Forberedelse af hovedbudget: 4 hovedtrin
Denne artikel sætter lys på de fire hovedstræk, der er involveret i forberedelsen af et virksomheds kapitalbudget. Fremgangsmåden er: 1. Oprettelse af investeringsforslag 2. Undersøgelse af investeringsforslag fra budgetudvalg 3. Afsluttende beslutning om projekter 4. Allokering af midler.
Forberedelse af kapitalbudgettet: Trin # 1.
Oprettelse af investeringsforslag:
Hovedbudgetteringsprocessen begynder med samling af investeringsforslag fra forskellige afdelinger i virksomheden. Hvert afdelingsleder bestemmer de forskellige mulige investeringsudgifter, som han mener er nødvendige eller værdifulde. Han kan have en række alternative projekter til rådighed for at opfylde et givet behov.
Disse projekter er modstridende forslag, fordi de udelukker hinanden, dvs. hvis man accepteres, kan den anden ikke vedtages. Eksempler er overvejelse af to maskiner designet til at udføre samme funktion. Valget af et alternativ regulerer automatisk valg af det andet.
Afdelingslederen skal vælge det bedste alternativ blandt de modstridende forslag til indsendelse til budgetudvalget. Dette valg foretages efter estimering af afkast på projekterne og sammenligning af det samme med kapitalkostnaden. Investeringsforslag, der giver det højeste netto marginale afkast, vil være det indlysende valg.
Forberedelse af kapitalbudgettet: Trin # 2.
Budgetudvalgets undersøgelse af investeringsforslag :
Når afdelingslederne sender projekter af deres afdelinger til budgetudvalget til behandling, undersøges de nærmere i udvalget. Projekter vurderes på grundlag af standarder fastsat fra tid til anden af firmaet. Oftere end ikke, kan forslagene fra forskellige afdelinger vise sig at være modstridende.
Personaleforvalteren kan for eksempel indsende en plan for at opbygge medarbejderens parkering på et sted, der i øjeblikket ligger uudnyttet. Lederen, forsknings- og udviklingsafdelingen kan anmode om et nyt laboratorium på samme plot. Budgetudvalgets opgave er at bestemme hvilket forslag der bør gives prioritet.
Budgetudvalgets næste opgave er at evaluere konkurrerende forslag ud fra økonomiske og andre synspunkter og vælge det mest nyttige forslag. I modsætning til modstridende forslag er konkurrerende forslag ikke i konflikt med hinanden, men det er ikke lige så ønskeligt.
Med de begrænsede ressourcer i hånden kan et firma ikke udføre alle sådanne projekter. På baggrund heraf skal budgetudvalget evaluere økonomisk levedygtighed for alle de projekter, der er til rådighed, og vælg den mest fortjenstfulde.
Økonomisk ønskværdighed af projekter undersøges i sammenhæng med deres forventede pengestrømme og udstrømninger og omkostninger til kapital i virksomheden. Projekter vurderes også ud fra ikke-økonomiske synspunkter. Nogle gange bemærkes det, at et forslag er økonomisk ønskeligt, at den nye maskine kan findes mere lukrativ end forskningsfaciliteterne, men ledelsen mener, at for at øge generel moral og status for medarbejdere vil det være nyttigt at have laboratoriet.
Forberedelse af kapitalbudgettet: Trin # 3.
Afsluttende beslutning om projekter :
Efter evaluering af investeringsforslag fra forskellige overvejelser forelægger budgetudvalget sine egne anbefalinger i detaljer om projekterne til bestyrelsen. Bestyrelsen konsulterer normalt finanslederen, inden den endelige beslutning træffes om projekterne.
Forberedelse af kapitalbudgettet: Trin # 4.
Fordeling af midler :
Bestyrelsen meddeler finanschefen sin beslutning om investeringsforslag. Sidstnævnte er også informeret om de samlede midler, der skal arrangeres til finansiering af de udvalgte projekter. Efter modtagelsen af informationen begynder økonomichefen hans opgave at arrangere kapital fra forskellige kilder.
