Plantyper: Stående og Enkeltbrugsplaner (med diagram)

En plan er en forpligtelse til et bestemt handlingsforløb for at opnå specifikke resultater. Heraf følger, at der er en række planer for at nå forskellige mål. Ledere begår normalt fejlen ved kun at tage store programmer som planer. Men en række fremtidige handlingsplaner er også planer. For eksempel betragtes der planer om at starte produktionen af ​​et nyt produkt eller indstillinger til en ny fabrik. Planerne kan klassificeres efter oprindelse, brug, formål, art etc.

Nogle af planerne er i form af stående planer, mens andre er engangsplaner. Enkelt brug planer bruges kun en gang og ikke igen og igen, mens gentage brug planer bruges igen og igen. For eksempel står mål, politikker, strategier, regler, procedurer mv., Fordi de engang er formuleret, vil de blive brugt i lang tid og gentagne gange. På den anden side er programmer og budgetter engangsplaner, da disse først er opnået, skal disse formuleres igen.

Følgende diagram illustrerer forskellige planer:

Planlægning er en forpligtelse til et bestemt handlingsforløb for at opnå specifikke resultater. Den består af flere komponenter eller afledte planer, der generelt er bundet sammen. Disse komponenter er kendt som planer. Der kan være flere typer planer. Det er nemt at se en større plan, såsom etablering af en ny virksomhed, men nogle fremtidige handlingsplaner er også planer. Enhver form for fremtidig handling er en plan.

Forskellige planer kan klassificeres i:

(1) Stående planer og

(2) Engangsplaner.

1. Stående planer:

Stående planer er lavet til at blive brugt igen og igen. Disse planer er formuleret til at styre ledelsesmæssige beslutninger og handlinger om problemer, der er tilbagevendende. Stående planer kaldes også 'gentagne brug' planer, fordi disse giver retningslinjer for handlinger i fremtiden. Disse planer giver enhed og ensartethed af indsatsen for at imødekomme gentagne situationer, der opstår på forskellige niveauer i virksomheden. Disse planer giver klare retningslinjer for håndtering af situationer af tilbagevendende karakter. Disse planer hjælper ikke kun med koordinering, men også i effektiv forvaltning. Stående planer omfatter mål politikker, procedurer, metoder, regler og strategier.

Stående planer hjælper en virksomhed på følgende måder:

(i) Stående planer hjælper med at opnå koordinering i virksomheden. Disse planer giver konsistens, ensartethed og enhed i indsatsen.

(ii) Ledende medarbejdere er i stand til at delegere deres arbejde til underordnede, da procedurer, regler, forskrifter mv er blevet fastsat for at træffe de nødvendige beslutninger.

(iii) Disse planer hjælper med at nå mål, selv om disse er vage, komplekse eller multidimensionale. Politikkerne, metoderne, reglerne, procedurerne mv. Giver klare referencerammer, når der opstår nogle problemer med at træffe beslutninger.

(iv) Stående planer er dannet efter mange tanker, diskussioner og argumenter. Når beslutninger skal træffes, hjælper disse planer med hurtig beslutningstagning. Disse planer er store arbejdsbesparende enheder, da de giver rammer for referencer til at tackle tilbagevendende situationer.

(v) Disse planer hjælper med bedre administrativ kontrol. De giver rationelle grundlag for at evaluere resultaterne af forskellige bestræbelser fra forskellige personer, der arbejder på forskellige niveauer i virksomheden.

2. Enkelt brug planer:

Disse planer er lavet til håndtering af engangsproblemer. Engangsplaner kaldes også 'specifikke planer', da disse er beregnet til at løse et bestemt problem. Disse planer er formuleret til at håndtere ikke-gentagen og unikt problem. Disse planer kan ikke bruges igen og igen; disse bliver forældede efter at have opnået deres formål. Eksemplerne på disse planer er: projekter, budgetter, programmer.

Formål eller mission:

Missionen eller formålet identificerer virksomhedens grundlæggende funktion eller opgave. Hver organisation har eller burde have et formål, så dets arbejde bliver meningsfuldt. Formålet eller opgaven er tildelt hver organisation af samfundet. Formålet med en virksomhed er at producere og distribuere varer eller tjenesteydelser. Formålet med den offentlige arbejderafdeling er at konstruere og vedligeholde veje. Domstolens formål er at fortolke og anvende love og så videre. Formålet er en stående plan i en erhvervsorganisation, der definerer sit grundlæggende formål i lyset af hvilke andre handlinger er udformet.

En organisations formål består af en langsigtet vision af, hvad den søger at gøre, og årsagerne til, at den eksisterer. Organisationens mission angiver præcis, hvilke aktiviteter organisationen har til hensigt at engagere sig nu og i fremtiden.

De grundlæggende spørgsmål, der skal besvares af en organisation, er:

(i) Hvilken forretning er vi i?

(ii) Hvilken mure vores forretning er?

(iii) Hvem er vores kunder?

(iv) Hvad er vores værdier og overbevisninger?

(v) Hvad vil vores brug for samfundet være? og så videre.

mål:

Mål eller mål er de ender, som hver aktivitet er rettet mod - de er de resultater, der skal opnås. Mål er en forudsætning for planlægning. Ingen planlægning er mulig uden opsætning af mål. Mens virksomhedsmål er virksomhedens grundplan, kan en afdeling også have sine egne mål. Selvom afdelingsmålene vil bidrage til opnåelsen af ​​virksomhedsmål, men de to sæt mål helt og holdent kan være forskellige. For eksempel kan virksomhedens formål være at tjene en vis fortjeneste ved salg af sine produkter.

Virksomhedens målsætninger påvirker ledelsesfilosofien og praksis. Mål har større indflydelse på organisationens arbejde. Alle andre typer af planer, såsom politikker, strategier, procedurer, regler, budgetter mv. Hjælper med at opnå opfyldte virksomhedsmål på en økonomisk og effektiv måde. Mål er relateret til fremtiden og er en væsentlig del af planlægningsprocessen.

Politikker:

Politikker er generelle udtalelser eller forståelser, som giver vejledning i beslutningstagning til forskellige ledere. Disse er stående planer, der giver vejledning til ledelsen i ledelsen af ​​ledelsesoperationer. Politikker definerer grænser, inden for hvilke beslutninger kan træffes og beslutninger rettes mod opnåelse af mål. Politikker hjælper også med at beslutte problemer, før de bliver problemer og gør det unødvendigt at analysere den samme situation hver gang det kommer op. Ledere kan delegere myndighed inden for de givne parametre og kan stadig bevare kontrollen over, hvad deres underordnede gør. Med ordene fra Koontz og Weihrich. "Politikken er et middel til at tilskynde til skøn og initiativ, men inden for rammerne."

strategier:

Ordet 'strategi' er længe blevet brugt i indholdet af militære handlingsplaner. Det var vant til at redegøre for de store planer, der blev foretaget i lyset af, hvad man troede, at en negativ måtte eller måske ikke ville gøre. Ledere bruger nu strategier i de bredere forretningsområder. En strategi er en omfattende og integreret plan designet til at sikre, at forretningsmålene nås. De langsigtede målsætninger for virksomheden fastlægges, og de nødvendige ressourcer tildeles og implementeres for at opnå de ønskede resultater. Formålet med strategier er at bestemme et billede af den type virksomhed, der er planlagt. Strategier forsøger ikke at skitsere programmerne til opnåelse af mål, men de giver en ramme for vejledning af tænkning og handling.

Procedure:

Procedurer er detaljer om handling eller retningslinjer for opfyldelse af forretningsmål. Procedurer giver detaljer om hvordan ting skal gøres. Der er ikke plads til dømmekraft. Disse bør hjælpe med gennemførelsen af ​​politikker. Procedurer bestemmer også ansvaret for ansvar og ansvarlighed. Ifølge Terry, "En procedure er en række relaterede opgaver, der udgør den kronologiske rækkefølge og den etablerede måde at udføre arbejdet på."

Procedurer skal skelnes fra politikker. En procedure er en vejledning til handling, mens en politik er en vejledning til at tænke. Politikker er retningslinjer for at træffe beslutninger og procedurer består af forskellige metoder til at gennemføre hver enkelt fase af arbejdet. Politikker giver mulighed for fortolkning for at se, at de passer ind i en bestemt situation, mens procedurer er skræddersyede og ikke giver mulighed for fortolkning.

En procedure forklares ved hjælp af at tage sagen om køb af råvarer til en bekymring:

(i) Hver afdeling, der har brug for råmaterialer, sender en indkøbsrekvisition til indkøbsafdelingen med angivelse af mængdespecifikationer, type og kvalitetsmateriale.

(ii) Købsafdelingen vil konsolidere kravene i forskellige afdelinger. En kombineret ordre er udarbejdet og sendt til leverandørerne. Købsafdelingen opretholder listen over leverandører og indsamler regelmæssigt citater fra dem. Kopien af ​​indkøbsordren sendes også til modtagelses- og inspektionsafdelingen.

(iii) Modtagelsesafdelingen sammenligner de modtagne varer med den anførte ordre. Eventuelle uoverensstemmelser i mængde, kvalitet mv rapporteres til indkøbsafdelingen.

Hvis varerne er korrekte og i henhold til ordren, sendes der en rapport om den til indkøbsafdelingen.

iv) Efter at have modtaget en tilfredsstillende rapport fra modtagelses- og inspektionsafdelingen, overfører indkøbsafdelingen regningen til regnskabsafdelingen til betaling.

(v) Regnskabsafdelingen kontrollerer regningen og foretager derefter betalingen til leverandøren.

Når der kræves et materielt køb, følges samme procedure. Forskellige opgaver kræver forskellige procedurer, og de følges på samme måde.

Fordele ved procedurer:

1. Grundlag for kontrol:

Procedurer giver en detaljeret beskrivelse af sekvenser, der skal følges for at fuldføre en opgave. Det kan ses, om arbejdet foregår i henhold til planen eller ej. Procedurer anvendes som kontrolmekanisme, fordi enhver uoverensstemmelse i arbejdet kan bestemmes med det samme.

2. Sammenhæng:

Procedurer hjælper med at sikre konsistens og ensartethed i præstationen. Når procedurerne er etableret, kan de på samme måde bruges igen og igen.

3. Standardisering:

Standardiseringen af ​​procedurer mindsker behovet for beslutningstagning i en lignende situation. Uanset hvor en opgave skal udføres, følges samme procedure for at gøre det. Dette øger effektiviteten i arbejdet.

4. Koordinering:

Procedurer fastlægger en sekvens, der skal følges for hvert arbejde. Dette hjælper med at koordinere aktiviteterne i forskellige afdelinger eller sektioner, fordi de samme procedurer vil blive fulgt af dem alle.

Begrænsninger:

1. Stivhed:

Stivhed følges i følgende procedurer. De bruges kontinuerligt igen og igen. Dette afskrækker initiativ og opdagelser.

2. Konstant gennemgang:

De samme procedurer kan ikke følges på længere sigt. De skiftende situationer kræver en revision af procedurerne. For at holde dem effektive skal de løbende opdateres. De bør tilpasses passende for at passe til den nuværende situation.

Regler:

En regel er en plan, der fastlægger en nødvendig handling med hensyn til en situation. En regel er i form af en beslutning truffet af ledelsen om hvad der skal gøres og hvad der ikke skal gøres i en bestemt situation. En regel er bestemt og stiv og tillader ikke underordnede afvigelser eller skøn. Ligesom procedurer foreskriver regler ikke en kronologisk rækkefølge af de skridt, der skal træffes for at nå et givet mål. En regel kan eller ikke er en del af proceduren. En regel som 'Rygning forbudt i fabrikken' udgør ikke en del af proceduren. På den anden side vil en regel om betaling inden for 21 dage være en del af en procedure.

"Reglerne foreskriver grænserne for acceptabel adfærd hos medlemmerne af organisationen. Regler gør det muligt for ledere at forudsige adfærd fra deres underordnede, hvordan vil de handle i en given situation. Regler kanaliserer arbejdstagernes adfærd i en ønsket retning. Arbejdstagere gentager nogle gange regler for at forfalde deres handlinger. Problemet ligger ikke i reglen, men på hvilken måde de bliver sat til arbejderne. Ledelsen bør forsøge at ramme kun de regler, der er nødvendige, og også de skal også forklares korrekt til medarbejderne.

programmer:

Et program er en række aktiviteter, der er designet til at gennemføre politikker og nå mål. Det er udtænkt for at møde en bestemt situation. Programmet kan tages som en kombination af politikker, procedurer, regler, budgetter, opgaveopgaver mv. Udviklet til det specifikke formål at gennemføre et bestemt handlingsforløb. Separate programmer er forberedt til at udføre forskellige opgaver. Det samme program må ikke bruges til at nå andre mål. Det er en engangsplan, der er fastsat for nye og ikke-gentagne aktiviteter.

Med ordene fra Koontz og O'Donnell, "Programmer er komplekser af mål, politikker, procedurer, regler, opgaveopgaver, skridt der skal træffes, ressourcer, der skal anvendes, og andre elementer, der er nødvendige for at udføre et givet handlingsforløb." citat George Terry, "Et program kan defineres som en omfattende plan, der omfatter fremtidig brug af forskellige ressourcer i et integreret mønster og etablerer en række krævede handlinger og tidsplaner for hver for at nå standardmålene."

Karakteristik af programmer:

Følgende er karakteristika for programmer:

1. Et program er en samlet brugsplan. Det er dannet for kun at opnå et bestemt formål. Når målet nås, vil programmet ikke blive brugt igen.

2. En række små planer er rede til at formulere et program. Programmet for at øge omsætningen med 20 procent kan kræve, at der oprettes en række små planer.

3. Et program er forberedt på at nå organisatoriske mål.

4. Det giver en tidsfrist, som programmet skal gennemføres for. Et stramt tidsbord er fastsat for at gøre en bestemt opgave.

5. Et program skal sikre koordineret planlægningsindsats.

Fordele ved programmer:

Følgende er fordelene ved programmer:

1. Programmerne fastsætter et handlingsforløb, der skal følges for at opnå organisatoriske mål. Nærmere detaljer om aktioner, der skal tages, og tidsplan, der skal følges, er alle besluttet på forhånd. Dette muliggør en jævn gennemførelse af planer.

2. Programmer er nyttige til at skabe bedre koordinering i organisationen. Politikkerne, procedurerne, reglerne, budgetterne mv er for at sikre en korrekt koordinering.

3. Programmerne er handlingsorienterede planer og giver medarbejdere motivation.

Begrænsninger af programmer:

1. Hvis programmerne ikke er omhyggeligt indrammet, er der fare for, at de svigte. De handlinger, der skal træffes, og de procedurer, der skal følges, kan vælges korrekt. Sådanne udløb ved første fase vil gøre programmerne ineffektive.

2. Der er altid risiko for utilstrækkelig koordinering. Hvis forskellige elementer i programmer som politikker, procedurer, regler mv ikke afbalanceres ordentligt, vil programmerne ikke blive ordentligt koordineret.

3. De store programmer har en række underprogrammer. Alle delprogrammerne skal med succes udføres for at gennemføre hovedprogrammet. Ethvert bortfald i implementeringen af ​​et lille program kan true hele øvelsen.

budgetter:

Et budget er det monetære eller / og kvantitative udtryk for forretningsplaner og politikker, der skal forfølges i fremtiden. Begrebet budgettering bruges til at forberede budgetter og andre procedurer til planlægning, koordinering og kontrol af erhvervslivet.

Ifølge Institute of Cost and Works Accountants, London, "Et budget er en finansieringsoversigt og / eller kvantitativ erklæring, der er udarbejdet inden en bestemt tidsperiode, af den politik, der skal forfølges i den pågældende periode med det formål at nå et givet mål. "Med George R. Terrys ord:" Et budget er et skøn over fremtidige behov, der arrangeres efter et velordnet grundlag, der dækker nogle eller alle aktiviteter i en virksomhed i en bestemt periode. "Med ordene Crown og Howard et budget er defineret som "en forudbestemt erklæring om ledelsespolitik i en given periode, som giver en standard til sammenligning med de resultater, der faktisk er opnået."

Budgetets karakteristika:

1. Et budget bør baseres på tidligere tal. Fremtidens muligheder bør også tages i betragtning.

2. Et budget skal være fleksibelt, så det ændres i overensstemmelse med kravene i situationen. Stivhed i budgetter skaber undertiden vanskeligheder.

3. Personer på forskellige niveauer bør deltage i udarbejdelsen af ​​et budget. Dette vil hjælpe med at få villigt samarbejde af alle sammen med gennemførelsen af ​​budgetter.

4. Et budget bør være en specifik erklæring. Mængderne eller monetære oplysninger skal tydeligt nævnes i et budget.

5. Der bør være en aktiv inddragelse af øverste ledelse under forberedelsen af ​​et budget.

Behov for at forberede budgetter:

Budgettering er afgørende for planlægning og kontrol af politikker. Budgetterne er vigtige på grund af følgende grunde:

1. Budgettet er påkrævet for at formulere fremtidige politikker.

2. De er nødvendige for at sikre koordinering mellem forskellige afdelinger eller segmenter af en virksomhed.

3. Budgetter fungerer som et redskab til kontrol i ledelsens hænder. Budgetter fastsat for forskellige personer vil være kriteriet fastsat til vurdering af præstationer.

4. Budgetter fungerer som motivation for forskellige medarbejdere. Når mål for ydeevne er fastsat, vil personer forsøge at nå dem hurtigst muligt. De har fået et mål, som de skal arbejde for.

Klassifikation og typer af budgetter:

Budgetterne klassificeres som regel efter deres art. Følgende er de typer af budgetter, der almindeligvis anvendes.

A. Klassificering af tidens grundlag:

1. Langsigtede budgetter.

2. Kortsigtede budgetter.

3. Nuværende budgetter.

B. Klassificering af funktionsgrundlaget:

1. Funktionelt eller subsidiært budget.

2. Hovedbudget.

C. Klassificering af grundlaget for fleksibilitet:

1. Fast budget.

2. Fleksibelt budget.

A. Klassificering i henhold til tid:

1. Langsigtede budgetter:

Budgetterne er rede til at skildre en langsigtet planlægning af virksomheden. Perioden for de langsigtede budgetter varierer mellem fem og ti år. Den langsigtede planlægning udføres af topniveau ledelsen; Det er ikke generelt kendt at sænke ledelsesniveauet. Langsigtede budgetter er udarbejdet for nogle sektorer af bekymringen som kapitaludgifter, forskning og udvikling, langsigtede finanser mv. Disse budgetter er nyttige for de industrier, hvor fødselsperioden er lang, dvs. maskiner, elektricitet, ingeniørarbejde mv.

2. Kortsigtede budgetter:

Disse budgetter er generelt i et eller to år og er i form af monetære vilkår. Forbrugsvarerindustrier som sukker, bomuld, tekstil mv. Bruger kortsigtede budgetter.

3. Nuværende budgetter:

Perioden for de nuværende budgetter er generelt i måneder og uger. Disse budgetter vedrører virksomhedens aktuelle aktiviteter. Ifølge ICWA, London. "Nuværende budget er et budget, der er etableret til brug over en kort periode og er relateret til de nuværende betingelser."

B. Klassificering af funktionsgrundlaget:

1. Funktionsbudgetter:

Disse budgetter er relateret til forskellige funktioner, og antallet af disse budgetter afhænger af virksomhedens størrelse og karakter.

De almindeligt anvendte funktionelle budgetter er:

(a) Salgsbudget.

b) produktionsbudget inklusive:

(i) Råmateriale Budget

(ii) Arbejdsbudget

iii) Budgetudnyttelsesbudget.

(c) Købsbudget.

(d) Kontantbudget.

e) finansbudget

2. Hovedbudget:

Forskellige funktionsbudgetter er integreret i masterbudget. Dette budget er udarbejdet ved den endelige integration af separate funktionelle budgetter. Ifølge ICWA, London, "The Master Budget er det sammenfattende budget, der indeholder sit funktionelle budget." Master budget er udarbejdet af budgetkontoret, og det forbliver på topniveau ledelsen. Dette budget bruges til at koordinere aktiviteterne i forskellige funktionelle afdelinger og hjælper også som en kontrolenhed.

C. Klassificering af grundlaget for fleksibilitet:

1. Fast budget:

De faste budgetter er udarbejdet for et bestemt aktivitetsniveau, budgettet er udarbejdet inden regnskabsårets begyndelse. Hvis regnskabsåret starter i januar, vil budgettet blive udarbejdet en måned eller to tidligere, dvs. november eller december. Ændringerne i udgifterne som følge af de forventede ændringer ændres ikke i budgettet. Der er en forskel på omkring tolv måneder i de budgetterede og faktiske tal.

Ifølge ICWA, London, er "Fast budget et budget, der skal forblive uændret uanset aktivitetsniveauet." Fast budgetter er egnede under statiske forhold. Hvis salg, omkostninger og omkostninger kan forventes med større nøjagtighed, kan dette budget med fordel anvendes.

2. Fleksibelt budget:

Et fleksibelt budget består af en række budgetter for forskellige aktivitetsniveauer. Det varierer derfor med de opnåede aktivitetsniveauer. Et fleksibelt budget er udarbejdet efter at have taget hensyn til uforudsete ændringer i forretningsbetingelserne. Et fast budget er defineret som et budget, der ved at anerkende forskellen mellem faste, halvfaste og variable omkostninger er beregnet til at ændre sig i forhold til aktivitetsniveauet.

De fleksible budgetter vil være nyttige, hvor aktivitetsniveauet ændrer sig fra tid til anden. Når prognosen for efterspørgslen er usikker, og virksomheden opererer under betingelser for mangel på materialer, arbejde mv., Vil budgettet blive mere velegnet.

Fordele ved budgettering:

Budgetter fungerer som et redskab i ledelsen. De hjælper med at forbedre virksomhedens effektivitet.

Følgende er nogle af fordelene ved budgettering:

1. Forbedrer effektiviteten:

Budgettering hjælper med at forbedre effektiviteten i organisationen. Hver person får et mål for præstation. Da præstationer vurderes imod de givne mål, forsøger medarbejderne at forbedre deres effektivitet.

2. Koordinering:

Arbejdet fra forskellige afdelinger og sektorer koordineres korrekt med budgettering. Budgettet i de forskellige afdelinger har betydning for hinanden. Samarbejdet mellem forskellige ledere og underordnede er nødvendigt for at opnå budgetterede mål.

3. økonomi:

Planlægningen af ​​udgifterne vil være systematisk, og der vil være en økonomi i udgifterne. Finanserne vil blive sat til optimal brug. De fordele, der er afledt af bekymringen, vil i sidste ende udvides til industri og derefter til national økonomi.

4. Bevidsthed blandt Medarbejdere:

Budgettering skaber bevidsthed blandt medarbejderne. Ved at fastsætte mål for medarbejderne bliver de bevidst om deres ansvar. Alle ved hvad han forventes at gøre, og han fortsætter med arbejdet uafbrudt.

5. Tidsbundet:

Budgetterne er forberedt til bestemte perioder, og præstationen bedømmes i slutningen af ​​disse perioder. Resultaterne af medarbejdernes arbejde kan være kendt efter en bestemt tid.