Funktionsstyring: Top 6 funktioner

Denne artikel beskriver de seks vigtige funktioner i ledelsen. Funktionerne er: 1. Planlægning 2. Bemanding 3. Koordinering 4. Organisering 5. Retning 6. Kontrol.

Ledelsens funktioner:

---

Funktion # 1. Planlægning:

Planlægning hjælper med at fastlægge handlingsforløbet, der skal vedtages for at nå forskellige organisatoriske mål. Det er en beslutning på forhånd, dvs. hvad man skal gøre, hvornår man skal gøre, hvordan man skal gøre og hvem der skal udføre et bestemt job. Planlægning er en proces, der indebærer 'tænkning før gør'.

Planlægningen er relateret til en mentals mentale tilstand. Han mener, inden han foretager et arbejde. Andre ledelsesfunktioner som organisering, bemanding, koordinering og kontrol er også gennemført, efter at planlægningsfunktionen er afsluttet.

Ifølge Terry er "Planlægning valg af sammenhæng mellem fakta, fremstilling og brug af antagelser om fremtiden i visualisering og formuleringer af foreslåede aktiviteter, der anses for nødvendige for at opnå ønskede resultater."

Planlægning er en proces med at se fremad. Det primære mål med planlægning er at opnå bedre resultater. Det indebærer beslutningen om organisatoriske mål og udvikling af politikker, procedurer, programmer, budgetter og strategier. Planlægning er en kontinuerlig proces, der fungerer på alle ledelsesniveauer.

En detaljeret planlægning er udført i starten, men den faktiske præstation gennemgås, og egnede ændringer indgår i planer, når den faktiske udførelse er færdig. Planer kan være af mange typer, såsom kortfristede planer, mellemrumsplaner, stående planer, engangsplaner, strategiske planer, administrative og operationelle planer.

Planlægningsprocessen involverer en række trin:

(i) Indsamling af oplysninger

(ii) Fastlæggelse af mål,

iii) Udvikling af lokaler

iv) Undersøgelse af alternative handlingskurser

(v) Evaluering af arbejdet

(vi) Gennemgang af systemets efterligninger og

vii) Gennemførelse af planer for at nå målene.

Funktion # 2. Organisering:

Enhver virksomhed kræver en række mennesker til at passe på forskellige aspekter. Ledelsen beslutter de mål, der skal nås ved hjælp af mandat.

Den enkelte persons energi kanaliseres for at nå virksomhedens mål. Organiseringsfunktionen er at arrangere, koordinere, styre og styre aktiviteterne i alle produktionsfaktorer, dvs. mænd, materialer, maskiner og penge for at nå målene for virksomheden / enheden.

Ifølge Louis A. Allen, "processen med at identificere og gruppere arbejde, der skal udføres, definere og delegere ansvar og autoritet og etablere relationer med det formål at sætte folk i stand til at arbejde mest effektivt sammen for at nå mål."

Organisationsprocessen omfatter følgende trin:

(i) Identifikation af det arbejde, der skal udføres.

(ii) At gruppere arbejde af lignende art.

(iii) At tildele disse grupper af aktiviteter eller arbejde til enkeltpersoner.

(iv) At delegere myndighed og fastsætte ansvar på forskellige niveauer.

(v) At koordinere disse autoritetsansvarlige forhold i forskellige aktiviteter.

Karakteren og typen af ​​organisation afhænger af virksomhedens størrelse og karakter. Selv om der er mange typer organisationer, men generelt anvendes tre typer organisationer, der tidligere blev behandlet under underrubrik 8.2, generelt.

I linieorganisationen danner myndighedsstrømme vertikalt toppen af ​​hierarkiet til bunden. Under funktionel organisation er arbejdet opdelt i forskellige afdelinger. Hver afdeling beskæftiger sig med en type arbejde og er specialiseret i ét værk.

En arbejdsmand skal arbejde under mange overordnede, der har specialisering i forskellige funktioner. Line- og personaleorganisation sørger for specialister med ledende medarbejdere. Det er en kombination af line og funktionel organisationsform.

Funktion # 3. Bemanding:

Funktionen indebærer rekruttering i stillinger skabt af organisationsprocessen. Det er relateret til menneskelige ressourcer i en organisation. Ifølge Koontz og O 'Donnel fylder medarbejdere og holder fyldte stillinger i organisationsstrukturen ved at definere arbejdsstyrke, krav, vurdering, udvælgelse, kompensation og træning.

Personale består således af følgende:

jeg. Manpower planlægning,

ii. Rekruttering, udvælgelse og uddannelse af arbejdskraft

iii. Placering af arbejdskraft i den krævede position

iv. Udvikling, forfremmelse, overførsel og vurdering af arbejdskraft og

v. Bestemmelse af lønninger og incitamenter til medarbejdere.

Enhver leder i en organisation skal udføre bemandingsfunktionen i en eller anden form for at få ting gjort gennem andre. Men det er helt sikkert en vanskelig ledelsesfunktion, da den vedrører mennesker, hvis adfærd og handlinger ikke kan forudsiges, og derfor er det blevet en særskilt og specialiseret ledelsesgruppe.

Funktion # 4. Retning:

Direktion er involveret i at gennemføre de ønskede planer relateret til organisationens mål. Det initierer organiseret og planlagt handling og sikrer effektiv udførelse af underordnede i forhold til gennemførelsen af ​​gruppearbejder. Retning kaldes ledelse i aktion.

Efter planlægning, organisering og bemanding skal lederen vise sig og overvåge sine juniorer. Ifølge Massie er Directing bekymret for den samlede måde, hvorpå en leder har indflydelse på underordnede handlinger. "Det er den endelige handling fra en leder at få andre til at handle, efter at alle forberedelser er afsluttet.

Direktion er en kontinuerlig funktion og udføres på alle ledelsesniveauer. De vigtigste aktiviteter involveret i retning kan være:

(i) Lederskab :

En leder skal udstede ordrer og instruktioner og vejledninger plus give professionelle råd til sine underordnede i deres arbejde med henblik på at forbedre deres præstationer og nå virksomhedens mål.

Lederskab er 'processen, hvor en leder forestiller og påvirker andres arbejde i at vælge og nå bestemte mål ved at formidle mellem individet og organisationen på en sådan måde, at begge får maksimal tilfredshed.

Lederskab er evnen til at skabe tillid og iver blandt medarbejderne og skabe en trang i dem, der skal ledes. For at være en succesfuld leder skal en leder have kvaliteterne af fremsynethed, drivkraft, initiativ og selvtillid. Forskellige situationer kan kræve forskellige typer lederskab, dvs. autokratisk ledelse og demokratisk lederskab.

(ii) Kommunikation:

Kommunikation udgør en meget vigtig funktion af ledelsen. Det betragtes som nummer et problem med ledelsen i dag. Det er et fast faktum, at ledere bruger 85 til 95 procent af deres arbejdstid i at kommunikere med andre. Kommunikationsprocessen er den handling, hvormed underordnes adfærd vurderes, ændres og ændres, hvis det er nødvendigt, i deres handlinger.

Ordet kommunikation er blevet afledt af det latinske ord, "communis", hvilket betyder "fælles". Kommunikation betyder således fælles udveksling af ideer.

Kernen i kommunikation er relateret til i modtager og afsender for at gøre det muligt for dem at forstå en bestemt besked. Det refererer til udveksling til ideer, følelser, følelser og viden og information mellem to eller flere personer. Intet sker i ledelsen, indtil kommunikation er tilladt.

Kommunikation er en tovejsproces, da det involverer både information og forståelse Kommunikation siges at være formel, når det følger de formelle kanaler, der leveres i organisationsstrukturen, det er uformel kommunikation, når den ikke følger de formelle kanaler. Kommunikation trækker ned fra en overlegen til hans underordnede og opad fra underordnede til deres overordnede.

Kommunikation er afgørende på alle ledelsesniveauer for at træffe beslutninger og planlægning. Det øger ledelseskapaciteten og letter kontrollen.

(iii) Motivation:

Begrebet motivation er afledt af ordet 'motiv', hvilket betyder et krav eller en følelse, der tilskynder et individ til handling. Motivation er den psykologiske proces med at skabe trang blandt underordnede til at arbejde eller opføre sig på den ønskede måde.

Det er en meget vigtig funktion af ledelsen. Betydningen af ​​motivation kan realiseres ud fra, at en arbejdstagers præstationer afhænger af hans evne til at arbejde og motivationen skabt i ham.

Der er mange strategier vedtaget af ledere for at øge motivationen af ​​deres underordnede. En leder skal således give nogle underordnede personlige incitament til at motivere overtale og inspirere dem til at yde deres bedste indsats for at nå virksomhedens mål.

De incitamenter, der skal gives, kan være økonomiske, såsom lønstigninger eller ikke-finansielle, som bedre arbejdsvilkår jobsikkerhed, anerkendelse mv.

iv) Tilsyn:

Tilsyn er et andet vigtigt element i styring af ledelsens funktion. Efter udstedelse af instruktioner skal lederen se, at de givne instruktioner udføres. Tilsyn henviser til at sikre maksimal udnyttelse af inputressourcer, for at få det nødvendige og rettede arbejde udført og for at rette underordnede, når de går forkert.

Selvom tilsyn udføres på alle ledelsesniveauer, ligger hovedansvaret for tilsynet med den første ledelse. En sund organisatorisk opsætning, effektiv delegation, menneskelig tilgang, effektiv kommunikationsteknik og ledelse gør tilsynet effektivt.

Funktion # 5. Co-ordination:

Koordinering betragtes som ledelsens vigtigste funktioner. Det er vigtigt at kanalisere aktiviteterne hos forskellige individer i organisationen for at nå fælles mål. Det overlades til ledelsen at se, at arbejdet i forskellige segmenter foregår i overensstemmelse med forud fastsatte mål, og korrigerende foranstaltninger skal træffes, hvis der er afvigelse.

Fra de fastsatte mål skaber koordinering en holdånd og hjælper med at nå mål gennem kollektive indsatser. Det kan betegnes som det ordnede arrangement af gruppens indsats for at tilvejebringe enighed i forhold til fælles mål.

Koordinering kan klassificeres under de to kategorier:

(i) Lodret og horisontal koordinering, og

(ii) Intern og ekstern koordinering.

Mens vertikal koordinering er koordinering mellem forskellige ledelsesniveauer, mens udtrykket horisontal koordinering anvendes, når koordinering skal opnås mellem afdelinger med samme niveau af myndighed og magt. Koordinering er intern, når den er mellem forskellige dele af samme virksomhed eller industrienhed og eksternt, når det kræves hos personer eller eksperter udenfor organisationen til virksomheden.

Koordinering betragtes som selve ledelsen af ​​ledelsen, da en leder skal udføre alle de øvrige funktioner i ledelsen, dvs. planlægning, bemanding, styring og kontrol.

Funktion # 6. Kontrol:

Kontrol kan betragtes som "at bestemme, hvad der opnås, dvs. evaluere ydeevnen, hvis det er nødvendigt, anvende korrigerende foranstaltninger, så præstationen finder sted ifølge planlagt

Kontrol er afgørende for at nå målene for en virksomhed. Planlægningen af ​​forskellige aktiviteter sikrer ikke automatisk implementering af politikker. Kontrol er den proces, der gør det muligt for ledelsen at gennemføre sine politikker og tage korrigerende handlinger, hvis resultaterne er imod de forudbestemte mål og standarder.

Planlægning er begyndelsen af ​​ledelsesprocessen, kontrol kan betragtes som den afsluttende fase af teknikken. Hvis planlægning i ser fremad, ser kontrol tilbage. Kontrol er ikke muligt uden planlægning og planlægning er meningsløs uden kontrol, så de to er nært beslægtede med hinanden.

Kontrol er en live-funktion, og ledere på forskellige ledelsesniveauer vurderer løbende deres underordnes ydeevne. Hovedfunktionen med kontrol er at se, at ydeevnen er i stand til at opfylde de ønskede resultater. Et kontrolsystem, der skal være effektivt, skal være i overensstemmelse med arten af ​​aktivitetsrapportafvigelser, hvis der straks afspejles organisationsstruktur, sikre korrigerende handlinger og være økonomisk.

Behandlingsprocessen omfatter følgende trin:

(i) Etablering eller fastsættelse af præstationsstandarder.

(ii) Måling af virksomhedens faktiske resultater.

(iii) Sammenligning af den faktiske ydelse med standardsættet.

(iv) Find afvigelser, hvis nogen, og

(v) Der træffes afhjælpende foranstaltninger, hvis det kræves.