Plikter i en selskabssekretær i forhold til aktier

Den nedenfor nævnte artikel giver et overblik over en virksomhedssekretærs pligter i relation til aktier.

Generel:

En af virksomhedens sekretærs vigtigste opgaver er at håndtere anliggender relateret til aktier. Et aktieselskab er aktiekapital. Det betyder, at den samlede kapital er opdelt i nogle lige store dele, hver del hedder en andel.

Selskabets initiativtagere er de første aktionærer, og så går andre aktionærer ind i selskabet ved at købe aktier. En påtænkt person ansøger om aktier, og han bliver aktionær, når aktier tildeles ham.

Hver aktionær har ret til:

(a) At få et aktiecertifikat som bevis for hans aktiebesiddelse og

(b) For at få hans navn tilmeldt medlemmernes register, så han bliver medlem. »Derefter kan en aktionær overføre sine aktier til en anden person, idet aktierne kan overføres til en anden person ved anvendelse af loven.

I henhold til selskabsloven er bestyrelsen bemyndiget af artiklerne til at beslutte om tildeling, overførsel og overførsel af aktier. Aktier i et offentligt selskab kan frit omsættes, mens aktier i et privat selskab kan overdrages under restriktioner som nævnt i selskabets vedtægter.

Et selskab i vedtægter indeholder proceduren for tildeling, overførsel og overførsel af aktier. Tabel A giver en modelprocedure. Selskabssekretæren, der er fortrolig med proceduren, hjælper bestyrelsen i processen med tildeling, overførsel og overførsel af aktier.

Tildeling:

En person, der har til hensigt at købe aktier i et selskab, skal indgive en skriftlig ansøgning i den foreskrevne form, som selskabet leverer sammen med ansøgningspengene, enten dækker hele værdien af ​​aktierne eller delvist eller sammen med præmie, hvis det ønskes af selskabet i tilfælde af et offentligt udbredt selskab, er et aktieansøgningsskema knyttet til prospektet.

Udtrykket »tildeling« betyder godkendelse af aktieansøgning fra bestyrelsen ved at afgive en beslutning på et bestyrelsesmøde. Selskabsloven indeholder bestemmelser om tildeling af aktier.

Der er tre forskellige situationer, hvorunder tildeling finder sted, og selskabssekretæren skal handle i overensstemmelse hermed. (I) Når et nyt selskab fremmes og aktier udstedes eller udbydes til salg, så når ansøgninger sammen med ansøgningspenge kommer ind, skal selskabssekretæren gøre følgende:

(a) At lave en kronologisk (dvs. dato og tidskabelige) registrering af ansøgningerne og sende pengene til en planlagt bank.

(b) At hjælpe bestyrelsen med tildelingen. Hvis ansøgninger om aktier modtages mindre end antallet af aktier, der udbydes til salg, er der ikke noget problem, og alle ansøgere får aktier tildelt. Men der opstår problemer, når flere applikationer er kommet.

Derefter udfører sekretæren på bestyrelsens vegne tildeling, der kan finde sted på en af ​​følgende tre måder som nævnt i selskabets vedtægter: De er:

(i) Prioritetsgrundlag:

Aktier vil blive tildelt til de ansøgere, der først har ansøgt om aktier, i henhold til kronologisk rækkefølge som registreret,

(ii) Pro-Rata-basis:

Det er ikke altid forsvarligt, at aktier skal tildeles på prioriteret grundlag. Og så tildeling foretages pro rata. Antag, at der er modtaget ansøgninger for to gange antallet af de udbudte aktier. Så vil hver ansøger få halvdelen af ​​de aksjer, som han har accepteret, og aktier tildeles i overensstemmelse hermed, og den resterende halvdel afvises.

(iii) Lotteri Basis:

Ansøgninger trækkes tilfældigt ud af det samlede antal applikationer grundigt blandet. Sådanne tegninger fortsætter, indtil alle tilgængelige aktier er tildelt, og de resterende ansøgninger vil blive afvist. Ud af de tre systemer er den anden den bedste.

Det skal bemærkes, at tildeling af aktier ikke kan gennemføres:

(i) Inden Minimum Abonnement er modtaget i tilfælde af et offentligt offentligt selskab (§ 69) og

(ii) Medmindre der foreligger et nært holdbart offentligt selskab (§ 70), er der i mindst tre dage indgivet en erklæring i stedet for prospekt (viser listen over tildelinger) hos Registrar of Companies.

c) Bestyrelsens instans skal selskabssekretæren (i) udstede tildelingsbrev til alle de ansøgere, til hvem der er tildelt aktier, og bede dem om at betale tildelingspenge inden for en bestemt frist eller (ii) udstede brev af beklagelse til dem, der deler ansøgere, hvis ansøgninger er blevet afvist. Sammen med beklagelse brev, skal checks sendes som refusion af ansøgninger penge.

(d) Inden for 3 måneder fra datoen for tildeling af aktier er aktiecertifikater (Se. 84, 113) indeholdende navne på aktionærerne, antal og værdi af aktierne, certifikatets serienummer, udstedelsesdato, fælles forsegling af selskabet og underskrifter af mindst to direktører og sekretæren selv, hvis nogen, skal være klar til levering, og navnene på aktionærerne med alle andre detaljer skal indføres i medlemslisten (§ 150).

Hvert selskab skal opretholde et medlemsregister, med alfabetisk navneindeks, der har omkring 20 kolonner, der viser navn og beskrivelse af hvert medlem, nr. af aktierne, dato for betaling af penge, optegnelse over overdragelse af aktier, hvis nogen osv.

Et særskilt register skal opretholdes for aktionærer i fremmede lande. Selskabssekretæren udarbejder og opretholder medlemmernes register. Navn på aktionæren må ikke optages i Medlemmeregisteret, hvis der udstedes en aktiekendelse i stedet for et aktiecertifikat.

(e) Selskabssekretæren, som en virksomhed i selskabet og ansvarlig i processen, skal være personligt ansvarlig og strafbar, hvis der er uregelmæssig tildeling af aktier.

Uregelmæssig tildeling foregår på mange måder:

(i) Hvis tildeling foretages før indgivelse af en erklæring i stedet for prospekt til justitssekretæren i tilfælde af et tæt offentligt selskab.

(ii) Hvis der tildeles et tilskud, såfremt der er tale om et offentligt offentligt selskab, før minimumstegning hæves. Eller

iii) Før femte dag fra datoen for udstedelse af prospekt til offentligheden under optælling af dage, må ikke helligdage tælles.

(f) Efter tildelingen er overstået, skal selskabssekretæren inden 30 dage efter tildelingen aflevere en returnering på tildelingen til selskabsregistratoren (§ 75).

(2) Når en eksisterende Aktierelaterede Aktierelaterede Aktier:

Hvis et eksisterende selskab efter to år efter dets dannelse eller efter et år fra datoen for første tildeling af aktier ønsker at rejse ny kapital ved at tilbyde til salg nye aktier ud af de aktier, der endnu ikke er udstedt, skal den først tilbyde aktierne til de eksisterende aktionærer pro rata (Sec 81.)

Sådanne aktier hedder Rights Shares,

(a) Selskabssekretæren skal sende breve til alle aktionærer, der foretager et sådant tilbud, der forventer svar inden for 15 dage,

(b) Nogle af aktionærerne kan sende breve af godkendelse, mens andre kan sende breve frasalg. Det betyder, at nogle aktionærer accepterer tilbuddet, mens andre afviser eller afkald det. De, der er enige, skal betale for aktierne. Selskabssekretæren skal derfor tage skridt til tildeling af aktier til den tidligere gruppe af aktionærer og at arrangere udstedelse af afviste aktier til udenfor offentligheden.

(3) Når et eksisterende selskab udsteder bonusaktier:

Medlemmerne af et selskab ved vedtagelse af en beslutning kan konvertere selskabets reserver til aktiekapital fordelt på aktier. Sådanne aktier hedder Bonusaktier. Sådanne aktier tilbydes de eksisterende aktionærer pro rata på deres aktiebesiddelser.

Aktionærerne må ikke betale noget for sådanne aktier, eller de kan afstå fra sådanne aktier. Det er selskabsekretærens pligt at sende de nødvendige notifikationer til alle aktionærerne og foretage nødvendige ændringer i medlemskabets register. Nye kvoter udstedes for tillægsaktierne.

Overførsel:

Det er en iboende ret til, at en aktionær frit kan overføre sine aktier til en anden person i tilfælde af et offentligt selskab og under restriktioner i tilfælde af et privat selskab som fastsat i vedtægterne. Selskabsloven indeholder retningslinjer for overførsel af aktier (se 108 til 113). Reglerne 19 til 24 i tabel A indeholder en model for proceduren.

Ifølge loven skal en aktionær eller overdrager erhverve en aktieoverførselsakt eller overførselsinstrument (købes på markedet) behørigt attesteret af en tjenestemand, hvor aktionæren som overdrager skal godkende aktierne af erhververen og underskrive hans navn på det nødvendige frimærke.

Overdrageren skal overdrage aktiecertifikatet sammen med instrumentet til erhververen og tage penge fra erhververen som vederlag. Overdrageren sender disse dokumenter til virksomheden for accept og andre nødvendige handlinger.

Ved modtagelsen af ​​disse dokumenter vil virksomhedssekretærens opgaver være:

(a) At inspicere og kontrollere - rigtigheden af ​​instrumentet og ægtheden af ​​aktiecertifikatet. Han vil udstede en overførselskvittering til erhververen.

(b) At skrive et brev til overdrageren og erhververen hver, kaldet »meddelelse om overdragelse af overførsel«, indbydende indvendinger mod overførslen, hvis nogen. Dette er meget vigtigt, især når aktierne er fuldt udbetalt.

c) Hvis der ikke modtages indsigelse inden for to uger fra afsendelsen af ​​ovennævnte varsel, vil sagen blive stillet af selskabssekretæren på bestyrelsens næste møde for godkendelse eller misligholdelse af overdragelsen. Normalt afvises ikke, medmindre der er stærke grunde i selskabets interesse.

d) Senest to måneder efter godkendelsen udsteder selskabssekretæren et nyt aktiecertifikat til erhververen i bytte af overførselskvittering, fjerner overdragerens navn fra medlemslisten og indtaster erhververens navn. I stedet for at udstede et nyt aktiecertifikat kan det gamle certifikat, der er behørigt godkendt af overdrageren, gives til erhververen.

Nogle komplikationer kan opstå i forbindelse med udstedelse af aktiecertifikat:

(i) Når alle de aktier, der er omtalt i et aktiecertifikat, overføres, er der ikke noget problem. Men der opstår problemer, når et par aktier ud af alle (sige 5 ud af 10), der er nævnt i certifikatet, overføres af overdrageren, der beholder de resterende. I så fald skal to aktiecertifikater udarbejdes af selskabssekretæren, en for overdrageren (for 5 aktier) og den anden for erhververen (for 5 aktier),

(ii) Når en overdrager ønsker at overføre sine aktier til fællesejere, opstår der et problem. Aktier af et selskab kan ikke tildeles for fælles aktionærer for første gang, men aktier kan overdrages til fællesejere. I sidstnævnte tilfælde anerkender virksomheden fornavnet som medlem. Selskabssekretæren skal gøre de nødvendige journaler med henblik på at holde dette punkt opfattet.

Et selskab kan udpege en overførselskomité bestående af et par styremedlemmer. I så fald skal godkendelsen af ​​overførsel af komiteen ske. Et selskab kan opretholde et register over overførsler, og selskabssekretæren skal foretage de nødvendige bidrag i den.

Ingen overførsel kan være mulig i løbet af det tidspunkt, hvor medlemskabets register forbliver lukket (højst 45 dage om året og ikke mere end 30 dage ad gangen). Sådan lukning er generelt nødvendigt på tidspunktet for den årlige generalforsamling for at få en endelig liste over medlemmer, der skal få udbytte.

(e) Lånekapital kan undertiden overføres til aktiekapital. For eksempel tilbagebetales gældsbeviser ved aktier eller lån givet af et offentligt finansielt institut omregnet til egenkapital efter centralregeringens ordre. En sådan overførsel er en helt anden affære, der består af en udførlig regnskabsproces og er et tilfælde af frisk tildeling. Selskabssekretæren skal fungere i samarbejde med regnskabsafdelingen.

(f) En anden form for overførsel finder sted, når aktieoptioner udveksles for aktiecertifikater og omvendt. I det tidligere tilfælde skal selskabssekretæren indsætte navnet på erhververen i Medlemmeregisteret, og i sidstnævnte tilfælde fjernes overdragerens navn fra Medlemmeregistret, men der er ikke indsat noget nyt navn. I hvert tilfælde skal bestyrelsens godkendelse sikres.

(g) I en statslig virksomhed holdes aktier ofte af den centrale regering i navnet på præsidenten i Indien og også i navne på nogle ansvarlige embedsmænd, hverken af ​​centralregeringen eller slate-regeringerne. Med ændringen af ​​præsidenten eller embedsmændene skal der foretages ændringer af selskabssekretæren i medlemsregistret.

Transmission:

Overdragelse af aktier betyder overførsel af aktier ved anvendelse af lov. For eksempel, når en aktionær dør, overføres hans aktier til sin arvtager. Arvtageren kan holde aktierne i eget navn eller før han kan overføre aktierne til enhver anden person.

Når en kreditor, som ikke er i stand til at få betaling fra hans debitor, starter en sag og får et dekret om skyldnerens aktiver, herunder nogle aktier, som debitor har, er der tale om overførsel. Selskabsloven indeholder ingen specifikke afsnit for overførsel af aktier. Men tabel A giver forskrifter fra 25 til 28 for det samme.

Selskabssekretæren har følgende opgaver i forbindelse med overførsel af aktier:

(a) At undersøge alle de juridiske dokumenter og beviser for et krav fra en erhverver. I tilfælde af arv vil kravet om vilje (dvs. en kopi af testamentets vilje) af den afdøde aktionær, der giver arven til aktierne, kræves. Hvis der ikke har været Vil, skal der modtages en administrationskode fra den person, der hævder overførsel.

(b) Selskabssekretæren skal opnå godkendelse af overførsel fra bestyrelsen. Bestyrelsen har beføjelser til at afvise overdragelse af aktier, men det kan normalt ikke afvise overførsel, fordi det er ved lovbrug.

c) Derefter skal selskabssekretæren tage alle andre skridt, som i tilfælde af overdragelse, med hensyn til udstedelse af nye aktiecertifikater og nødvendige ændringer i medlemslisten. Det skal bemærkes, at regler for overførsel og transmission af aktier også gælder for obligationer.