Købsprocedure for materialer: 7 trin
Nogle af faser er: 1. Kvitteringer og analyse af krav og behandling af rekvisitioner 2. Valg og placering af potentielle leverandører 3. Anmodning, modtagelse og analyse af citater 4. Placering af ordrer 5. Opfølgning og fremskyndelse af indkøbsordrer og andre .
Trin i indkøbsprocedure:
- Kvitteringer og Analyse af Krav og Behandling af Rekvisitioner
- Valg og placering af potentielle leverandører
- Anmodning, modtagelse og analyse af citater
- Placering af ordrer
- Følg op og fremskynde indkøbsordrer
- Verifikation af leverandørfakturaer til betaling efter behandling af uoverensstemmelser og afslag
- Afslutning af afsluttede ordrer og vedligeholdelse af optegnelser
Trin # 1. Kvitteringer og analyse af krav og behandling af rekvisitioner:
De forskellige afdelinger i organisationen kommunikerer deres krav til forskellige varer til at købe afdeling via rekvisitionsformular.
En indkøbsformular udarbejder grundlaget for køb og indeholder følgende data:
(i) Hvad kræves materialet / emnet med kvalitet og andre nødvendige specifikationer?
(ii) Kvantitet påkrævet?
(iii) Dato, hvor materialerne er nødvendige?
(iv) Leveringssted?
(v) Navn på den foreslåede leverandør.
En indkøbsrekvisition er udarbejdet i to eksemplarer og underskrevet af den kompetente myndighed. For at holde en check om tilgængeligheden af varen i butikken, bliver den sendt gennem butikken. Format er vist i figur 6.3
Trin # 2. Valg og placering af potentielle leverandører:
Denne proces består i at vælge et rimeligt antal leverandører enten gennem autoriserede repræsentanter, kataloger, handelsskrifter. Reklamer, Handelsmapper eller Messer.
Kriteriet for det endelige valg af en sælger er også baseret på følgende faktorer:
(i) Forsyningssikkerhed: Baseret på leverandørens tidligere ydeevne.
(ii) Sikring af rettidig levering af varer igen baseret på tidligere data.
(iii) Andre overvejelser som eftersalgsservice, holdning til varer afvist af køber, teknisk assistance i og efter installation mv.
I betragtning af overvejelser gives også mulige leverandører overvejelser om følgende:
(i) Hvis købet skal ske fra det lokale marked eller et andet konkurrencedygtigt sted væk fra industrien.
(ii) Hvis hele køb skal ske fra en enkelt sælger eller fra flere leverandører.
(iii) om at købe direkte fra producenterne
Indkøbsmedarbejdere scanner løbende markedet efter nye potentielle leverandører.
Trin # 3. Anmodning, modtagelse og analyse af citater:
Citat er en forespørgsel for at vide, om leverandørerne kan levere det ønskede materiale inden for den angivne dato, og hvis ja så i hvilken grad.
Anmodningen om citater er lavet på en specificeret form som vist i figur 6.4
Tilbud er indbudt til køb af materiale som vist herunder og skal nå dette kontor senest (dato) klokken (tid). Citatene skal sendes med fulde detaljer og understøttes af detaljer litteratur eller brochurer mv.
(i) Venligst nævnt på toppen af konvolutten
Forespørgsel Nej .......... Dato på hvilket forfaldsdato ..................
(ii) Citaterne skal indsendes i to eksemplarer.
(iii) Offentliggørelsen skal gives i samme rækkefølge som i forespørgselsbrevet.
(iv) Tilbudene skal være gyldige i mindst en måned fra datoen for åbningen,
(v) De citerede satser skal være for køberens destination og indeholde alle skatter.
(vi) Noteringerne skal sendes i forseglede omslag.
(vii) Retten er forbeholdt at acceptere eller afvise et citat helt eller delvist uden at tildele nogen grund.
(viii) Sælgerrepræsentanten kan være til stede ved åbning af tilbud.
Forespørgsel om tilbud:
Anmodning om noteringer er lavet på den foreskrevne Performa vist i figur 6.4 til alle udvalgte leverandører eller kilder og forsyning. Citatformularen fortæller detaljerne om materiale, der købes, og Vilkår og betingelser, hvorunder køberen gerne vil anskaffe materialet.
Analyse af citater:
Efter modtagelse af citater fra forskellige kilder undersøges disse for sammenligninger af satser, andre vilkår og betingelser, der er nævnt i anmodningen om noteringer. En sammenligningsopgørelse som vist i figur 6.5 er udarbejdet til analyse. N.TS og A.TS er markeret på hver vare, dvs. ikke til specifikationer og i henhold til specifikationerne, og udvælgelse af højre sælger er fra varer mærket ATS
Den ovenstående sammenligningsopstilling tjener en god vejledning ved valg af den rigtige leverandør, dvs. hvis materiale opfylder de krævede specifikationer.
Trin # 4. Placering af ordrer:
Efter at have valgt den rigtige leverandør, sendes en købsordre (som vist i figur 6.6) til ham. Købsordren udgør et juridisk dokument, og det tjener som leverandørmyndighed for levering af materiale i henhold til købsordren.
Trin # 5. Opfølgning og fremskyndelse af indkøbsordrer:
At placere indkøbsordren garanterer ikke kun levering af materialer, og det er også nødvendigt med en forfølgelse.
Så købsafsnittet opretholder kontakt med leverandør for at:
(i) Få oplysninger om ordreforløb.
(ii) Leverandør skal påmindes inden udløbet af leveringsperioden, da det er essensen af købsaftalen.
(iii) Gør korrigerende handlinger (som at ændre transportmåder eller overføre nogle af ordrer til de andre leverandører), så materialet kan modtages i tide som tidligere planlagt.
Seks kopier af købsordren udarbejdes af købsafsenderen. og hver kopi er underskrevet af købschefen.
Af disse kopier sendes en kopi hver til:
(i) Leverandør.
(ii) Butikssektion.
iii) regnskabsafdeling
(iv) Inspektion Deptt.
(v) Deptt. Placering Rekvisition.
(vi) Køb Deptt for rekord.
Trin # 6. Verifikation af leverandører Fakturaer til betaling efter behandling af afvigelser og afslag :
Rapporter om materialet, hvad der er modtaget, sammenlignes med indkøbsordren for at finde ud af forskelle, dvs. kvalitetsvariationer osv. Uoverensstemmelserne, hvis de findes vedrørende kvalitet eller mængde, skal straks bringes til underretning af sælgerne. Det afviste materiale kan returneres til leverandøren til udskiftning.
Fakturaer kontrolleres for at sikre, at materialet er modtaget i henhold til indkøbsordens specifikationer og aftalt pris. Efter at have bekræftet disse ting, er der foretaget betaling til sælgeren for det modtagne materiale.
Trin # 7. Lukning Afsluttede ordrer og vedligeholdelse af optegnelser:
Efter sammenligning af indkøbsordren med de modtagende rapporter og leverandørens faktura. Ordrene behandles som udfyldte ordrer og lukket. Det sidste trin i købsproceduren er at indgive registreringen af disse transaktioner, dvs. vedligeholdelse af optegnelser.
