Virksomhedsinformationssystemer: Delt og personligt forretningsinformationssystemer

Forretningsinformationssystemer har to grundlæggende komponenter, nemlig fælles forretningsinformationssystemer og personlige forretningsinformationssystemer!

1. Shared Business Information Systems:

Denne klasse af forretningsinformationssystemer omfatter informationssystemer, der er store, mere komplekse og dyre. En detaljeret planlægningsproces skal forud for opbygningen af ​​infrastruktur til fælles informationssystemer.

Fordelen med at udvikle og bruge disse forretningsinformationssystemer ligger i, at informationer kan deles i disse systemer. De ledelsesmæssige, organisatoriske og ressourcekontroller udøves for at forhindre misbrug af oplysninger.

Sharability er omfattende i disse informationssystemer og omfatter hele spektret af ressourcer som information og serviceelementer som hardware, software og kommunikationslinjer.

For eksempel bør et fælles informationssystem tillade deling af dyre laserskrivere, scannere, e-mail og internetforbindelse samt oplysninger, der er gemt i forskellige tekst- og regnearkfiler. Da disse ressourcer deles af et stort antal brugere, er prisen per bruger lav nok til at retfærdiggøre den store investering i disse enorme informationssystemer.

De delte systemer forbedrer intern personlig kommunikation og fremmer problemfri informationsstrøm på tværs af forskellige funktioner og niveauer af ledelseshierarki. De fælles forretningsinformationssystemer sikrer også standardisering i information og reducerer redundans i information og andre ressourcer.

Disse systemer har råd til at yde ekspertrådgivning fra tekniske eksperter i informationssystemerne. De delte systemer kræver enorme investeringer i IT-infrastruktur. På grund af bærbarhed er de mere udsat for sikkerheds- og privatlivsrisici. Derfor er procedurer meget vigtige elementer i sådanne fælles informationssystemer.

Typer af Shared Business Information Systems:

En bred vifte af forretningsinformationssystemer anvendes til catering til ledelsens informationsbehov på forskellige ledelsesniveauer. Disse systemer er klassificeret i følgende kategorier:

(a) Transaktionsbehandlingssystemer,

b) Ledelsesinformationssystemer,

c) beslutningsstøttesystemer

d) Executive informationssystemer,

e) ekspert systemer

f) Kontorinformationssystemer.

(a) Transaktionsbehandlingssystemer:

Transaktionsbehandlingssystemerne (TPS) er bygget på de typer transaktioner i en virksomhed. De håndterer de fleste interne oplysninger. Deres mål er at generere operationelle oplysninger for driftspersonalet og lavere niveau ledere. Derudover danner disse systemer kernen for at give de nødvendige input til Management Information Systems.

b) Ledelsesinformationssystemer:

Management Information Systems (MIS) bruger oplysningerne i TPS'en og behandler dem ved at generere sammenfattende rapporter om information til ledere til planlægning og kontrol af operationer. Disse er primært informationsrapporteringssystemer. Disse systemer fokuserer primært på informationsbehovet hos underledere til mellemledere.

c) beslutningstilsynssystemer:

Decision Support Systems (DSS) bruges af ledere på mellemniveau til at generere taktiske oplysninger. Beslutningsstøttesystemerne tager ikke kun input fra TPS, men også fra eksterne kilder. De tilbyder også værktøjer til at analysere informationen mere stringent og hjælpe med at generere taktiske oplysninger og udføre 'hvad - hvis analyse' for ledere.

d) Executive informationssystemer:

Executive Information Systems (EIS) er brugervenlige informationssystemer, der lægger større vægt på præsentation af resuméoplysninger, integration af intern og ekstern information, undtagelsesrapporteringsteknikker og etablering af forbindelse til virksomhedens grundlæggende aktiviteter. Disse informationssystemer genererer strategisk information og bruges af topniveau ledere. De hjælper med at identificere muligheder, evaluering af alternative scenarier og træffe informerede valg vedrørende forretningsmulighederne.

e) ekspert systemer:

Ekspertsystemerne tager sigte på at formalisere ekspertise og gøre det tilgængeligt for gentagne forretningsbeslutninger. De bruger kunstige intelligensværktøjer til at generere viden ud fra information, eksisterende teorier, overbevisninger og erfaringer fra ledere i forskellige forretningsaktiviteter.

De er ikke erstatninger for eksperter på det menneskelige område, men de hjælper menneskelige eksperter med at udføre deres arbejde mere effektivt og replikere ekspertisen på forskellige steder i erhvervslivet.

f) Kontorautomatiseringssystemer:

Kontorautomatiseringssystemer er beregnet til at forbedre kommunikation og produktivitet hos personer i virksomheden. De forsøger at automatisere kontorprocedurer og fjerne flaskehalse i kontorets sekretærarbejde.

Disse systemer anvendes af mennesker på alle ledelsesniveauer. De vigtige elementer i disse systemer er e-mail, desktop publishing systemer, tekstbehandlere, grafik og elektronisk telekonference.

Som det kan ses, har forskellige typer forretningssystemer applikationer på forskellige ledelsesniveauer. De typer forretningssystemer og ledelsesniveauer, hvor de bruges, er afbildet. Ekspertsystemerne og kontorautomatiseringssystemerne kan være nyttige på alle ledelsesniveauer.

Det kan dog bemærkes, at brugen af ​​en given type forretningssystem også afhænger af, hvordan aktiviteterne er organiseret i organisationens organisationsstruktur. For eksempel, hvis aktiviteterne i en organisation er organiseret på en sådan måde, at der er meget overlapning mellem ansvaret hos lavere og mellemste ledere, kan TPS også bruges på mellemniveau.

Disse forretningsinformationssystemer kan udvikles specielt til hver af de forretningsfunktioner som markedsføring, finansiering, produktion, udvikling af menneskelige ressourcer mv. Der kan være en fælles struktur, der er nyttig for hver af funktionerne.

De forretningsinformationssystemer, der integrerer forskellige funktioner i virksomheden, kaldes integrerede systemer. Sådanne integrerede informationssystemer er mere populære, når det drejer sig om virksomheder, der står over for problemet med flaskehalse i interfunktionel kommunikation på grund af deres større størrelse, bredere geografiske dækning, diversificeret produktbase mv. Disse systemer betegnes forskelligt af forskellige softwareproducenter. Men det mest anvendte udtryk for stærkt integreret informationssystem er ERP-system (Enterprise Resource Planning).

2. Personlige forretningsinformationssystemer:

De personlige forretningsinformationssystemer bruges af ledere til at forbedre deres produktivitet på arbejdspladsen. De hjælper ledere med at udføre deres job mere effektivt. De personlige informationssystemer involverer brug af mikrocomputere sammen med software til tekstbehandling, elektroniske regneark, personal databasestyringssystemer, grafik og forretningspræsentation og desktop-organisering.

De personlige informationssystemer er billigere at installere og enkle at bruge i forhold til fælles forretningsinformationssystemer. De er mere fleksible og beskyttede, fordi de er enkelthåndterede systemer.

Proceduren, i tilfælde af sådanne systemer er hovedsageligt begrænset til sikkerhedskopiering, for at tage sig af eventuel hardwarefejl. Da de er personlige, kan en leder bruge den som han finder det mere produktiv til ham.

Således er de bygget og brugt med fokus på specifikke informationsbehov. Nøglefunktionen ved personlige informationssystemer er det faktum, at en enkelt person påtager sig ansvaret for at definere krav, udforme rammerne for systemet og bruge det. Således tjener de kun bestemte formål med virksomhedsledere.

For det første sigter de på at skabe bedre arbejdsmiljø til lederen, så han kan forbedre sin produktivitet ved at få hjælp til simple databehandlingsproblemer, rapporteringsproblemer og kommunikationsproblemer. De tjener også som erstatninger for nogle af kontorautomatiseringsudstyret. Tilgængeligheden af ​​notesbog computere har gjort hele visionen om mikrocomputer applikationer helt anderledes. Nu ses de også som kommunikationsenheder.

Selvom de i de fleste tilfælde er knyttet til fælles forretningssystemer, mangler de kapacitet til effektivt at håndtere komplekse problemer med større forretningsmæssige problemer. De lider under begrænsningen af ​​begrænset tilgængelighed af viden og ekspertise i de definerende behov og design af informationssystemer.

Den hardware, der anvendes i personlige informationssystemer, er ofte målet for tyverier, og derfor er sikkerheden også et problem med pc'er. Kun eksponeringens art og risikoen er anderledes end i forbindelse med fælles informationssystemer.