Prestationsplanlægning: Betydning, brug og proces
Efter at have læst denne artikel vil du lære om: - 1. Betydning af præstationsplanlægning 2. Behov for præstationsplanlægning 3. Hvilken ydeevne skal planlægges ? 4. Planlægning af individuelle resultater 5. KPA'er og Performance Planning.
Betydning af præstationsplanlægning:
Prestationsplanlægning er det første trin i performance management. Prestationsplanlægning er processen med at bestemme, hvad og hvordan et job skal udføres på en sådan måde, at både medarbejderen og hans overordnede forstår, hvad der forventes af medarbejderen og hvordan succes er defineret og målt.
Prestationsplanlægning for en medarbejder stammer fra organisatoriske eller enhedsmål og gennemføres i fællesskab af medarbejderen og hans overordnede.
Præstationsplanlægningsprocessen foregår på følgende måde:
1. I samråd med overordnet formulerer medarbejderen sine jobmål med henblik på at overholde de organisatoriske / enhedsmål. Et mål er en hensigtserklæring og angiver, hvad den overordnede forventer af medarbejderen at udføre, hvor godt og hvornår.
Mål er redskaberne til at hjælpe medarbejderen med at forstå det centrale resultat, som han forventes i løbet af en periode, generelt på årsbasis. For at være operationelle skal målene være resultatorienterede, specifikke, målbare og tidsbundne.
2. Under præstationsplanlægningen diskuteres hvert mål og dets bidrag til organisatoriske mål, og det bestemmes også, hvordan opfyldelsen af hvert mål vil blive målt.
3. I lyset af de angivne mål udarbejdes enhver udviklingsaktivitet, der kræves af medarbejderen. Udviklingsaktiviteter er dem, der er relevante for at forbedre medarbejderens nuværende færdigheder eller forberede ham på nye ansvarsområder.
4. Når en præstationsplan er etableret, er det medarbejderens ansvar at udføre de mål og andre ansvarsområder, der er angivet i planen. Overordnet arbejder med medarbejderen i hele planperioden for at hjælpe medarbejderen til at lykkes ved at coaching og rådgive ham om hans præstationer.
Behov for præstationsplanlægning:
Prestationsplanlægning er det første trin i performance management. Prestationsplanlægning er processen med at bestemme, hvad og hvordan et job skal udføres på en sådan måde, at både medarbejderen og hans overordnede forstår, hvad der forventes af medarbejderen og hvordan succes er defineret og målt. Prestationsplanlægning for en medarbejder stammer fra organisatoriske eller enhedsmål og gennemføres i fællesskab af medarbejderen og hans overordnede.
Præstationsplanlægning er en enkel måde at sikre, at medarbejderen giver kvalitetsindsats, der sikrer, at den forventede produktion forventes af ham. Planlægning giver retning for retning og sikrer god økonomi for virksomheden. Derudover rammer det individets bidrag og øger sit selvværd.
Hvis præstation skal planlægges?
Det er normalt sagt, at en persons præstation ikke kan planlægges, og det er afdelingen eller organisationens præstationer, som kan kortlægges. Men jeg tror, at det er let at planlægge for en person snarere end for organisationen. Individuel præstationer er udsat for få usikkerheder end en organisations.
Organisatoriske usikkerheder er den kombination af usikkerheder, som hver medarbejder står overfor. Disse usikkerheder stammer fra det ydre miljø såvel som det indre miljø.
Organisatoriske mål, virksomhedsplaner, missionerklæringer, årlige driftsplaner, budgetopgørelser og udarbejdelsesretningslinjer udstedt af administrerende direktørens kontor fra tid til anden giver det perspektiv og rammer, der er nødvendige for at fastlægge de afdelingsmæssige mål og således give konteksten, da kun marginale ændringer forventes fra år til år med nogle undtagelser. De enkelte planer behøver ikke revideres hvert kvartal eller år, men kun marginale ændringer kan indføres.
Hvis der ikke er nogen retningslinjer, kan lederne sidde sammen og sætte nye mål for deres afdeling.
Til dette skal de stille nogle spørgsmål som:
1. Hvad har påvirket vores præstation?
2. Hvordan kan vi forbedre?
3. Hvilke nye udfordringer kan vi gøre?
4. Hvordan vil situationen være anderledes i år?
5. Hvordan kan vi forbedre kvaliteten af produktionen?
6. Hvilken ny proces, teknologi og systemer vil vi introducere i år?
Planlægning af individuel præstation:
Årlig præstationsvurdering giver gode muligheder for præstationsplanlægning.
Dette kan give mange måder, hvorpå individuelle præstationer kan planlægges, hvoraf nogle omfatter:
1. Opgaveanalyse.
2. Vigtigste præstationsområder (KFA's).
3. Nøgle resultatområder.
4. Opgave og målidentifikation.
5. Aktivitetsplaner / handlingsplaner.
6. Målsætning øvelse.
Alle disse metoder fremhæver de nøgleopgaver, som den enkelte forventes at udføre som en del af hans rolle i løbet af året. Nogle lægger vægt på detaljeret analyse og notering af alle aktiviteter (Task Analysis). Nogle få vægt på den planlagte del af arbejdet (Aktivitetsplaner) og nogle andre understreger præstationen eller hvad den enkelte forventes at gøre (KPA'er).
KPA'er og Performance Planning:
Identificere KPA'er og fastsætte kvantificerbare mål, hvor det er muligt, er den eneste måde at planlægge ens præstationer på. Nogle organisationer understreger øget objektivitet i vurderinger gennem KPA'er. KPA'er hjælper med at reducere subjektivitet, men nogle gange ikke på meget synlige måder.
Objektivitet i vurderinger er vanskeligt at opnå, og ratings vil altid have begrænsninger som forklaret i de efterfølgende kapitler. Så for organisationerne er den eneste vej ud at indhente en planlægningsorientering og rolleklarhed gennem KPA'er end at forbedre objektiviteten. Der er ingen velprøvet teknologi til at identificere de vigtigste præstationsområder.
Præstationsplanlægningsprocessen foregår på følgende måde:
1. I samråd med overordnet formulerer medarbejderen sine jobmål med henblik på at overholde de organisatoriske / enhedsmål. Et mål er en hensigtserklæring og angiver, hvad den overordnede forventer af medarbejderen at udføre, hvor godt og hvornår.
Mål er redskaberne til at hjælpe medarbejderen med at forstå det centrale resultat, som han forventes i løbet af en periode, generelt på årsbasis. For at være operationelle skal målene være resultatorienterede, specifikke, målbare og tidsbundne.
2. Under præstationsplanlægningen diskuteres hvert mål og dets bidrag til organisatoriske mål, og det bestemmes også, hvordan opfyldelsen af hvert mål vil blive målt.
3. I lyset af de angivne mål udarbejdes eventuelle udviklingsaktiviteter, som medarbejderen vil kræve. Udviklingsaktiviteter er dem, der er relevante for at forbedre medarbejderens nuværende færdigheder eller forberede ham på nye ansvarsområder.
Når en præstationsplan er etableret, er det medarbejderens ansvar at udføre de mål og andre ansvarsområder, der er angivet i planen. Overordnet arbejder med medarbejderen i hele planperioden for at hjælpe medarbejderen til at lykkes ved at coaching og rådgive ham om hans præstationer.
