Behov for Human Resource Information System i Modern Organisation (HRIS)

Med henblik på at gennemføre personaleundersøgelser og personalerevision og human resource accounting kræver personaleansvarlig masser af data vedrørende medarbejdere, der arbejder i organisationen.

Det manuelle registreringssystem er imidlertid fundet utilstrækkeligt og utilstrækkeligt til at opfylde informationskravene i en moderne forretningsorganisation. Med andre ord kan vanskelighederne med at opretholde og mangler manuelle registreringssystem angive de grundlæggende grunde som behovet for HRIS. Disse uddybes senere.

Vanskeligheden her henviser til de voluminøse data på medarbejderne, som ikke er muligt at spore manuelt. Ikke kun det, data skal opdateres fra tid til anden, og det gør det kontorlige arbejde ret arbejdskrævende og dyrt. Alastair Evans siger omkostninger, nøjagtighed, fragmentering, duplikering og analyseproblemer som nogle af de vanskeligheder, der er forbundet med det manuelle registreringssystem.

Den manuelle overførsel af data fra en post til en anden øger risikoen for fejl, som påvirker nøjagtigheden og pålideligheden af ​​de data, der holdes. Indlæg kan sendes to gange; Data kan overføres til forkerte dokumenter, der fører til forvirring.

Da data / information opretholdes på en fragmenteret måde, dvs. manuelle optegnelser opbevares på forskellige steder behandlet af forskellige personer i forskellige afdelinger, er fuldstændig information af en medarbejder ikke tilgængelig på et centralt sted. Dette hæmmer beslutningsprocessen i organisationen. Det samme understreger behovet for HRIS.

Venkata Ratnam og Srivastava har angivet tre formål som behovet for HRIS:

1. For at gemme data og oplysninger for hver enkelt medarbejder til klar reference.

2. At udgøre grundlag for beslutningstagning i daglige personaleproblemer (f.eks. Orlov) såvel som til planlægning, budgettering, implementering og overvågning af en række menneskelige ressourcefunktioner.

3. At levere data / tilbagevenden til regeringen og andre offentlige.

Hemendra Verma, en softwarekonsulent, lavede en undersøgelse og fremhævede behovet for HRIS til følgende formål:

1. Det blev konstateret, at der kun er meget lidt tid til at håndtere information med hensyn til HR-funktionen, kan være på grund af den tid, der er nødvendig for at håndtere den rigelige information.

2. Der mangler information om menneskelige ressourcer i branchen på alle niveauer.

3. HRIS ville bidrage til at opnå "ligestilling" på områder som forfremmelse, overførsel, nominering mv.

4. HRIS hjælper med at afregne medarbejdernes gebyrer i tide med hensyn til forsørgelsesfond, pensionering, drikkepenge, LT C. og optjent forlader kompensation mv.

5. Når en persons profil er indtastet i computeren, bliver hentningen af ​​oplysninger nemmere og involverer mindre omkostninger og mindsker risikoen for fejl.

Nogle mennesker bruger data og information i to termer. Men der skelnes mellem de to begreber. Data er rå, uanalyserede tal og fakta om begivenheder, mens information er den analyserede og organiserede form for data.

For eksempel er summen af ​​nettoresultatet en data, fordi der ikke kan tildeles nogen mening til det absolutte resultat af nettoresultatet. Men overskuddet udtrykkes som en procentdel af salget, det formidler en vis betydning og kaldes information. N. Upadhya har meget kortfattet adskilte data fra oplysninger ved at angive: "Betydende organiserede data kan defineres som information".

Før vi definerer HRIS, forekommer det i kontekstens kondition at først definere -Management Information System '(IMS). MIS er en formel, sædvanligvis edb-struktur, der giver administrationen information med hensyn til interne operationer og eksterne faktorer for at lette beslutningsprocessen.

Nu, når man anvender dette koncept i forbindelse med HRM, kan HRIS defineres som følger:

HRIS er en systematisk måde at lagre data og information for hver enkelt medarbejder på for at hjælpe planlægning, beslutningstagning og indsendelse af afkast og rapporter til de eksterne agenturer.