Procedurer for håndtering af indgående og udgående mails
Denne artikel beskriver de tre hovedprocedurer for håndtering af indgående og udgående mails. Procedurerne er: 1. Postboks 2. Postbag 3. Courier Service System.
Procedure # 1. Postboks:
Hvert stort posthus holder sådanne bokse af standardstørrelse udlejes til brugerne. Enhver person eller en sammenslutning eller et firma kan tage en sådan boks på leje. Formålet er, at alle de uregistrerede, fuldt udbetalte postartikler af standardstørrelse rettet til lejeren skal opbevares inde i boksen.
Lejeren kan tage imod det samme selv eller gennem sin agent direkte fra kassen med jævne mellemrum i postarbejde.
Reglerne for at ansætte en postboks er som følger:
(a) Lejeren skal betale en leje enten kvartalsvis eller årligt, og han skal holde depositum.
(b) Postkontoret giver en nøgle (hvoraf to eksemplarer bevares af posthuset), et tokenummer og en leveringskort med det pågældende nummer.
(c) Lejeren skal producere billetten, når han vil åbne boksen ved nøglen.
(d) Nøglen og billetten skal returneres, når kassen frigives af lejeren.
e) Lejen skal betales på forhånd, og fornyelsen skal foretages inden udløbet af fristen.
(f) Hvis fornyelse ikke foretages inden for 20 dage efter udløbsdatoen, fortabes indbetalingspengene.
(g) Lejeren kan bruge tokenummeret som en kort postadresse.
Fordele:
(a) Mail kan modtages efter bekvemmelighed og hyppigere end poststedets sædvanlige leveringstidspunkt.
(b) Det tildelte token nummer kan bruges som en kort postadresse, der har en vis form for hemmeligholdelse.
(c) Der er ringe risiko for mislevering eller tab i transit af posten, hvilket ikke er ualmindeligt i postmanden.
Ulemper:
a) Ingen fordel i tilfælde af registrerede eller ikke fuldt udbetalte postartikler eller når de er af ikke-standardstørrelse.
(b) Der er en ekstra udgift.
(c) En pålidelig person er forpligtet til at bringe levering af varer. Brug af posttaske fjerner denne ulempe.
Procedure # 2. Posttaske:
En posttaske er en speciel type taske, der gives ved leje af et stort posthus til en lejeren for at bære posten fra eller til posthuset. En person eller en sammenslutning eller en virksomhed kan tage en taske på leje fra posthuset.
Al den indgående post, der er indsamlet i posthuset adresseret til lejeren, opbevares af posthuset inde i posen og låst. Lejeren eller hans agent kommer til kontoret på en aftalt tid for at indsamle posen ved levering af leveringskortet. Posen er taget til lejeren.
Igen lægger lejeren al den udgående post inde i posen, lås den og bærer posen til posthuset til udstationering. Man kan have en postpose med eller uden en postkasse. Reglerne for at ansætte en postpose er næsten det samme som ved en postkasse (se ovenfor). Posthuset giver en nøgle og en leveringskort til lejeren. Her er der ingen token nummer, der skal bruges som kort postadresse.
Fordele:
a) Postartiklerne kan transporteres sikkert fra og til posthuset,
(b) Det er en yderligere fordel at bruge en postkasse.
(c) Under forsendelsen af udgående post er der ingen droppe og klæbende frimerker fastgjort på genstande kan ikke fjernes.
Ulemper:
(a) Det har en ekstra udgift,
(b) Posthuset må ikke lægge den indgående post inde i posen i tide eller i sin helhed.
Procedure # 3. Courier Service System:
Oprindeligt var kurertjenesten betegnet interbank messenger service fundet i store organisationer. I dag er det blevet en specialiseret virksomhed. Private interesser tager ansvar for at transportere mails fra forretningshuse af individuelle budbringere som deres medarbejdere ved betaling af afgifter.
På grund af uregelmæssigheder i posttjenester er kurertjenesten blevet meget populær. Selv regeringen tænker på 'privatisering' af posttjenester.
