplysninger præsenteret upartisk kan vise sig at være fremragende PR for en organisation (fx В-skole undersøgelser af forskellige magasiner kan bruges af administrationsinstitutter)

vii. Sponsorering:

PR hjælper med at sponsorere tv-programmer og begivenheder, der sigter mod at skabe goodwill ved at støtte en "god sag" (f.eks. Manikchand Film prisuddelinger eller Pepsi cricket cup)

Den fejlagtige tro på, at PR udgør "gratis reklame" for en organisation, kan diskonteres ved at koste nogle af medierne, som er anført ovenfor. Det er ikke længere nødvendigvis sandt, at når en organisationsskabet historie fremkommer i presse- eller udsendemedierne, vil den gøre det gratis. nogle publikationer forventer nu, at en organisation vil tage reklameplads til gengæld for at præsentere en pressemeddelelse.

Trykt kommunikation omfatter brugen af ​​direct mail som en leveringsmekanisme, som er et fleksibelt og fleksibelt medium og passer til en række anvendelser, som omfatter direkte markedsføring, generel reklame og PR. Direkte mail kan bruges til at sende kopier af pressemeddelelser til målrettede målgrupper og kan bruges til at cirkulere boligblade eller nyhedsbreve til medarbejdere, kunder, distributører, agenter og andre interesserede parter. Dette medium bruges også til at sende detaljer og invitationer til sponsorerede arrangementer, udstillinger, konferencer, demonstrationer, filmshows, etc. Invitationer er en form for PR, ligesom de begivenheder, som invitationerne vedrører.

Litteratur kan fordelagtigt distribueres til besøgende, kunder, forhandlere og medlemmer af lokalsamfundet, mens uddelinger og pressesæt anvendes til konferencer. PR-aktiviteter af denne art kan inspirere tillid og tillid til en virksomhed. Udskrevet litteratur leveret i form af direct mail bruges ofte til at målrette trykte meddelelser til det ønskede publikum og kan bestå af foldere, mapper, hæfter, bøger og andre medier, herunder vægkort, dagbøger, postkort og billeder. PR litteratur er ofte pædagogisk, det har tendens til at være i form af information, der fortæller en historie, snarere end at forsøge at overtale eller sælge noget.

Pressemeddelelsen anses ofte som den mest effektive form for PR inden for branchen. To vigtige aspekter er timing og distribution, valg af passende tid til at frigive nyheder og sikre, at den når det rette publikum. Pressrelationernes rolle er at opnå maksimal offentliggørelse eller udsendelse af PR-information gennem aviser, magasiner, radio og tv for at opnå specifikke PR-mål med klart definerede målgrupper. Den fælles metode til at opnå dette er en pressemeddelelse sendt til relevante journalister.

Visuel kommunikation omfatter fotografering, som kan have en påvirkning og appel, der ikke er tilgængelig i trykte medier, såsom magasiner eller aviser. Når et publikum faktisk ser fotografiske beviser for en begivenhed, giver det yderligere troværdighed til PR-rapporten, da det giver ekstra bevis i modtagerens sind at det, der er blevet rapporteret, er ægte. Fotografier bruges ofte med en pressemeddelelse, den ene form for PR-sikkerhedskopiering og forstærkning af den anden. Fjernsyn er et medium med høj visuel indvirkning. Ikke kun kan PR-meddelelser forklares verbalt på tv-programmer, men produkter kan også vises på programmet. Til tider bliver dækning af virksomhedens deltagelse i en sponsoreret begivenhed eller en anden organiseret PR-begivenhed screenet på tv-programmer.

Stigningen i sponsorerede begivenheder fra kommercielle firmaer både inden for sport og kunst har steget betydeligt i løbet af de sidste par år, og det er nu en rutinemæssig type programmering, når man rapporterer begivenheder som cricket match eller kunstudstilling (for nylig en Mumbai-baseret forretningsmand Guru Sribastav betalte 101 crores til 100 malerier af MF Hossain; pengene vil blive brugt i velgørenhed).

Der er en stigende efterspørgsel efter virksomhedens personligheder at komme frem på fjernsynsprogrammer og også at give interviews på radioen, især lokalradio. Der har også været en betydelig vækst i interesse for alle emner, der beskæftiger sig med erhvervslivet, økonomi og ledelse generelt. Dette giver virksomhederne mulighed for at udnytte PR mulighederne fra dette populære, meget visuelle og mere effektive medium.

Personlige former for kommunikation er måske den mest effektive og mest overbevisende metode til at levere en besked. Meddelelsen forstærkes af styrken og troværdigheden af ​​kommunikatørens personlighed og omdømme, der kan tilpasse både indhold og leveringsstil til reaktionerne fra hans eller hendes publikum.

En professionel taler kan gøre meget for at forbedre billedet af en virksomhed, især på pressekonferencer og på fjernsyns- og radioprogrammer. PR-officerens rolle er ikke i det væsentlige at udse selve programmet, men at styre begivenheder, så en passende repræsentant for firmaet kan kommunikere til den rigtige målgruppe og levere den korrekte besked.

Marketing Public Relations (MPR):

MPR er den nye trend i PR verden. MPR går ud over simpel reklame og betaler en vigtig rolle i følgende opgaver:

jeg. Hjælpe med lanceringen af ​​nye produkter

ii. Hjælpe med at omplacere et modent produkt

iii. Opbygge interesse for en produktkategori

iv. Påvirker specifikke målgrupper

v. forsvare produkter, der har været udsat for PR

vi. Opbygge virksomhedens image på en måde, der afspejler fordelene på sine produkter

MPR kan bidrage til følgende mål:

jeg. Byg bevidsthed

ii. Byg troværdighed

iii. Stimulere salgsstyrken og forhandlerne

iv. Hold ned salgsfremmende omkostninger

De vigtigste værktøjer i MPR er:

jeg. Publikationer:

Virksomheder er afhængige af udgivne materialer for at nå og påvirke deres målmarkeder. Disse omfatter årsrapporter, brochurer, artikler, nyhedsbreve, blade og audiovisuelle medier

ii. Begivenheder:

Virksomheder kan henlede opmærksomheden på nye produkter eller andre virksomhedsaktiviteter ved at arrangere særlige arrangementer som nyheder konferencer, seminarer, udstillinger, konkurrencer, jubilæer, sponsorering i sport og kulturelle arrangementer

iii. Nyheder:

Opret gunstige nye s om virksomheden, dets produkter og mennesker. Nyhedsgenerering kræver færdigheder i at udvikle et historisk koncept, undersøge det og skrive en pressemeddelelse.

iv. taler:

Talerne til formand eller administrerende direktør for anerkendt selskab på deres ordinære generalforsamlinger (AGM) er et af de udbredte værktøjer. Det mest fremtrædende eksempel er ITC og HLL.

v. Offentlige serviceaktiviteter:

Virksomheder kan opbygge goodwill ved at bidrage med penge og tid til gode årsager

vi. Årsag til relateret markedsføring:

Det behandler dagens sociale spørgsmål ved at levere ressourcer og midler, samtidig med at man fokuserer på markedsføringsmålene for virksomheden.

vii. Identitetsmedier:

Virksomheder har brug for en visuel identitet, som offentligheden straks genkender. Den visuelle identitet bæres af firmaets logoer, brevpapir, brochurer, tegn, forretningskilder, visitkort, bygninger, uniformer og kleskoder.

PR og direkte respons markedsføring kan arbejde sammen for at nå specifikke markedsføringsmål, som er:

jeg. Opbyg markedspladsen spænding før medierne reklame pauser

ii. Byg en kerneforbrugerbase

iii. Opbyg et et-til-et-forhold til forbrugerne

iv. Slå tilfredse kunder til advokater

v. påvirke den indflydelsesrige

Evaluering af resultater:

De 3 mest anvendte foranstaltninger af MPR-effektivitet er:

jeg. Antallet af eksponeringer, der bæres af medierne:

Publicist forsyner klienten med en udklipningsbog, der viser alle medier, der bærede nyheder om produktet sammen med en resuméerklæring. Denne foranstaltning er ikke særlig effektiv, da den ikke indeholder nogen angivelse af, hvor mange mennesker rent faktisk har læst, hørt eller tilbagekaldt meddelelsen og på hvilken måde de har tænkt over det. Den indeholder heller ikke oplysninger om netforbundet nået som publikationer overlapper i læseren. Men publicistens mål er rækkevidde og ikke frekvens, og derfor må antallet af uduplikerede engagementer måles.

ii. Bevidsthed, forståelse eller holdningsændring:

Har udgivelsen skabt bevidsthed eller indflydelse på målgruppen? Man må kontrollere, om der er sket en holdningsændring blandt offentligheden eller ej. Når bevidstheden er oprettet, vil holdninger kun ændre sig, når publikum vil kunne forstå pressemeddelelsen. Hvis alt sker som forventet, er dette et bedre mål end det foregående.

iii. Bidrag til salg og overskud:

Endelig forsøger den sidste måling af MPR-effektivitet at se det direkte bidrag til virksomheden med hensyn til salg og dermed overskud. Dette er den bedste blandt de tre, fordi uanset at være den salgsfremmende øvelse for markedsføring det ultimative mål er kundetilfredshed og dermed langsigtet overskud gennem salgsstigning. Så denne mål påvirker tyrens øje med at måle effektiviteten.