Installation af et omkostningsregnskabssystem

Læs denne artikel for at lære om de faktorer, vanskeligheder, omkostninger manualer og juridiske krav, der er nødvendige i installationen af ​​et omkostningsregnskabssystem.

Faktorer der skal overvejes før installation:

Når der skal installeres et omkostningsregnskabssystem, skal følgende punkter tages i betragtning:

1. Objekter:

Hvad er de objekter, som ledelsen ønsker at opnå, og hvilken slags information har det brug for for at nå sine mål? Oplysninger om omkostninger med henblik på fastsættelse af priser ville være helt anderledes end det, der havde til formål at afsløre effektivitet eller ineffektivitet i driften eller det, der kræves for at træffe beslutninger på et rationelt grundlag.

2. De tekniske detaljer:

Tekniske operationer af bekymringen og om produktion er vigtigere end at sælge eller omvendt bør holdes i tankerne. Det er klart, at der skal lægges større vægt på den mere betydningsfulde faktor.

3. Produktet:

Produktets art bør anses for at bestemme typen af ​​omkostningssystem. For eksempel, hvis materialer, der anvendes, er ubetydelige, er det ikke nødvendigt at udarbejde et omfattende system for materialekontrol.

4. Faktorer:

Faktorer, der er eller ikke kan kontrolleres, bør overvejes. Der skal tages hensyn til kontrollerbare faktorer. For eksempel, hvis en bestemt emballageform er foreskrevet ved lov, er det ikke brug for at forsøge at tænke på et alternativ.

5. Materialetype:

Der bør også tages hensyn til den type materialer, der er til rådighed, og tidspunktet for deres forsyninger sammen med lagerproblemet.

6. Arbejdstype:

Den type arbejde, der kræves, og metoderne for deres vederlag bør også tages i betragtning.

7. Ledelse:

Også selve ledelsens karakter og beslutningsprocessen skal tages i betragtning. Moderne ledelser har normalt brug for detaljerede oplysninger. Informationsstrømmene skal udformes under henvisning til kilder og slutbrug af oplysningerne. For eksempel, hvis beslutninger træffes af en person, der nægter at videregive oplysninger, skal systemet holde dette i betragtning.

8. Forretningsmæssige egenskaber:

Eventuelle særegenheder i virksomheden, at der måtte være, skal holdes til syne. Hvis f.eks. Køb af en bestemt vare kun skal foretages fra en bestemt kilde eller et firma, behøver kørselssystemet ikke at opbygge en passende indkøbsprocedure; den bør koncentrere sig om den korrekte anvendelse af den pågældende vare.

9. Brug af finansielle bøger:

Muligheden for at bruge finansielle bøger og procedurer bør også tages i betragtning. Som nævnt ovenfor skal omkostningsregnskaber betragtes som en investering, og derfor bør alle eksisterende brugsprocedurer, bøger og optegnelser anvendes. For eksempel har finansielle konti en tilstrækkelig rekord af køb og løn. Med en lille ændring kan disse gøres for at kunne dække behovet for Cost Accounting også. Omkostningsoptegnelser og finansielle bøger bør så vidt muligt være godt koordineret, selv fuldt integreret.

10. Valg af enhed:

Valget af enheden om hvilke omkostninger der skal opnås skal også overvejes. For eksempel er der ved stål konstateret omkostninger pr. Ton stål, og i tilfælde af bomuldstekstiler er enheden kg. af garn eller klud. I tilfælde af motortransport vil omkostningerne blive fundet pr. Buskilometer eller passagerkilometer eller undertiden tonnekilometer. Disse er kendt som enheder af omkostninger, og det er nødvendigt at vælge en ordentlig enhed - hverken for stor eller for lille.

11. Fuld diskussion:

Systemet skal frem for alt være designet efter en fuld og ærlig diskussion med alle dem, der vil være involveret.

Vanskeligheder ved installation af et costing system:

Når et omkostningssystem er nyligt introduceret, kan det være nødvendigt at støde på en række vanskeligheder. Disse kan være følgende:

(i) Management Apati:

Hvis ledelsen ikke er virkelig overbevist om fordelene ved omkostningssystemet eller hvis det på en eller anden måde er blevet gjort for at acceptere systemet mod sin vilje, vil det blot tolerere det og ikke opmuntre det ordentligt. Dette vil medføre, at andre også holder op med deres samarbejde, og derfor kan systemet aldrig fungere effektivt. Rapporterne kan alle være korrekte og hurtige, men sandsynligvis vil ingen se på dem.

(ii) fjendtlighed fra linjepersonale:

Linjepersonale tror ofte, at de for det første ved, hvordan de driver deres forretning, og derfor behøver de ikke nogen at fortælle dem, hvilke oplysninger de har brug for, og for det andet at de ikke kan spilde deres tid i "formfyldning". De kan også være bange for, at korrekt information vil afsløre nogle af deres fejl, eller at det nye system vil gøre dem mindre nyttige end tidligere i ledelsens øjne. Der er en tendens til at modsætte sig noget nyt, medmindre det er åbenlyst for sin fordel.

(iii) Myndighedens opbygning:

Omkostningsregnskabssystemet kan være baseret på formel myndighedsstruktur, mens strukturen i virkeligheden kan være helt anderledes. Hvis fakultetets ledere f.eks. Har stor indflydelse på de forskellige beslutninger, kan systemet komme i vanskeligheder - det er ikke sandsynligt, at organisationsdiagrammet vil vise myndighedernes lederskab.

(iv) ændrede omstændigheder:

Virksomheden undergår ofte hurtige ændringer - markedet kan ændre sig, og produktionsprocessen kan ændre sig. ledelsesideer ændres også. Hvis omkostningssystemet ikke er tilpasset de ændrede omstændigheder, ophører det med at være effektive. For eksempel, hvis en bomulds tekstilfabrik er omdannet til en fabrik, der producerer kunstfibre, skal omkostningsregnskabssystemet også ændres passende.

(v) ligegyldighed:

Ofte bryder en del af systemet ned hvis det ikke hurtigt er indstillet rigtigt, vil det påvirke hele systemet. For eksempel, hvis materialematerialer ikke overvåges korrekt og holdes under kontrol, kan hele materialets kontrolsystem bryde ned. Der kan også være forsinkelser i informationsstrømmen, og rapporten kan forsinkes. Hvis dette ikke korrigeres, kan hele beslutnings- og kontrolsystemet være behæftet. Det samme vil være resultatet, hvis der er alvorlige fejl i rapporten. Det er derfor nødvendigt, at nogen løbende og omhyggeligt ser på den faktiske drift af systemet.

(vi) Omkostningsregnskabers lave status:

Omkostningsrevisoren skal ofte indsamle og levere oplysninger, som måske ikke kan lide af nogen. Hvis omkostningsrevisoren indtager en meget yngre stilling, kan han muligvis ikke udføre sit arbejde uden frygt eller begunstigelse, og derfor kan oplysningerne fra ham ikke føre til den rigtige beslutning. Det er vigtigt, at omkostningsrevisoren skal være en højtstående embedsmand, der har direkte adgang til øverste ledelse. Han skal også bistås af et veluddannet og tilstrækkeligt personale.

(vii) Manglende klarhed om prioriteter og mål:

Hvis omkostningsregnskabspersonalet ikke er klart om slutbrugen til, hvilke omkostningsoplysninger der skal stilles, kan de måske ikke omgå deres opgave på den rigtige måde; de kan endda sende den forkerte form for eller utilstrækkelig information. På grund af alle disse vanskeligheder er det nødvendigt at gå langsomt og tage alle sammen. En uddannelsesproces for alle involverede er afgørende for at se, at omkostningssystemet accepteres og drives med venlig hilsen.

Cost Manual:

Én måde at se, at omkostningssystemet fungerer som det er beregnet på, er at skrive hele ordningen i bogform til alle aspekter. Bogen hedder Cost Manual, som er blevet defineret af Chartered Institute Management Accountants, London som: "Et dokument, der beskriver ansvaret for de personer, der koster i rutinen og de former og registre, der kræves til omkostning og omkostningsregnskab."

Omkostningerne manualen vil nedlægge alle de elementer i Cost Accounting System, som: regnskab for materialer, arbejdskraft, generalomkostninger af forskellige typer, på hvilken måde hele informationen vil blive indsamlet, analyseret og integreret, hvilke rapporter vil blive udarbejdet, når de vil blive forberedt og i hvilken form og til hvem skal de sendes.

For hver bestanddel vil hele processen blive specificeret. For eksempel vil materialet i håndbogen angive:

(i) Hvordan købsrekvisitioner vil stamme

(ii) hvordan og af hvem de skal behandles og beslutninger om at købe vil blive taget

(iii) om tilbuddet skal indbydes, og hvordan tilbudene skal sammenlignes, og hvem der træffer beslutning om at afgive ordren

iv) i hvilke tilfælde skal der ikke indkaldes tilbud; i bekræftende fald, hvem vil beslutte, hvordan varerne skal anskaffes

v) Formen af ​​købsordren

vi) proceduren for modtagelse af materialer - til kontrol af kvaliteten og mængden af ​​de modtagne materialer

(vii) måden, hvorpå de modtagne materialer skal prissættes - de elementer, der skal medtages i deres omkostninger:

(viii) optagelse af materialer modtaget-formularer af bin kort og butikker storger

(ix) personer, der er bemyndiget til at trække materialer fra butikkerne

(x) den metode, der skal følges for at prissætte problemerne

xi) Den måde, hvorpå den fysiske kontrol vil blive gennemført og

xii) analyse af materialer udstedt jobvist og registrering heraf etc.

Omkostningerne manualen vil specificere hver persons pligt i costing afdeling og præcist anføre, hvordan han vil udføre arbejdet til ham og til hvem han skal videregive sit arbejde efter færdiggørelsen. Også alle de former, der skal bruges, er angivet i manualen.

Den måde, hvorpå alle formerne skal udfyldes, og den person, der vil udfylde dem, er alle oplyste; manualen vil også notere til hvem formularen skal sendes ved afslutning. Datoen for hvilken en bestemt formular skal udfyldes og sendes, er også angivet.

Cost manualen vil således indeholde de procedurer, der skal følges af den pågældende virksomhed. Det er en måde at vide, hvad der løses, er der og derefter at binde dem op; det er også en måde at se, at der ikke er dobbeltarbejde, og at hele arbejdet er udført på en integreret måde uden forsinkelse.

Juridisk krav:

Normalt, om et firma installerer et omkostningsregnskabssystem eller ej, er det op til det, og det gør det derfor på grundlag af de fordele, det forventer at komme ud af systemet. Selskabsloven, 1956, bemyndiger imidlertid centralregeringen til at bestille virksomheder, der er involveret i en bestemt industri, for at holde bøger for at registrere specificerede oplysninger.

Afsnit 209 kræver, at bøgerne opretholdes for at give et retvisende billede af sådanne oplysninger om anvendelse af materialer eller arbejdskraft eller andre omkostninger, der kan foreskrives af centralstatsreglen, hvis selskabet tilhører den specificerede klasse af virksomheder, der beskæftiger sig med fremstilling, forarbejdning og minedrift.

Det betyder, at hvis det tilhører en industri, som den centrale regering har bestilt opbevaringen af ​​ovennævnte oplysninger, skal virksomheden beholde ordentlige kostbare bøger. Den centrale regering har allerede foreskrevet opbevaring af sådanne bøger i tilfælde af en række industrier, for eksempel cement, bomuldstekstiler, dæk, sukker osv. Således er det i mange tilfælde obligatorisk at installere et omkostningssystem i Indien .