Funktioner, der skal indarbejdes i software til effektiv personoplysninger
Nogle af de særlige funktioner, der skal indarbejdes i software til personlig effektiv informationssystem, er anført nedenfor!
Mikrocomputer applikationssoftware har sit særlige formål og miljø, som adskiller sig fra dem i fælles informationssystemer.
Således skal sådan software være designet til at indarbejde nogle få specielle funktioner. Nogle af de vigtige funktioner er:
(a) Meget brugerorienteret:
Applikationssoftware til mikrocomputere bør være meget brugerorienteret. De skal være designet til at imødekomme brugernes behov, der kan være aktivt involveret i udviklingsprocessen.
Softwaren skal tjene brugerens opfattede behov, og prioritet for applikationen skal også bestemmes i samråd med brugeren. En god ansøgning kan muligvis ikke lykkes, hvis brugeren mener, at hans prioriteter for automatisering og informationsgenerering er forskellige fra dem, der gennemføres af ansøgningen.
(b) Enkeltbrugergruppe:
Mikrocomputerapplikationerne skal udvikles under forudsætning af, at en enkeltbrugergruppe vil bruge en applikation for det meste af tiden. Denne brugergruppe kan være den arbejdsgruppe, der er knyttet til ansøgningen eller personer, der arbejder på et fælles arbejdssted.
Applikationssoftwaren skal tilskynde til brug af en gruppe i stedet for at bruge af en person. Dog skal der sikres tilstrækkelig sikkerhed for det arbejde, som enkelte brugere udfører.
(c) Enkelhed:
Søgeordet i applikationssoftware til mikrocomputere er 'enkelhed'. Softwaren skal være enkel at bruge, så den nødvendige træningsindsats kan minimeres, og brugeren kan opfordres til at udnytte infrastrukturen til sit maksimum. Anvendelsen af ansøgningen er et område, hvor enkelhed ville betale. Et andet område, hvor enkelhed er lige givende er rapportformatering.
Rapporterne fra mikrocomputeren skal være enkle og entydige. Mange gange tilføjer teknologiske entusiaster avancerede funktioner til rapportering på bekostning af enkelhed og entydighed. En sådan tendens er imod interesse for effektivitet i udnyttelsen af infrastrukturen. Dette kan også medføre reduktion i værdien af rapporter.
(d) Sikkerhedskopiering og katastrofeinddrivelse:
De personlige informationssystemer anvendes generelt af personer, der er specialister på andre områder end informationssystemer. De udfører andre aktiviteter end databehandling for det meste af deres tid. Derfor er de sandsynligvis mindre opmærksomme på områder som datasikkerhed.
De har tendens til at ignorere sikkerhedsprocedurerne og er mere udsatte for andre sikkerhedsforløb end dem, der arbejder i informationscentre. Det er derfor vigtigt at have indbyggede backup- og gendannelsesprocedurer. Uanset kvaliteten og mængden af træning, der gives til brugerne, vil de sandsynligvis begå fejl, der fører til tab af data. Katastrofeinddrivelsesprocedurerne bør derfor indbygges i applikationssoftwaren.
(e) Kortere udviklingscyklus:
Det er ønskeligt, at udviklingscyklusen skal være så lille som muligt. Da udviklingen tager mere tid, mister brugerne deres entusiasme i projektet. De holder også krævende ændringer i designet, der fører til en uendelig indsats og utilfredshed.
Heldigvis er det nemt at teste applikationssoftware til mikro-computere end de af fælles informationssystemer. De prototyper værktøjer, der er tilgængelige på pc'er, gør det lettere at definere kravene og demonstrere, hvordan systemet vil fungere. Denne forbedring i kommunikation mellem brugere og designere er et vigtigt bidrag til vellykket applikationsudvikling til pc'er.
(f) Fleksibilitet:
Personlige informationssystemer er små i størrelse og relativt mindre struktureret end de fælles informationssystemer. Den tid, der er tilgængelig for udviklingsprocessen til enhver ansøgning, er i sådanne tilfælde relativt kort. Brugernes krav ændrer sig ganske ofte.
Det er hverken muligt eller tilrådeligt at planlægge brugernes langsigtede informationsbehov. Således er ændringerne i applikationer ret hyppige i personlige informationssystemer. Det bedre alternativ er at sikre fleksibilitet i applikationssoftware til mikrocomputere.
