Kontorfyldning: Emneforhold og funktioner
Læs denne artikel for at lære om Office Filing. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Emne i arkivering i Office 2. Funktioner ved arkivering i Office.
Emne sagen om arkivering på kontoret:
En fil er en beholder, hvor papirer og dokumenter indsættes til bevaring. Sådan bevarelse er nødvendig for reference, vejledning, beviser og historie. Filing skal ske systematisk, klassificeret, metodisk, ryddelig, sikret og defineret.
Systematisk:
Der er to systemer til arkivering - centraliseret og decentraliseret. Begge systemer har fordele og ulemper. Der skal vælges et valg.
klassificeret:
Filer kan klassificeres på forskellige måder - fagligt, områdevis, partisk eller navnevis eller en kombination af to eller flere af ovenstående. Navne kan klassificeres alfabetisk, numerisk eller alfabetisk-numerisk.
metodisk:
Der er forskellige metoder til at holde filerne vandret, lateralt og lodret. Enhver metode skal vedtages.
Ryddelig:
Papirer, dokumenter mv skal indsættes på en ryddelig måde, så de ser pæne ud og bliver mere beskyttede.
Sikret:
Filer skal opbevares i lang tid og undertiden i meget lang tid. Filer skal derfor opbevares på en sikret måde. De skal beskyttes mod tyveri eller ødelæggelse af ild, insekter mv. I moderne dage findes forskellige slags arkivskabe til formålet.
Bestemt:
Placeringen af hver fil skal være fast, så den kan findes på kortest mulig tid.
Funktioner ved arkivering på kontoret:
Arkivering som en del af et kontors indspilningsfunktion har følgende særpræg:
(1) Udstyr:
Arkiveringsoperationen har brug for en bred vifte af udstyr: filer eller mapper, stativer, hylder eller skabe, bakker og kurve, forskellige kort (guidekort eller indekseringskort) osv. Det meste af udstyret har specifikation.
(2) Metode:
Der er forskellige metoder til at holde filerne vandret, lateralt og lodret. Den lodrette metode, eller den nyeste metode er den bedste.
(3) Procedure:
Trin for trin skal visse operationer følges fra at få ordren til at arkivere et papir og endelig makulere eller rense.
(4) Personale:
Specielt uddannet personale er nødvendigt for at udføre jobbet.
(5) Principper:
Der er visse principper, der skal følges for effektiv arkivering.
(6) indeksering:
Filing skal ledsages af indeksering for at gøre operationerne komplette.
