Database Management System (DBMS): Applikationer, anvendelser og andre detaljer

Lad os foretage en tilbundsgående undersøgelse af applikationer, anvendelser, komponenter, regnskabs- og enhedsforhold i Database Management System (DBMS).

Database Management System (DBMS) og dens applikationer:

Et databasestyringssystem er et edb-system. Det er et lager eller en beholder til indsamling af computeriserede datafiler. Det overordnede formål med DBMS er at give brugerne mulighed for at definere, gemme, hente og opdatere oplysningerne i databasen efter behov. Oplysninger kan være alt, hvad der er af betydning for en person eller organisation.

Databaser berører alle aspekter af vores liv. Nogle af de store anvendelsesområder er som følger:

1. Banking

2. Flyselskaber

3. Universiteter

4. Produktion og salg

5. Menneskelige ressourcer

Anvendelser af DBMS:

Data, der er velorganiseret og integreret, er meget nyttig i beslutningsprocessen.

Således kan vi udlede nogle af følgende anvendelser af DBMS:

(i) Effektiv og effektiv forvaltning af data

(ii) Forespørgselsbehandling og styring

(iii) Let at forstå og brugervenlig

iv) Sikkerhed og integritet af data

(v) Bedre beslutningstagning

(vi) Datadeling og opbevaring

(vii) Bedre adgang til nøjagtige data

(viii) Sikrer fejlfri information

Komponenter af DBMS:

Et DBMS består af fem komponenter, der hjælper med at bruge og styre data i en organisation.

Disse er:

(i) Data,

(ii) hardware,

(iii) Software

(iv) Bruger og

(v) Procedure.

(i) Data:

Data er en samling af rå fakta, der opbevares og bruges inden for en database for at danne meningsfuld information.

(ii) Hardware:

Hardware er en samling af fysiske komponenter i et computersystem. Det omfatter sekundære lagringsenheder som diskdrev (floppy, cd.), Processor osv.

(iii) Software:

Software refererer til det program, som et databasesystem bruger til at køre en DBMS-applikation. Det er den platform, hvorigennem data hentes fra den fysiske placering (hardware), hvor data er gemt. For eksempel en software kaldet "database manager".

(iv) Bruger:

Brugere er de mennesker, der bruger databaseprogrammerne. De kan være databaseadministratorer, applikationsprogrammører, databasedesignere, slutbrugere mv.

(v) Fremgangsmåde:

Et sæt instruktioner, der beskriver arbejdet af et DBMS kaldes dets procedure.

Regnskab og DBMS:

DBMS udfører mange nødvendige funktioner for at sikre effektiv drift af regnskabssystemet i en virksomhed.

Nogle af dem er angivet nedenfor:

(i) Datalagringsstyring:

DBMS gemmer en lang række data- og datarelaterede formularer, rapporter mv relateret til regnskabssystemet.

(ii) Data ordbog ledelse:

Datakataloget opdateres automatisk i tilfælde af ændring, ændring, tilføjelse, sletning i databasen. Denne ordbog bruges til at søge de nødvendige data eller komponenter i en journal, storbog osv.

iii) Sikkerhedsstyring:

Det er meget vigtigt at opretholde sikkerheden og privatlivets fred i databasen udefra.

(iv) Backup og recovery management:

DBMS giver tilstrækkelige backup- og genoprettelsesprocedurer for at sikre sikkerheden ved information i regnskabssoftware.

(v) Database kommunikation interface:

DBMS bruger internettet til at kommunikere rapporter, forespørgsler og distribuere andre oplysninger i hele regnskabssystemet. Processen med computerbaseret regnskabssystem bruger databaser til at gemme og hente data i form af interrelaterede datatabeller. For at forstå, hvordan en database er designet, lad os først vide om databehandlingscyklus. Databehandling er en teknik til indsamling, sortering, tilknytning, tolkning og beregning af data for at frembringe meningsfuld information, der kan bruges til beslutningstagning.

I forbindelse med regnskaber kræver databehandlingscyklus følgende trin:

(i) Kildedokumenter:

Det første skridt er at forberede et dokument, kaldet voucher, for at registrere og udtrykke en regnskabstransaktion på en systematisk måde.

ii) Indtastning af data:

Bogføringsdataene i kuponet skal registreres i computeren ved hjælp af software kaldet dataindtastningsformular.

(iii) Opbevaring af data:

Opbevaringskonstruktioner er tabeller, der er designet til at gemme dataene i databasen.

(iv) Beregning af data:

De lagrede data præsenteres i form af endelige rapporter.

(v) Datauddata:

Datauddataene præsenteres i form af hovedbog, prøvebalance, balance mv i prædesignede formater. Sådan lagres data på en struktureret måde i databasen. Lad os nu forstå processen med at designe datastrukturer som pr. Regnskabstransaktioner ved hjælp af et rutediagram.

Virkelighed:

Henviser til situationer i den virkelige verden, for hvilken database skal oprettes.

ER Design:

Det er en billedlig fremstilling af virkeligheden.

Relational Data Model:

En datamodel, der repræsenterer ER Design og omdanner den til datatabeller. De indbyrdes forbundne datatabeller sikrer integriteten af ​​de lagrede data ved at følge visse begrænsninger og regler.

Normalisering:

Det er en proces til raffinering af databasedesignet for at forhindre redundans eller duplikat af data.

Refinement:

Resultatet af normaliseringsprocessen betegnes som forfining.

Det endelige resultat er ankommet, efter at forfiningsprocessen er afsluttet.

Begrebet entitet og dets egenskaber:

Entiteter er specifikke objekter eller ting i mini verdenen, der er repræsenteret i databasen. For eksempel er medarbejder John Smith, forskningsafdelingen, uafhængige enheder.

Egenskaberne, der bruges til at beskrive en enhed, kaldes attributter; for eksempel kan en medarbejdervirksomhed have navn, køn, fødselsdato for hans / hendes attributter.

Hvis bog betragtes som en enhed, er forfatterens navn, pris, offentliggjort af osv. Dets forskellige attributter. En bestemt enhed vil have en værdi for hver af dens attributter. En enhed har således en værdi for hver attribut.

Attributter er af mange typer:

(i) Enkeltværdige og Multi-værdiansatte attributter:

En egenskab, der har en enkelt værdi, såsom en persons alder, kaldes enkeltværdigt attributt og omvendt.

(ii) Sammensatte og enkle attributter:

Sammensatte attributter kan yderligere opdeles i mindre attributter med uafhængige betydninger, såsom navnet på en person har 3 dele-fornavn, mellemnavn og efternavn. En simpel attribut kan ikke opdeles yderligere.

(iii) Lagret og afledt attribut:

En egenskab, der er lagret på en sådan måde, at andre attributter er afhængige af det og dermed dannes af det, er kendt som lagret attribut. For eksempel. Fødselsdato for en person er en lagret egenskab, mens hans alder er en afledt egenskab.

(iv) Kompleks attribut:

Når sammensatte eller multiværdige attributter grupperes, danner de komplekse attributter.

(v) Nulværdier:

Når værdien af ​​en attribut er ukendt betegnes den som en nullattribut.

Entity Relationship:

En enhed af sig selv og alene betyder ikke noget. Men når det er relateret til en anden enhed eller enheder, kan et væsentligt forhold etableres. Et forhold vedrører to eller flere forskellige entiteter med en bestemt betydning, for eksempel medarbejder 'A' arbejder på Projekt 'X'.

Entity Relationship Diagram (ERD):

Et diagram der repræsenterer enheder og relationer mellem dem er kendt som entitetsforhold diagram. De vigtigste elementer, der anvendes i et ER-diagram, er enheder, attributter, identifikatorer og relationer, der udtrykker en realitet, som databasen er designet til.

Modellen er afbildet ved hjælp af følgende symboler:

Lad os studere betydningen af ​​disse symboler:

(i) Entity type:

Det symboliserer alt i den virkelige verden, der har flere eksistenser.

(ii) Svag enhedstype:

En enhedssæt, der ikke har en primærnøgle, betegnes som et svagt enhedssæt. Her refererer en primærnøgle til den unikke egenskab om en enhed.

(iii) Forholdstype:

En diamantkasse bruges til at repræsentere forholdet mellem to enheder. Forhold kan være en-til-en, en til mange eller mange til mange.

(iv) Identifikation af relationstype:

Relationstypen, der bruges til at forholde en svag enhedstype til dens ejer, er vist ved dobbeltforet diamantformet boks.

(v) Attribut:

Kendetegn af interesse, der beskriver en virksomheds forskellige egenskaber.

(vi) Nøgleattribut:

En nøgleattribut er en, for hvilken hver enhed har en unik værdi. Den er repræsenteret af en oval form med attributnavnet understreget.

(vii) Flerværdiattribut:

En enhed, der har flere værdier for den attribut, hedder multi-værdierattributtet.

(viii) Afledt attribut:

Som diskuteret tidligere, en attribut, hvis værdi afhænger af værdien af ​​den lagrede attribut. Det er repræsenteret ved hjælp af en stiplet ovalt form.

I et databasesystem behandler vi forskellige typer nøgler som følger:

1. Kandidatnøgle:

Minimalt sæt attributter, der unikt identificerer hver forekomst af en entitetstype.

2. Primærnøgle:

Kandidatnøgle valgt til unikt at identificere hver forekomst af en enhedstype.

3. Unik nøgle:

Kan acceptere unikke eller null-værdier.

4. Kompositnøgle:

En nøgle, der består af to eller flere attributter og fjernelse af en af ​​dem, vil resultere i tab af tilsigtet information.

Entitet og forhold i et regnskabssystem:

Enheden forholdet kan anvendes i tilfælde af regnskab. I regnskabsaflæggelse siger data fra bøger med oprindelige indgang Journal kan bogføres på deres respektive storbogskonto og derfra til prøvebalance.

Følgende diagram etablerer klart entitetsforholdet i regnskabsføring:

Interaktion mellem Journal, Ledger og Trial Balance for bogføring af konti.

Følgende eksempel viser et ER-diagram ved hjælp af to enheder Kunde og lån sammen med de understreget primære nøgleattributter. Dette skildrer forholdene i lånepenge af kunden.