Jobbeskrivelse og specifikation i job analyse proces - forklaret!
Læs denne artikel for at lære om jobbeskrivelse og jobspecifikation i jobanalyseprocessen!
Job beskrivelse:
Jobbeskrivelse er det første øjeblikkelige biprodukt af jobanalyseprocessen. Det er en indspillet erklæring om fakta om arbejdsindehaverens aktiviteter, hvordan og hvorfor det udføres. Jobbeskrivelse er optaget på jobbeskrivelse blank. Jobbeskrivelseserklæring afslører hvad, hvordan og hvorfor job skal udføres.
Pigors og Myres definerede jobbeskrivelsen som "relevant billede (skriftligt) af det organisatoriske forhold, ansvar og specifikke opgaver, der udgør et bestemt job eller en stilling. Det definerer et ansvarsområde og en fortsat arbejdsopgave, der er tilstrækkeligt forskellig fra de øvrige job for at berettige en bestemt titel ".
Jobbeskrivelsen afslører ikke kun hvad, hvordan og hvorfor et job skal udføres, men beskriver også jobtitel, pligter og ansvar, der skal udføres og autoritet tildelt og de forskellige funktioner i jobbet. Det beskriver alle aspekter af jobbet.
En god jobbeskrivelse indeholder opdateret information, dvs. hvis der foretages ændringer i pligter og ansvarsområder, skal de have været medtaget. Indtast jobbet, omfanget af jobbet, begrænsninger og funktioner skal beskrives på et enkelt og forståeligt sprog, karakteristika af jobbet, skal viden og færdigheder til at udføre jobbet indgå i opgørelsen.
Indholdet af jobbeskrivelsen:
Jobbeskrivelsesdokument indeholder følgende oplysninger:
1. Job Title:
Der gives en passende titel til opgaven, der tyder på jobets art, krævede færdigheder og andre karakteristiske træk ved jobbet. For eksempel konto kontorist, record keeper, drejebænk maskinoperatør, computer programmør, system analytiker mv.
2. Funktioner:
Arbejdets funktioner er tydeligt og præcist angivet. Eksempelvis omfatter kontorselskabets funktioner opretholdelse af regnskabsbøger, ledgers osv.
3. Pligter og ansvar:
Arbejdsindehaverens opgaver og ansvarsområder klassificeres primært og sekundært, og tidspunktet for udførelsen af jobbet bør nævnes.
4. Tilsynsform:
Graden af det nødvendige tilsyn skal foreskrives. Rapporterende myndighed bør nævnes. Visse job kræver tæt tilsyn, mens job på højere niveau kræver mindre tilsyn. Nogle ledelsesjob kræver ikke tilsyn, men andre kræver det. Det skal klart nævnes.
5. Arbejdssted:
Sted betyder det sted, hvor jobbet skal udføres af arbejdsindehaveren, dvs. afdeling, afdeling, butik eller kontor mv.
6. Værktøj, redskaber, maskiner:
Udførelsen af visse job kræver værktøjer og redskaber, nogle kræver maskiner, f.eks. Drejebænk, computer osv. Alle disse detaljer skal medtages i stillingsbeskrivelsen. Dette vil beskrive jobets art og de komplikationer der er involveret i, hvilket gør det muligt at planlægge træningsprogram.
7. Miljø på arbejdspladsen:
Miljøerne på arbejdspladsen, de dermed forbundne farer, ulykkesrisici skal nævnes, så det kan hjælpe med at evaluere jobbet.
8. Fremtidsudsigter:
Enhver, der arbejder på ethvert job ønsker at blive forfremmet efter en vis periode. Det er derfor relevant for jobanalytikeren at nævne forholdet, lodret og vandret, begge jobbet. Det vil gøre jobbet opmærksom på hans fremtidige vækst ved forfremmelse.
Jobbeskrivelse er et vigtigt dokument, der bestemmer lønninger og fremtidige salgsfremmende veje for de medarbejdere, der arbejder i en organisation. Derfor skal det være fleksibelt og beskrevet på en sådan måde, at den skal dække komplette oplysninger om jobbet i klare og forståeligt sprog.
Jobspecifikation:
Et andet øjeblikkeligt resultat af jobanalyse er jobspecifikation. Det er erklæringen med hensyn til minimum acceptable kvaliteter, der kræves i den etablerede virksomhed for en vellykket udførelse af jobbet. Det hedder, at jobindehaveren skal have de nødvendige uddannelsesmæssige kvalifikationer, uddannelse, erfaring, talent, potentialer og evner mv til at udføre jobbet med succes.
Det giver meget hjælp til rekruttering og udvælgelse af ordentlige personer til organisationen. Edwin. B. Flippo har defineret jobbeskrivelse som "en erklæring om minimums acceptable humane kvaliteter, der er nødvendige for at udføre et job korrekt".
Udover minimale acceptable uddannelsesmæssige kvalifikationer skal jobspecifikationen angive fysiske egenskaber (vægt, højde, syn, fysik, godt helbred etc.), personlige træk (mental holdning, lederskabskvaliteter, beslutningskompetencer, adfærd mv.), Psykologiske egenskaber (entusiasme, sindstilstand, evne til at foretage analyse, ansvarsfølelse, opmærksomhed osv.), sociale karakteristika (interpersonelle kontakter), visdom (mundtlig og skriftlig kommunikation, planlægning, numerisk beregning mv.) motiverende kvaliteter (arbejdsstyrkeevne, tilpasningsevne til ændring, pres, utilfredshed, kontrol osv.).
