Hvordan man organiserer et offentligt møde? (11 hovedtrin)

Denne artikel sætter lys på de elleve trin, der skal følges for at afholde et offentligt møde. Trinnene er: 1. Et sted skal vælges 2. Formanden og højttalerne skal ligge Fast 3. Offentliggørelse 4. Frivillige 5. Siddende arrangementer 6. Tryk 7. Cirkulære 8. Frokost arrangement 9. En dagsorden 10. Sessioner 11. Finansiel indkvartering

Trin # 1. Et sted skal vælges:

Det kan være en offentlig hal eller åben plads som en park eller gadekrydsning. Hallenes kapacitet er meget vigtig. Det er at foretrække, at en lille hal er fuld til en stor hal, der forbliver delvis tom. Spørgsmålet om husleje er imidlertid også vigtigt.

Trin # 2. Formanden og højttalerne skal ligge Fast:

Formanden eller præsidenten for organisationen kan præsidere over mødet, men nogle gange for prestige og glamour opfordres nogle vigtige personligheder til at holde formanden. Højttalerne skal muligvis vælges fra de forskellige dele af landet i tilfælde af en konference eller konference. I så fald skal deres indkvartering og mad arrangeres. Det samme skal ske for de delegerede, der kommer fra forskellige steder.

Trin # 3. Publicitet:

Offentliggørelse er påkrævet, og der skal træffes foranstaltninger. Offentligheden er ikke interesseret i møder, og derfor skal interesser opdrættes i dem. Udskrivning af plakater og fastsættelse af dem, distribution af håndbøger, fastsættelse af bannere og indsætninger i aviser er nogle af de almindelige publicitetsmetoder. Et budget er påkrævet til formålet.

Trin # 4. Frivillige:

Frivillige (eller stewarder) skal være ansat til at udføre forskellige job og især på mødet for at vejlede gæsterne og deltagerne, at opretholde lov og orden og til at hjælpe arrangørerne. Et modtagelsesudvalg udpeges til at overvåge modtagelsen og også til at indsamle midler fra delegerede og sympatisører.

Trin # 5. Pladsarrangementer:

Alle arrangementer for deltagernes pladser i hallen eller på jorden og for højttalerne og gæsterne på platformen eller dais skal laves. Farverige dekorationer er ofte lavet til at definere mødet karakter og for at vinde popularitet.

Trin # 6. Tryk på:

Særlig opmærksomhed bør tages for at imødekomme pressen, avisrapporterne vil være gunstige eller ugunstige afhænger meget af den behandling, der udmøntes til journalisterne.

Trin # 7. Cirkulær:

Alle papirer skal være klar til cirkulation blandt deltagerne. De skal nå befolkningen på det rette tidspunkt. Sommetider udgives souvenirs i anledning af konferencer, der har historisk værdi. Souvenirer er indtægtskilder gennem reklamer. Normalt udpeges et souvenirudvalg for at producere souveniren.

Trin # 8. Frokost arrangement:

Arrangement af frokost eller te til de delegerede og gæster, som er meget almindeligt i tilfælde af en konference eller konvent, er en anden vanskelig og måske et utankret job i forbindelse med et offentligt møde.

Trin # 9. En dagsorden:

Programmet skal færdiggøres med en dagsorden, listen over højttalere, navnene på formænd for forskellige sessioner, hvis nogen osv. Emner, der skal medtages på dagsordenen, må muligvis inviteres tidligere fra delegerede. Programmet skal udskrives til distribution.

Trin # 10. Sessioner:

Der er to specielle sessioner til en konference-Inaugural. dvs. åbning og Valedictory, dvs. lukning. Der træffes særlige arrangementer for dem.

Trin # 11. Finansiel indkvartering:

At lave økonomisk indkvartering er en anden vigtig opgave. Nogle gange bliver kostprisen for mødet meget højt. Kilderne til finansiering er: organisationens fond, gebyrer fra delegerede, reklame souvenir, medlemskab af modtagelseskomité mv.