Administrationsomkostninger: Funktioner og andre detaljer

Læs denne artikel for at lære om funktioner, metoder og kontrol af administrationens overhead med journalposter.

Funktioner:

Administrationsomkostninger i forhold til de øvrige overheadomkostninger har følgende særlige egenskaber:

(i) I forhold til andre overheadudgifter er administrationsomkostningerne generelt små.

ii) Det er ikke muligt at fastsætte passende normer eller standarder til sammenligning på grund af arten af ​​de fleste administrationsudgifter. På grund af dette er det ikke muligt at have samme grad af kontrol på sådanne udgifter som i andre overheadudgifter.

(iii) Absorptionsmetoderne er for det meste vilkårlig og derfor er det ikke muligt at få nøjagtig eller retfærdig prisopgørelse.

Administrationsudgifterne i de fleste organisationer er små. Der er mange vanskeligheder, som der er behov for bekymring i forbindelse med regnskabsføring og kontrol af administrationsudgifter. Derfor foretrækker nogle revisorer, at administrationsudgifter skal behandles som perioderomkostninger og udelukkes fra produktomkostningerne. Desuden har den ingen relation til produktets produktion eller kvantum af salg.

Uanset hvad der behandles for administrationsudgifter, dvs. om det skal behandles som perioder, eller det anvendes til omkostningsenheder, foretages proceduren og analysen af ​​sådanne udgifter, dvs. klassificering, tildeling og afdelingsbehandling på en måde svarende til den, der blev vedtaget for produktionsomkostningerne . Administrationsomkostninger klassificeres efter arten, arten eller formålet med udgifterne, idet hver type udgifter er repræsenteret af et særskilt fast ordrenummer (eller omkostningskontonummer), der er tildelt til formålet.

Sættet for de stående ordrenumre for administrationsudgifter skal være adskilt og adskilt fra antallet af tal, der opretholdes for etheromkostninger. For administrationsomkostninger i forbindelse med en bestemt periode åbnes en separat konto, dvs. Administration Overhead Control Konto i omkostningsbøgerne.

Journal indlæg:

Efterfølgende journal indtastning er bestået (i tilfælde af ikke-integreret system):

Administration Overhead Kontrol Konto Dr.

Til General Ledger Adjustment Account

Til butik Ledger Kontrol Konto

Til lønkontrolkonto

(For administrationsudgifter afholdt)

Men i et integreret system vil tidsskriftet være:

Administration Overhead Kontrol Konto Dr.

Til kontanter / kreditorer / småkasser / butikker

Ledger Kontrol / Løn Kontrol Konto

For afdelingen af ​​overheadudgifter er den administrative opstilling af en bekymring opdelt i visse afdelinger. Dette afhænger af flere faktorer, og generelt har hver enkelt interesse sin egen klassificering af sådanne afdelinger efter bekvemmelighed eller fra prissynspunkt.

Den typiske liste over administrationsafdelinger, der skal bruges som omkostningscentre med henblik på indsamling og kontrol af sådanne udgifter, kan omfatte General Office, Personaleafdeling, Sekretariatsafdeling, Kontorafdeling, Juridisk Afdeling. Factory Estate Department osv. Udgifter, der kan identificeres med en administrationsafdeling, er direkte tildelt til den pågældende afdeling. Resten af ​​udgifterne fordeles hensigtsmæssigt på de forskellige afdelinger på en måde svarende til produktionsomkostningerne.

Metoder:

Der er tre metoder til regnskabsmæssig behandling af administrationsomkostninger:

1. Ved fordeling til produktions- og salgs- og distributionsafdelinger,

2. Ved overførsel til resultatopgørelse, og

3. Tilsætning som et særskilt element af omkostninger.

1. Fordeling af produktions- og salgs- og distributionsafdelinger:

Denne metode anerkender kun to grundlæggende funktioner i en fremstillingsvirksomhed, nemlig fremstilling, salg og distribution. Da der opstår administrative omkostninger for såvel fremstillingsvirksomheder som salgs- og distributionsafdelinger, opkræves disse dels af fremstillingen og dels på salgs- og distributionsomkostningerne på et realistisk grundlag. Den ultimative effekt er, at administrationsomkostningerne mister deres identitet og fusioneres med produktions-, salgs- og distributionsomkostninger.

Administrationsomkostningerne debiteres til Administration Overhead Control Account. Ved fordeling overføres mængden af ​​administrative omkostninger i forbindelse med fremstilling til overheadkontrolkontoen for Works, og beløbet fordelt på salg og distribution overføres til salgskontrolkonto for salg og distribution.

Indtastningerne i administrationskontrolkontrolkontoen vises som følger:

Hovedproblemet i denne metode er at vælge passende grundlag for fordelingen af ​​administrative omkostninger til produktions- og salgs- og distributionsomkostninger. Til dette formål analyseres hver enkelt administrationsomkostning. Med hensyn til nogle af varerne er det muligt at foretage direkte tildeling i henhold til det beløb, der anvendes til hver afdeling. I de fleste tilfælde skal der dog findes et retfærdigt grundlag. De valgte baser svarer til dem, der er vedtaget til fremstilling af overhead.

For eksempel:

Fordele:

De vigtigste fordele for denne metode er:

(i) Der er kun to grundlæggende funktioner i en fremstillingsvirksomhed, nemlig fremstilling, salg og distribution. Administrationsomkostninger er ekstra eller tilfældige for disse grundlæggende funktioner. Disse udgifter har derfor ingen særskilt identitet, og de bør kun bæres af disse to grundafdelinger.

(ii) For at fastslå produktions- og salgsprisen korrekt, skal administrationsomkostningerne indgå i dem.

iii) Produktions- og salgs- og distributionsomkostninger er modtagelige for bedre kontrol. Fusion af administrationsomkostninger med produktions- og salgs- og distributionsomkostninger letter kontrollen.

kritik:

Hovedkritikken mod denne metode kan gives som følger:

(i) Fordeling til de to funktionelle divisioner giver betydelige vanskeligheder; de metoder, der er vedtaget til dette formål, er for det meste vilkårlig, og resultaterne er således upålidelige.

(ii) Administration er også en hovedfunktion. Sammenlægning af administrationsomkostningerne fordrejer forholdet mellem disse funktioner.

(iii) Hvis administrationsomkostninger ikke kan kontrolleres, kan det ikke helt sikkert kontrolleres ved sin fusion med de øvrige klasser af overheadomkostninger.

2. Overførsel til Costing Profit and Loss Account:

Denne metode virker på princippet om, at administrationsomkostninger ikke har nogen direkte forbindelse med fremstillings- og salgsaktiviteten af ​​en bekymring. Administrationsomkostningerne er hovedsageligt faste omkostninger, som ikke varierer enten med produktionsenheder eller salg og som sådan behandles de korrekt som periodekostnader ved direkte overførsel til Costing Profit and Loss Account.

En anden grund til denne type behandling er, at der ikke findes nogen retfærdig base for at opkræve administrationsomkostninger til andre funktioner eller produkter. Denne regnskabsmæssige behandling er simpel. I slutningen af ​​regnskabsperioden er der som et led i lukningen af ​​bøgerne foretaget en debitering Costing Profit and Loss Account og kreditering Administration Overhead Account.

Administrationsomkostningerne er således som følger:

Hovedkritikken mod denne metode er:

(i) Administration er en lige så vigtig funktion som fremstilling og salg. Den skal have sin egen identitet og bør ikke ignoreres.

(ii) Ikke-inkludering af administrationsomkostninger understiger omkostningerne til job, processer mv.

iii) Manglende kontrol med administrationsomkostninger bør ikke danne grundlag for udelukkelse fra omkostninger.

3. Tilføjelse som et særskilt element af omkostninger:

Ved denne metode administreres generalomkostninger særskilt til kostprisen for job eller solgte produkter. Til dette formål vælges en retfærdig base for fordelingen af ​​overhead til produktomkostningerne.

De valgte baser er:

(i) Salgsværdi,

(ii) Salgsmængde

(iii) Salgsomkostninger,

iv) fremstillingsomkostninger

(v) Enheder fremstillet,

(vi) Bruttoavance ved salg og

(vii) Omregningskostnad.

Den sats, der skal anvendes, er som regel en, og den beregnes som nedenfor:

Omregningskursbasis er også bedre i forhold til prisen på værker, fordi omkostningerne ved materiale, der forbruges i et produkt, ikke har nogen forbindelse med sådanne udgifter. Den særlige base, der skal vælges for en bekymring, afhænger af dens egnethed og rimelighed under de givne omstændigheder.

Kontrol af administrationsomkostninger :

Administrationsomkostninger er for det meste rettet naturligt og afholdes på grund af ledelsens generelle politik. Således er de generelt ikke-kontrollerbare, især på et lavere niveau af ledelse. På grund af dette mener de fleste af revisorerne ikke, at det er korrekt at indføre og drive et system med kontrol over administrationsudgifter.

En vis kontrol kan dog udøves ved en af ​​følgende metoder :

(i) Ved passende klassificering og analyse af generalomkostningerne og sammenligning med tidligere resultater.

ii) ved hjælp af budgetkontrolsystem

iii) ved brug af standarder

(i) Kontrol gennem klassificering og analyse af overhead og sammenligning med tidligere resultater:

Udgifterne for hver type eller klasse (under ordrebekendtgørelser) indsamles for hver af de administrative myndigheder og sammenlignes med jævne mellemrum med de tilsvarende udgifter, der afholdes i en bestemt periode med henblik på kontrol og formulering af politikker.

Hvis for eksempel omkostningerne ved at støtte en juridisk afdeling er kendt, og omfanget af den juridiske afdelings aktiviteter er til rådighed, kan det afgøres, om det er mere økonomisk at fortsætte med at opretholde en særskilt juridisk afdeling eller at ansætte en deltidsjournal. tid juridisk rådgiver.

(ii) Kontrol gennem budgettering:

Teknik til budgetkontrol som gældende for produktionsomkostningerne vedtages også til budgetkontrol af de administrative omkostninger. Budgettet er fastsat for hver enkelt administrationsomkostninger for hver administrationsafdeling, så den periodiske sammenligning med den faktiske kan laves og ansvar kan fastsættes på afdelingerne.

(iii) Kontrol gennem brug af standarder:

Arten af ​​administrative aktiviteter er til hinder for udarbejdelsen af ​​administrative omkostninger i samme omfang og med samme grad af præcision, som kan anvendes på fremstillings- og salgsafdelingerne. Der er dog visse former for arbejde som kontorarbejde, skrivning, bogføring, arkivering og fakturering i de administrative afdelinger, for hvilke standardmåleenheder og standardomkostninger kan etableres.

På trods af at disse aktiviteter kan udgøre en lille del af de samlede omkostninger, er det i tråd med en effektiv politik for god forvaltning at indføre kontrol i form af standarder, hvor og hvor sådanne former for evaluering af effektivitet og produktivitet kan være Brugt.