Møderegler: Regler vedrørende møder i et selskab

Denne artikel sætter lys på de to typer regler vedrørende et selskabs møde. Typerne er: 1. Med hensyn til medlemsmøder 2. Med hensyn til bestyrelsesmøder.

Regel nr. 1. Med hensyn til medlemsmøder:

(1) En meddelelse med alle detaljer og underskrevet af en person, der har beføjelse til at underskrive som bestyrelsesformand, en direktør eller sekretæren, skal sendes til hvert medlem (eller hans juridiske repræsentant) hos selskabet på hans omkodede adresse.

Det er normalt underskrevet af sekretæren, hvis nogen. Derudover offentliggøres en meddelelse af store offentlige virksomheder i aviser under klassificeret annoncesøjle med overskriften "Company Notices". En kopi af meddelelse skal også sendes til selskabets revisor.

(2) Bekendtgørelsen skal fremsendes mindst enogtyve dage før mødetidspunktet. Ved optælling af datoer er datoen for meddelelsen og datoen for mødet udelukket. Loven bestemmer, at enhver meddelelse eller dokument sendt til et medlem træder i kraft efter 48 timer.

Denne faktor skal også tages i betragtning. Såfremt der på den første dag i en måned udstedes en meddelelse, er den tidligste dato for mødet den fjerdefjerdedel af den pågældende måned.

Loven giver kortere varsel på følgende måde:

a) I tilfælde af en generalforsamling, hvis alle medlemmer er enige og

b) I tilfælde af et andet møde, hvis medlemmer, der ejer 95% af aktierne, i tilfælde af at et selskab har aktiekapital eller ejer 95% af stemmerettighederne, såfremt et selskab ikke har aktiekapital, er det enig.

(3) Bekendtgørelsen skal indeholde dato, tidspunkt, sted og dagsorden for mødet. Meddelelsen skal sendes med almindelig post. Fortegnelse over udstationering skal fortrinsvis ske i Despatch Register. Hvis et medlem ønsker at meddelelsen skal sendes til ham med anbefalet post, skal han i forvejen indbetale overskydende porto penge til selskabet. Hvis et uheld oplyses, sendes det ikke til et medlem, der ikke gør mødet ugyldigt.

(4) Sammen med bekendtgørelsen skal der også sendes andre materialer. For eksempel- (a) I tilfælde af generalforsamling en kopi af årsberetningen (eller årsrapporten), en kopi af det reviderede Afsluttede Regnskab, Proxy Formular mv. B) I tilfælde af et lovpligtigt møde, en kopi af den lovpligtige rapport, en kopi af reviderede opdaterede konti mv.

(5) Stedet for mødet skal være selskabets hjemsted eller på ethvert andet sted i den by eller by, hvor selskabets hjemsted er beliggende. (Loven giver undtagelser fra centralregeringen til nogle specielle selskaber.)

(6) Mødet kan ikke afholdes på en helligdage. Ifølge sek. 2, stk. 38, i selskabsloven, til helligdage, sek. 25 i lov om omsættelige instrumenter fra 1881 finder anvendelse. Men hvis en dato, der allerede er fastsat og anmeldt, efterfølgende erklæres af regeringen for at være en helligdage (i henhold til § 25 i lov om omsættelige instrumenter), kan der afholdes møde på den dato.

(7) Mødet afholdes inden for kontortiden. (Der er ingen specifik bar til at afholde en ekstraordinær generalforsamling på en helligdage og uden for kontortiden).

(8) Selskabets generalforsamling er: a) Som nævnt i vedtægternes vedtægter, b) hvis der ikke er nævnt noget i artiklerne, så (i) i tilfælde af et privat selskab er der to medlemmer og (ii) i tilfælde af et offentligt selskab fem medlemmer, der er til stede personligt, træffer quorummet.

(9) Loven specificerer de punkter, der skal optages på dagsordenen for en generalforsamling. Ethvert andet element kan indtastes under overskriften "Special Business" og Forklarende Bemærkninger, der begrunder inkluderingen, skal tilføjes.

(10) Mødet ledes af formanden (sædvanligvis bestyrelsesformand) i henhold til selskabets vedtægter og med forbehold af lovens bestemmelser om møder.

(11) Afstemning ved mødet sker normalt ved hænder, medmindre afstemning kræves.

(12) Efter mødet er slut, skal der udarbejdes minutter af sekretæren og få dem underskrevet af formanden. Kopier af nogle beslutninger skal indleveres til selskabsregistrator.

Sekretæren for et firma har ansvaret for at se, at alle ovenstående regler er nøje overholdt. Enhver standard kan medføre, at mødet er ugyldigt. Sek. 53 og 165 til 197 er beregnet til medlemmernes møderegler. En privat Co. kan ændre reglerne med undtagelse af antallet af quorum.

Regel nr. 2. Hvad angår bestyrelsesmøder:

(1) En bekendtgørelse til behørig form for hvert bestyrelsesmøde skal gives skriftligt til alle direktører på sin sædvanlige adresse. Hvis der er nogen udenlandsk direktør, skal der også gives besked til ham, når han er i Indien. Meddelelsen kan underskrives af enhver direktør. Sekretæren er ofte bemyndiget til at underskrive meddelelsen.

(2) Bekendtgørelsen kan sendes pr. Post eller af messenger. Nogle gange er varsel sendt via telefon, hvis alle direktører er enige. Ingen meddelelse er nødvendig, når en beslutning er godkendt ved omsætning. På et møde kan direktørerne bestemme, hvad der skal være datoen for det næste møde, og i så fald må der ikke sendes meddelelse.

(3) En meddelelse skal ledsages af alle relevante papirer og dokumenter, der skal behandles på mødet.

(4) Loven giver ikke noget bestemt antal dage før datoen for mødet, hvormed en meddelelse skal sendes. Normalt sendes meddelelsen mindst syv dage før mødet. Vedtægter for et selskab kan fastsætte perioden, eller direktørerne selv kan beslutte det på det første møde.

(5) Loven indeholder ingen regler for de punkter, der skal optages på dagsordenen for et bestyrelsesmøde. Enhver sag, der er relateret til selskabets anliggender og inden for bestyrelsens beføjelser til at håndtere, kan medtages.

Stk. 6 for et bestyrelsesmøde er ifølge loven en tredjedel eller to, der er større. Når et spørgsmål, hvor en direktør er interesseret, diskuteres, kan direktøren ikke deltage. Hvis vedkommendes udelukkelse falder, er der ingen fejl. Men hvis kun en direktør forbliver der, kan der ikke være noget møde, og et sådant spørgsmål henvises til medlemmernes generalforsamling.

Vedtægternes vedtægter kan fastsætte, hvad der skal afholdes af bestyrelsesmøder eller direktørerne selv kan beslutte beslutningsdygtighed på det første møde i bestyrelsen, men under ingen omstændigheder kan quorumet være mindre end loven fastsætter.

(7) Bestyrelsesformand vælges på bestyrelsens første møde, som afholder bestyrelsens møder i henhold til vedtægterne for selskabet, der er omfattet af lovens bestemmelser, vedrørende bestyrelsesmøder .

(8) Protokollen for hvert bestyrelsesmøde skal udarbejdes og bekræftes på bestyrelsens næste møde.

(9) Afstemningen sker ved hænder, hvor hver direktør har en stemme uanset antallet af aktier, som han ejer.

(10) Loven fastsætter ingen bestemmelse med hensyn til sted og tidspunkt for bestyrelsesmøder. Det nævner heller ikke, at bestyrelsesmøder ikke kan afholdes på helligdage. Men et møde, der automatisk afbrydes, fordi manglende beslutningsdygtighed ikke kan afholdes på en helligdage.

(11) Ovennævnte regler gælder også for møder i et udvalg eller underudvalg bestående af nogle direktører til særlige formål.