Noter om kontoret: rolle, betydning og formål

Læs denne note for at lære om Office. Efter at have læst denne note vil du lære om: 1. Kontorets rolle 2. Betydningen af ​​et kontor 3. Formål 4. Betydningen af ​​Office til Business Enterprise.

Kontorets rolle:

Et kontor har tre typer roller til at spille:

(a) Det kræves af en organisation for opfyldelsen af ​​sine målsætninger. Her spiller et kontor en underordnet rolle. Det er underordnet organisationen, fordi organisationen opretter sit kontor. Denne rolle er nødvendig for at udføre det rutinemæssige arbejde,

(b) Et kontor spiller også en komplementær rolle. Hvis der ikke er noget kontor, kan en organisation ikke fungere. En fabrik uden kontor kan ikke udføre produktionen. Fabrikken skal have et kontor, for at holde sine optegnelser over råmaterialet, lønnen til lønnen, lagerbeholdningen mv.

c) Kontorets tredje rolle er kontrollen. For alle former for organisation er forskellige former for kontrol nødvendige. For eksempel kontrol af finansiering, produktionskontrol mv. Hvis der ikke er kontrol, kan organisationens mål ikke målrettet og effektivt opnås. Denne rolle er nødvendig for at gøre det administrative arbejde. I denne henseende bliver organisationen underordnet kontoret.

Betydningen af ​​et kontor:

Da et kontor spiller forskellige former for rolle, udvikler den en vis betydning for en organisation. Organisationen har brug for kommunikation og kontoret, er centrum for kommunikation. Derfor er kontoret afgørende for enhver organisation.

En organisation har brug for effektiv styring for dens funktion og vækst. Ledelse betyder at få tingene gjort igennem og med andre menneskers indsats. Ledelsen kræver planlægning og beslutningstagning, og beslutningerne skal udføres. Kontoret er det konkrete sted, hvor sådanne beslutninger træffes. Det er kontoret, der leverer nødvendige data og oplysninger på grundlag af hvilke beslutninger der skal træffes.

Desuden skal disse data og oplysninger registreres, beslutningerne skal registreres, de trufne handlinger skal også registreres. Records er nødvendige for reference, vejledning og beviser. Kontoret er det sted, hvor registre er forberedt og bevaret. Hver handling har brug for kontrol ellers er der ingen garanti for, at handling finder sted i henhold til standarden eller planen.

Kontoret er det kontrollerende center. Ifølge Leffingwell gør et velorganiseret kontor det muligt for ledelsen at planlægge sin drift intelligent for at sikre sin plan i praksis, at følge deres fremskridt i øjeblikket for hurtigt at vurdere effektiviteten, at vurdere resultaterne straks og at koordinere alle virksomhedens aktiviteter " .

Formål med et kontor:

Fra ovenstående bemærkning kan man indse vigtigheden af ​​kontoret, da det opfylder følgende formål:

(a) Det er et sted, hvor ledelsen kan udarbejde planerne intelligent,

(b) Ledelsen kan gøre deres planer effektive fra kontoret,

(c) Fra kontorets optegnelser kan den nuværende udvikling af planen i aktion være kendt,

d) Gennem forskellige måder at kontrollere teknikker udført på kontoret med ledige optegnelser, kan effektiviteten af ​​planen i aktion fastslås,

e) Resultaterne af sådanne foranstaltninger evalueres straks på kontoret,

f) De forskellige aktiviteter koordineres fra kontoret.

Faktisk er disse de forskellige funktioner, der udføres på et kontor. Alle funktioner er afgørende for en vellykket ledelse af en organisation. Det betyder betydningen af ​​kontoret.

Betydningen af ​​Office til Virksomheder:

En virksomhed skal organiseres, og så er en virksomhed en organisation. Som organisation skal det have et kontor, hvor forskellige funktioner skal udføres. Ligesom enhver anden organisation har kontoret stor betydning for en virksomhedsorganisation eller virksomhed. Betydningen af ​​kontor til en virksomhed har en særlig betydning. Virksomhed betyder risikovillighed.

Der er fire typer interessenter eller risikovillige i en virksomhed. De er:

(a) Aktionærerne (i tilfælde af et aktieselskab) eller de ejere, der tager monetær risiko,

b) kreditorerne, der også tager monetær risiko,

(c) De ansatte, hvis indtjening er involveret i virksomheden,

(d) De kunder, der bruger penge til at købe produkter eller tjenesteydelser i virksomheden, og kan lide, hvis produkterne eller tjenesterne ikke er af den standard som forventet.

Alle disse typer af interessenter skal tilfredsstilles, og så vellykket forvaltning af en virksomhed er en formidabel opgave. Ledelsen har brug for et velorganiseret kontor, der fastholder løbende kommunikation og pålidelige regnskaber.

Virksomhedsoptegnelser skal være perfekte, da der er forskellige forpligtelser for regeringen. Prof. Dicksee har med rette bemærket: "Kontoret er for en virksomhed, hvad hovedpringen er for uret" . Hvis hovedkæden på et ur bevæger sig, bevæger hoveddrevet efterfulgt af andre. Denne bemærkning begrunder betydningen af ​​kontoret fra to sider. Det er et koordinerende center og det er et kontrollerende center.

Med tiden er der en tendens til at øge omfanget af driften og størrelsen af ​​virksomheden. Der er tendens til diversificering. Alt dette fører til mere pres på kontorarbejde, både kvantitativt og kvalitativt.

Tilsvarende tilføjes flere funktioner til et ur med tiden. Med tiden er dato og dag også angivet med et ur. Men hovedkilden styrer alt, selvom byrden er øget. Analysen mellem et kontor og hovedkæden af ​​et ur er derfor meget passende.

Et kontor sammenlignes også med menneskekroppens hjerne. Hjernen er det menneskelige legemes nervecenter og kontrolcenter. Idéer blomstrer i hjernen, som kommunikeres gennem nerverne og handlinger er forårsaget af at trække musklerne.

Et hjerneanfald gør kroppen lammet, og det kan være fatalt. Nerverne koordinerer fornemmelserne af forskellige dele af den menneskelige krop. Fra en afstand eller fra toppen af ​​kroppen styrer hjernen de fjerneste dele såvel som de nærmeste. På samme måde kan et organisations forskellige organisationers aktiviteter, nær eller langt, styres og koordineres, og kommunikationen kan opretholdes.