6 Hovedtræk involveret i budgetkontrol (med problemer)

Følgende punkter fremhæver de seks hovedtrin i budgetkontrol.

Trin # 1. Organisationsdiagram:

Det kaster lys over det funktionelle ansvar for hvert medlem af ledelsen, så han kan blive bekendt med sin egen position i organisationen og også hans forhold til andre medlemmer.

Organisationsdiagrammets strukturelle mønster afhænger af forretningsenhedernes størrelse og karakter.

Et eksemplar af organisationsdiagrammet er:

Trin # 2. Budget Center:

Et budgetcenter er en del af en virksomheds organisation og er defineret som sådan fra budgetkontrols synspunkt. Det skal klart afgrænses, fordi der skal udarbejdes et særskilt budget ved hjælp af hver af de pågældende afdelinger.

Trin # 3. Budgetmanual:

Institut for Omkostningsstyring, England, definerer en budgetmanual som "et dokument, der bl.a. beskriver ansvarsområderne for de personer, der er involveret i rutinen for og de former og registre, der kræves for budgetkontrol" . Derfor vil der være en budgetmanual, der skal lede budgetansvarlige og lederne af de respektive afdelinger. Det er praktisk taget et skriftligt dokument, der giver ideer til forberedelse og gennemførelse af forskellige budgetter.

Trin # 4. Budgetudvalg:

Et Budgetudvalg er en gruppe bestyrelsesmedlemmer af forskellige hovedfunktioner, f.eks. General Manager, Works Manager, Production Manager, Sales Manager, Accountant mv. General Manager fungerer som formand, og de funktionelle ledere udarbejder deres respektive budgetter og sender dem til Udvalget til godkendelse. Udvalget vil foretage de nødvendige tilpasninger og koordinere alle budgetter og i sidste ende godkende det samme. Det er en stærk kraft i at strikke sammen forskellige aktiviteter i virksomheden og håndhæve reel kontrol over operationer.

Budgetudvalgets hovedfunktioner er:

(i) At modtage og gennemgå budgetoverslag fra de respektive afdelinger og fremsætte anbefalinger

(ii) Fastlægge generelle ledelsespolitikker i forhold til budgettet

iii) at stille råd til rådighed ved udarbejdelsen af ​​budgetter på grundlag af tidligere oplysninger

iv) at udarbejde masterbudgettet på grundlag af godkendte funktionsbudgetter

(v) at føre regnskab over afvigelser eller afvigelser af den faktiske præstation fra budgettet

vi) at anbefale korrigerende foranstaltninger og koordinere budgetprogrammet

Trin # 5. Budgetperiode:

Det betyder den periode, for hvilken et budget er udarbejdet og ansat. Der er ingen hård og hurtig periode for budgettet.

Normalt afhænger perioden af ​​følgende to faktorer:

(i) virksomhedstype

(ii) Kontrolaspektet.

Med andre ord afhænger budgetperiodens længde af:

(i) Produktets art

ii) arten af ​​efterspørgsel og levering af produktet og

(iii) omfanget af kontrol.

Industrier med kraftige investeringsudgifter-Shipping, Transport Services, Power Generation etc. - kan have et langsigtet budget, der strækker sig fra 5 til 10 år, da ændringerne sker meget langsomt i disse industrier. På den anden side kan industrier, der producerer radio, fjernsyn, køleskabe mv. Have et mellemfristet budget, der strækker sig fra 2 til 3 år. Og industrier, der fremstiller moderigtige produkter på masseskala, kan dog have et kortsigtet budget, siger hver uge, hver fjerde hverdag, hver måned, kvartalsvis, halvårligt eller årligt.

Da det langsigtede budget ikke kan være et meget nøjagtigt og effektivt middel til at kontrollere virksomheden, og det kortsigtede budget er dyrt (selv om det er nyttigt), er der undertiden to budgetter udarbejdet, dvs. grundbudget og nuværende budget, for at overvinde ovennævnte vanskeligheder.

Institut for Omkostningsstyring, England, definerer grundbudgettet og det nuværende budget som:

Grundlæggende budget:

'Et budget baseret på en langsigtet plan og anvendt som grundlag for udvikling af nuværende budgetter. Et 'Grundbudget' er normalt meget bredere og mindre detaljeret end et 'Nuværende budget'.

Nuværende budget:

'Et budget, der er oprettet til brug over en kort periode, normalt et år, men nogle gange mindre og relateret til de nuværende betingelser. Nuværende forhold kan fortolkes som de gennemsnitlige forhold, der sandsynligvis vil råde over i budgetperioden.

Trin # 6. Nøglefaktor:

Faktoren, der sætter en grænse for den samlede aktivitet, er kendt som nøglefaktor, der påvirker budgetter. Det kaldes også Limiting Factor eller Governement Factor eller Principal Budget Factor. For eksempel kan der være en stor efterspørgsel efter et bestemt produkt, men på grund af manglende tilgængelighed af råmaterialetilførsel må produktionen begrænses, og denne faktor er kendt som nøglefaktor.

Det er meget vigtigt under budgettering til produktion eller salg. Nogle gange kan der være flere nøglefaktorer, såsom arbejde, kapital, salg mv.

Nedenfor er eksemplerne på nøglefaktor:

Nøglefaktoren skaber ikke noget permanent problem i forretningsdriften, da det er muligt at løse ethvert problem med korrekt forvaltning i fremtiden gennem en række enheder.