Vigtige funktioner i en typisk virksomhedsvirksomhed (7352 ord)

Nogle af de vigtige kategorier, hvor funktionerne i en typisk virksomhed kan klassificeres bredt, er som følger:

Virksomheder udvikler og bruger forretningsinformationssystemer til at opfylde deres informationsbehov. Informationsbehovene i en virksomhed er primært bestemt af (a) arten af ​​forretningsfunktioner eller aktiviteter, og (b) processen med ledelsesbeslutning efterfulgt af virksomhedsledere.

Det er derfor afgørende at forstå virksomhedens informationsbehov med hensyn til forskellige forretningsfunktioner eller aktiviteter og processen med ledelsesmæssig beslutningstagning i mode, i en given virksomhed. Forretningsfunktionerne eller aktiviteterne og den ledelsesmæssige beslutningsproces varierer fra virksomhed til virksomhed, så oplysningerne behøver det.

Funktionerne i en typisk erhvervsvirksomhed kan bredt klassificeres i følgende kategorier:

1. Marketing funktion,

2. Finansfunktion,

3. Produktion funktion,

4. Human Resources Management funktion,

5. Informationsfunktion.

Informationsbehov i en virksomhed kan således identificeres under disse brede funktionsområder. Men helt fra starten er det vigtigt at påpege, at de nuværende markedssituationer tyder på, at fokuseringen af ​​alle forretningsfunktioner bør være kunden, raison d'etre af enhver virksomhed.

Hvert af virksomhedernes funktioner bør derfor sigte mod mål som reduktion af omkostninger, strømliningsprocesser, opretholdelse af gode relationer med kunder, reducering af cykeltider, opretholdelse af høj grad af kvalitetskontrol, tilpasning af produkter og tjenester, catering til nichemarkeder mv.

For at nå disse mål har en leder brug for information, tjenester og netværk, der gør det muligt for ham at fokusere på kunder. De vigtigste af sådanne oplysninger, tjenester og netværk diskuteres nedenfor med særlig henvisning til hver af virksomhedens funktioner.

1. Markedsføringsfunktion og informationsbehov:

Markedsføring, selv om det er en væsentlig del af virksomheden, får mindst opmærksomhed fra designerne af informationssystemerne. Markedsføringsfunktionens produktivitet afhænger dels af dynamikken i markedskræfterne og markedsinformationssystemet.

Fordi fordelene ved IT i markedsføringsfunktioner er primært immaterielle, og det bliver meget vanskeligt at adskille informationssystemets indvirkning fra markedskræfternes dynamik, bemærkes det ofte, at marketingcheferne ikke er i stand til at tilbyde den ønskede begrundelse for investeringer i It-infrastruktur.

Hurtigt skiftende markedsforhold og personlig kontakt hos marketingledere gør dem mere tro på de kvalitative faktorer end i de kvantitative faktorer i deres beslutningstagning. Som følge heraf er deres forventninger fra IT-infrastrukturen lave.

Nogle af de kvantitative oplysninger gives til marketingledere af andre afdelinger som finansiering og produktion. Dette er en anden grund til, at marketingafdelinger ikke får deres skyld i it-infrastrukturen.

Den ændrede markedsdynamik har gjort personlig kontakt med de potentielle købere utilstrækkelige. Med den stigende konkurrence bliver tilpasning af produkter og eftersalgsservice mere og mere vigtig. Markedsafdelingen forventes at give oplysninger om produktdesign og produktionskrav.

Markedsafdelingen skal nu give de ledende oplysninger til andre afdelinger. Rollerne i denne henseende bliver vendt om. Markedsføringsledere har også begyndt at mærke uhensigtsmæssigheden af ​​oplysninger, og der er en gradvis ændring i deres tilgang til it-infrastruktur. De føler nu, at it-infrastruktur kan hjælpe dem i næsten alle markedsføringsaktiviteter.

Information behov for marketing funktion :

Informationsbehovet hos en typisk marketingafdeling vil omfatte:

1. Kundekontakt og salgsfremmende oplysninger,

2. Salg oplysninger,

3. Markedsundersøgelsesoplysninger,

4. Produktplanlægning, evaluering og udvikling information,

5. Prisoplysninger, og

6. Budgetkontroloplysninger.

En effektiv it-infrastruktur bør sigte mod at opfylde alle disse informationsbehov hos marketingafdelingen.

Kundekontakt og kampagner:

Etablering af kontakter med potentielle kunder er det første skridt i markedsføringsprocessen. De to mest almindelige måder at etablere kontakt med kunderne er reklame og personlig salg.

For længe havde det næsten ingen rolle at spille i denne primære aktivitet af marketingafdelingen. Men med konvergensen af ​​kommunikationsteknologi med IT er det muligt at kontakte kunder via IT-infrastruktur.

Kontakt med kunden skal etableres og vedligeholdes under hele købsprocessen af ​​kunden. Traditionelt er fem brede faser blevet genkendt i købsprocessen; hvert trin slutter ved at nå målet om markedsføring. Disse faser er:

1. At anerkende behovet for et produkt,

2. Indhentning af oplysninger om tilgængelighed,

3. Udvikling af specifikation af produktet,

4. Indkøb af produktet,

5. Efterkøbsanmeldelse.

Markedsindsats har til formål at hjælpe den potentielle kunde i disse faser. Dette gøres ved at etablere kontakt med den potentielle kunde gennem reklame og personlig salg.

Reklame fokuserer generelt på de første to faser, mens personlig salgsindsats hjælper potentielle kunder i tredje fase. Ordren indkøb, ordrebehandling og betaling indsamling fuldføre købsprocessen og kundeservice overtager i sidste fase. Den relative effektivitet af reklame og personlig salg er imidlertid forskellig på forskellige stadier af købsprocessen for forskellige produkter.

IT-rolle i købsprocessen:

Det kan gøre det muligt for en virksomhed at etablere og opretholde kontakt med den potentielle kunde gennem hele købsprocessen. Dette gøres ved at etablere elektronisk kontakt med kunden ved hjælp af elektroniske kiosker på udvalgte websteder, der ofte er besøgt af potentielle kunder og hjemmesider på internettet. De elektroniske kiosker er multimediemaskiner designet til at være brugervenlige og interaktive i processen med levering af information til eksterne brugere som kunde, investorer mv.

Deres popularitet er stigende ikke kun i informationsrige brancher som bank og finansielle tjenesteydelser, men også i salg af film og andre show-biz produkter. Brug af internettet som et redskab til at nå ud har kunderne også haft succes.

Handlen på internettet vokser meget højt og vil sandsynligvis være tæt på 2000 milliarder dollars i år 2000. Virksomheder vil nyde følgende fordele ved at bruge elektroniske kiosker og internettet til kundekontakt og salgsfremmende foranstaltninger:

(a) Enkelt vinduesservice:

Ved brug af it er det muligt at etablere elektronisk kontakt med den potentielle kunde. De elektroniske kiosker og websteder på internettet tilbyder en enkelt vinduesservice til potentielle kunder på forskellige stadier af købsprocessen. Dette hjælper med at fremskynde kundernes fremskridt i købsprocessen.

(b) Interaktiv og privat:

Den elektroniske kontakt med den potentielle kunde kunne gøres ganske interaktiv. Et godt websted er meget interaktivt og det tillader kunderne ikke blot at definere produktkrav på en mere interaktiv måde, men sikrer også, at interaktionen holdes privat.

Som et resultat scorer det over den personlige salgsindsats. Mange gange ønsker en potentiel kunde ikke identificeres og kan ikke lide andre omkring ham at være opmærksom på, at han undersøger mulighederne for at købe et bestemt produkt, i hvert fald i de indledende faser. Dette er ret almindeligt i tilfælde af individuelle kunder og endda i tilfælde af, at nogle af de virksomheder og institutionelle investorer køber produkter af høj værdi eller personlige genstande. I tilfælde af personlig salgsindsats er fortroligheden af ​​privatlivets fred i et eller andet stadium tabt.

(c) Hurtigt svar:

I tilfælde af personlig salg skal bekvemmeligheden hos både den potentielle køber og salgsrepræsentanten synkronisere. I tilfælde af elektronisk kontakt er det slet ikke noget problem; interaktion er mulig 24 timer i døgnet på alle 365 dage. Det interaktive websted hjælper kunden med at bestemme, hvilke detaljer der kræves og giver produktoplysningerne i rækkefølge og hastighed reguleret af kunden.

Så det er mere effektivt end den personlige salg, især når samspil mellem køber og sælger spiller en vigtig rolle i salgsindsatsen. I tilfælde af finansiel produkt ser seriøse investorer meget på detaljer om produkt og virksomhedsprofil og hyppigere interaktion opfylder informationsbehovet. Dette hjælper meget med at konvertere en forespørgsel til et salg.

(d) Økonomisk reklamemedium:

Web er et økonomisk reklamemedium. Et godt websted koster kun en brøkdel af et hvilket som helst andet populært medium for udsendingsannoncering. Det er mere effektivt med hensyn til at gøre opmærksom på potentielle kunder.

Industrial Development Bank of India (IDBI) sendte mere end 50.000 mailere, udgifter Rs. 6 lac for at anmode om svar for dets Rs. 1000 crore bond problem.

Svaret var ubetydeligt. I stedet er hjemmesiden for problemet, koster Rs. 50.000 genererede 10.000 til 15.000 hits hver uge. En elektronisk kiosk hardware ville koste overalt nær Rs 2 lac og en god software kan koste mellem Rs 4 til 6 Lac. Vedligeholdelsesomkostningerne er også meget lave sammenlignet med andre reklamemedier med tilsvarende eksponeringspotentiale.

(e) Global rækkevidde:

Måske er en af ​​de største årsager til at øge populariteten af ​​web som et reklamemedium, at det giver en meget bred geografisk dækning. Næsten tre fjerdedele af de 40 millioner brugere på internettet er fra USA og Europa. Ingen andre reklamemedier tilbyder en så bred geografisk dækning til en så lav pris. Derfor er indholdet af hjemmesider designet med global orientering.

(f) Målbar:

Virkningen af ​​elektronisk kontakt er meget mere målelig med hensyn til antal og dybde af engagementer med potentielle kunder end nogen anden form for reklame. Feedback med hensyn til effektiviteten af ​​et websted er hurtig.

De softwarepakker, der bruges til dette formål, registrerer ikke blot antallet af besøg på webstedet, men også opbevarer oplysninger om besøgets alvor, sektioner af webstedet, der tiltrækker brugerne af faciliteten mest.

De analyserer alle sådanne oplysninger næsten på realtid. Disse softwarepakker giver også de nødvendige oplysninger til gennemgang af design og andre faktorer. Endvidere kan modifikationer i facilitetens brugergrænseflade udføres meget hurtigt. Det minimerer derfor tidsforsinkelsen mellem beslutningen om at ændre og gennemføre ændringen.

IT-indvirkning på kundekontakt kan være dybtgående, også i tilfælde af ikke-elektronisk kommunikation med kunder. Der er ingen mangel på succeshistorier vedrørende den forbedrede responsrate for selektiv direkte mailing, når den bistås af passende software.

Sådan software ville analysere produktprofilen og matche kundens behovsprofil for at afgøre, om det ville være umagen værd at sende en mailer til produktet til en potentiel kunde. Det kan hjælpe meget med at spare på stigende omkostninger ved at sende mailere til potentielle kunder.

For at give en forekomst af stigende popularitet af software, der hjælper med at forbedre mail-shot-responsfrekvensen, holder Gold Mine systemet styr på mailers og overvåger resultaterne af marketingkampagner. Det hjælper brugerne med at målrette mod, der skal modtage mailerne og få invitation til virksomhedsseminarer.

Det hjælper også med at aflevere korrespondance med potentielle kunder og tilfredsstille de almindelige forespørgsler fra dem. Ud over dette kan IT dramatisk øge effektiviteten af ​​salgsfremstød ved at generere og analysere information, såsom sæsonrabattilbud, gaveordninger, specielle displays, konkurrencer og konkurrencer osv. Virkningen af ​​sådanne salgsfremmende aktiviteter kan være langt mere målelig end er mulig uden en ordentlig it-infrastruktur.

Den sidste, men ikke mindst, IT salgsfremmende teknikker hjælper normalt med at sælge. Den direkte salg er billigere, fordi den kun er rettet mod potentielle købere. Disse salgsfremmende muligheder er mere nyttige i situationer, hvor kunderne gerne vil vide mere om produkterne før de køber.

Salgsoplysninger:

Når kontakten med den potentielle kunde er etableret med eller uden hjælp fra IT, skal oplysningerne om markedsføringsaktivitet strømme for at konvertere kontakten ud over indtægter og kundetilfredshed.

Denne proces kan i høj grad støttes af en effektiv it-infrastruktur. Et salgsinformationssystem vil generelt give oplysninger om tre grundlæggende aktiviteter i enhver salgsafdeling, nemlig salgsstøtte, salgsanalyse og kundeanalyse.

Salgsstøtte:

Salgsstøtten vil indeholde oplysninger om generering af bly til potentielle kunder, ordreopfølgning og opfølgning og salgsordrebehandling. Disse aktiviteter er afgørende for at generere salg, og eventuelle opsigelser på et hvilket som helst tidspunkt på grund af kommunikationsgab mellem kunden og salgsafdelingen kan medføre tab af salg.

De moderne salgsstøttesystemer hjælper salgspersonalet med at opretholde informeret kontakt med kunden og fremskynde købsprocessen hos kunden, før han falder ind i salgsappel fra de konkurrerende produkter.

Disse informationssystemer hjælper også med at opretholde regelmæssig kontakt med virksomhedens salgsstøtteinfrastruktur og generere oplysninger om serviceniveauet, der opretholdes af infrastrukturen.

Således fungerer salgsstøtteinformationssystemet som et link mellem kunden og kundestøtteinfrastrukturen. Det holder begge parter underrettet om udviklingen i forskellige stadier af købsprocessen.

Salgsanalyse:

Salgsanalyse fokuserer generelt på to grundlæggende elementer, nemlig produkt og salgsområde. Salgsanalyse kræver oplysninger om disse elementer. Faktisk er salgstransaktionsposten en vigtig kilde til information om disse elementer.

Det kan være til stor hjælp ved at bruge oplysningerne med disse forskellige retninger. Overvågningstendenser i produkt rentabilitet, efterspørgsel og livscyklus er meget bekvemt med passende IT-infrastruktur. Identifikation af hurtigt bevægelige og langsomt bevægelige genstande er lettere med automatiseret lagerstyringssystem.

Næsten den samme databank kan også være nyttig til at spore trender i købsvaner af forskellige typer kunder. Salgsmanden og territoriumets kloge analyse hjælper med at identificere markedsføringsindsatsernes stærke og svage sider samt de særlige forhold i geografiske forskelle. De fleste af de oplysninger, der kræves til salgsanalyse, er interne, og en marketingchef kan få disse oplysninger fra it-infrastrukturen.

Kundeanalyse:

Med flere og flere sælgere jagter begrænset antal købere har kundeanalysen opnået nye dimensioner. Det er nu vokset fra almindelig købsvaner analyse til at være opmærksom på individuel behovsanalyse og tilpasning af produkter og tjenester. Dette hjælper med at bevare kunderne ved at minimere chancerne for at kunden kigger på andre kilder for at imødekomme hans behov.

Den rolle, som separat analyse vedrører små og store købere, kan ikke overses. Kundeanalysen kræver en masse intern såvel som ekstern information. Volumenet af intern information i en sådan analyse er meget høj, og det kan kun være en passende IT-infrastruktur, som en leder kan organisere og analysere sådanne oplysninger.

Markedsundersøgelse:

Markedsundersøgelsen handler primært om at fastslå størrelsen af ​​markedet for hvert af de produkter, som virksomheden er interesseret i, og holde nøje opmærksom på markedets konkurrenters styrker, svagheder og strategier.

Markedsundersøgelser kræver en masse information både fra interne og eksterne kilder. Ventureanalyse kræver markedsinformation og analyseværktøjer, såsom sandsynlighedsteori, beslutningsteori og matematisk modellering. IT-infrastruktur kan bruges effektivt til at indsamle de krævede oplysninger samt anvendelse af analyseværktøjer.

Faktisk er regelmæssig markedsovervågning mulig i dag med stort og geografisk spredt marked kun ved hjælp af it. En af de øverste marketingledere, der blev indrømmet at være blevet overrasket over, at de fleste af salgspersonerne i selskabet var opmærksomme på visse bevægelser hos konkurrenterne, men oplysningerne ikke kunne nå de bedste marketingchefer simpelthen fordi "alle troede, at alle andre ved det.' Et simpelt element i IT-infrastruktur, som e-mail eller intranet, kunne have undgået denne slags informationsgab.

Salgsprognoser:

Salgsprognose er den grundlæggende information input for effektiv forretningsplanlægning. Salgsfremmende strategier, finansielle krav, produktionsplaner, ordrestørrelse mv afhænger i høj grad af salgsprognosen.

Salgsprognoserne kræves for forskellige planperioder. En leder kan have brug for ugentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige salgsprognoser. Der kræves også mellemprognoser for mellemlang og lang rækkeomsætning for virksomhedens strategiske planlægning.

Historisk set har salget prognoser været gjort ved at analysere trends i salget over en periode. Dynamikken i det nye markedsmiljø finder dog tidligere salgsresultater utilstrækkelige til dette formål.

I mange tilfælde giver neurale netværksanalyser og brug af fuzzy logik mere pålidelig prognose end dem, der tilbydes af den traditionelle tidsserieanalyse. Brug af sådanne avancerede teknikker til prognostisering af salg kræver tilgængelighed af passende IT-infrastruktur.

Produktudvikling:

Produktdifferentiering bliver nøgleelementet i moderne strategiers markedsføringsstrategier. Markedsundersøgelsen, salgsanalysen og anden relateret information kan bruges til at forstå de karakteristiske egenskaber ved produktet, som ville være mere tiltrækkende for de potentielle kunder. Udviklingen af ​​nye produkter skulle være en regelmæssig aktivitet af enhver dynamisk virksomhed.

Med tilgængeligheden af ​​software til design, simulering og prototyping er det nu langt lettere at udvikle nye produkter og differentiere produktet fra andre konkurrerende produkter. Faktisk er selve informationsteknologien meget nyttig i opbygningen af ​​strategiske hindringer på markedet mod konkurrence.

Dagens IT-infrastruktur tilbyder oplysninger om risikoprofil, omkostningsstrukturer, omsætningsestimater, produktlivscyklusser mv. Af foreslåede produkter. Dette gør det muligt for marketingchefen at træffe et informeret valg vedrørende produktdifferentiering og lancering af nye produkter på markedet.

Prissætning:

Prissætning er en af ​​de mest afgørende beslutninger taget af en marketingchef. Behandlingsprocessen er meget kompleks, da et stort antal afdelinger er involveret i beslutningsprocessen.

Denne beslutning påvirkes af mange interne og eksterne faktorer og kræver således oplysninger om omkostninger, konkurrentens prisstruktur, pris på konkurrerende produkter og selskabets overordnede prispolitik. Hele spektret af information kan indsamles, analyseres og udveksles ved hjælp af it-infrastruktur.

Budgetkontroloplysninger:

Det er vigtigt at sikre, at udgifterne til salg generation og support forbliver inden for de planlagte niveauer. Da margenerne krymper i de fleste brancher, vil omkostninger eller omkostningskontrol i marketingafdelingen være afgørende for succesen for enhver virksomhed. Da hver markedsindsats giver konkrete fordele for at nå markedsføringsmål, er det sandsynligt, at marketingomkostningerne overstiger planlagte niveauer.

IT kan bruges til at overvåge sådanne omkostninger og udøve kontrol over omkostningerne ved regelmæssig rapportering af oplysninger vedrørende budgetteret og faktisk udgift. Dette ville kræve oplysninger om de faktiske omkostninger og budgetter, der er fleksible, da det faktiske salg kan være langt væk fra det planlagte salg.

IT-infrastruktur kan yde stor hjælp til at udøve budgetkontrol over markedsomkostningerne og reducere risikoen for over-entusiasme hos marketingmedarbejdere.

Således er store mængder information sammen med dataanalyseværktøjer nødvendige af marketingcheferne. Moderne it-infrastruktur skal være udstyret til at imødekomme markedsføringsforvalternes informationsbehov, således at virksomheden hele tiden kan overleve den trussel om konkurrence, der vækker stort over lederne af sådanne ledere.

2. Finansfunktion og informationsbehov:

Finans er livsnerven i enhver virksomhed. Finanslederens rolle har gennemgået en havforandring i de sidste to årtier. Den traditionelle rolle som økonomichef involverede aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af finansielle rapporter vedrørende virksomhedens ydeevne og dets finansielle stilling sammen med stigning i midler for at imødekomme virksomhedens behov.

Som følge heraf blev revisorer anset for bedst egnet til økonomistyrelsens arbejde. Dagens økonomichef beskæftiger sig imidlertid med det samlede antal ansat kapital hos virksomheden, tildeling af midler til forskellige aktiviteter og måling af udfaldet af disse aktiviteter i lyset af virksomhedens fælles mål.

Dette indebærer investeringsbeslutning, finansieringsbeslutning, udbyttebeslutning, porteføljestyring, kapitalforvaltning mv. Derudover har økonomistyring ansvaret for at opretholde ordentlige regnskaber vedrørende performance af forskellige komponenter i virksomheden med det formål at rapportere til en række brugere af regnskabsoplysningerne.

Finansinspektøren udfører således funktioner, der fører til likviditet, rentabilitet og forsvarlig forvaltning af aktiver. Aktiviteterne i en økonomichef falder således ind på følgende store domæner:

jeg. General Ledger Accounting,

ii. Finansiel planlægning og budgettering,

iii. Aktiver og ansvarsledelse,

iv. Lønnsomhed Analyse,

v. Cash og Fund Flow Management,

vi. Evaluering af fonde og investeringer,

vii. Omkostningsanalyse,

viii. Ansvarlighed og rentabilitetsrapportering.

Informationskravene fra en økonomichef med hensyn til hvert af de ovennævnte aktivitetsområder beskrives i de følgende afsnit.

General Ledger regnskabsoplysninger:

Den første applikation af IT i finansafdelinger begyndte og begynder stadig med automatisering af regnskabsregnskaber i hovedboken. IT-infrastrukturer er ret modne i velforvaltede virksomheder med hensyn til automatisering af fakturering, debitorregnskaber, lagerregnskab, lønningsregnskaber, aktiver regnskab og andre relaterede operationer.

Øget brug af it-infrastruktur til disse aktiviteter har ikke kun forbedret nøjagtighedsniveauet, men også hurtigheden i tilgængeligheden af ​​opdateret information, hvilket resulterer i højere grad af pålidelighed og bedre overholdelse af finansforvalterens lovmæssige og øvrige rapporteringsforpligtelser.

En anden vigtig konkret fordel ved anvendelse af IT i generel regnskabsføring er reduktionen i omkostningerne til arbejdskraft og plads til opbevaring af regnskabsoplysninger. Det har også sikret let adgang til store mængder regnskabsoplysninger for yderligere analyse i økonomisk beslutningstagning.

Moderne regnskabspraksispakker indeholder nu rapporter om finansiel forholdsanalyse, budgetkontrol, kreditstyring, aldringsanalyse af debitorer mv. Ud over de vanilje-type hovedbograpporter, såsom opgørelse af tilgodehavender, omkostningsrapporter, budgetafvigelser rapporter, erklæring om køb og salg af aktiver mv.

Finansiel planlægning og budgettering:

Fordeling af midler til forskellige aktiviteter i virksomheden er en af ​​hovedfunktionerne i en økonomichef. Budgetter som finansielle planer indebærer forudsigelse af resultatet af forskellige forretningsstrategier og foregriber ændringer i markedskræfterne, som påvirker virksomhedens præstationer. Disse forudsigelser er lavet på antagelser om fremtiden. Resultaterne af aktiviteterne skal undersøges interaktivt, så en korrigerende handling kunne følge uden tidstab.

En hurtig korrigerende handling kan bidrage til at afbøde den mulige skade på virksomhedens interesse, når forudsigelserne går galt på grund af urealistiske antagelser eller defekt algoritme i forudsigelsesmodellen.

Brug af it-infrastruktur har gjort det muligt at udvikle fleksible budgetter i realtid og undersøge resultaterne af aktiviteter for at gøre det muligt for økonomichefen at tage hurtigere og velinformerede beslutninger.

Moderne it-infrastruktur kan også hjælpe en økonomichef med at anvende mere sofistikerede budgetanalysemodeller i udformningen af ​​budgetter og udøvelse af budgetkontrol. Disse modeller tager ikke kun hensyn til de kvantificerbare faktorer, men inddrager også de fordømmende faktorer ved hjælp af fuzzy logik og videnstekniske teknikker.

Oplysninger om aktiviteterne i virksomheden kan underkastes evig undersøgelse ved hjælp af intelligent agent software, så undtagelser rapporteres automatisk og uden fejl.

Aktiver og ansvarsledelse:

Rentabiliteten bestemmes af en virksomheds udnyttelse af ressourcer. Kapitalforvaltningen er således et af hovedansvaret for en økonomichef. IT-infrastruktur kan give information til en økonomichef til forvaltning af aktiver og overvåge deres udnyttelse regelmæssigt.

De overflødige aktiver kan kasseres, bortskaffes eller genplaceres for at sikre, at de tilføjer værdi til opfyldelsen af ​​virksomhedens mål. IT-infrastruktur kan bruges til at identificere aktiver med lave udnyttelsesfaktorer og generere nødvendige oplysninger til evaluering af forslag til udlejning af aktiver efter behov, eller undersøge muligheder for underentreprise.

Da sådanne beslutninger kræver en masse oplysninger, får de generelt lav prioritet i mangel af ordentlig it-infrastruktur. Tilsvarende kan økonomichefen effektivt forvalte virksomhedens forpligtelser, hvis de nødvendige oplysninger er tilgængelige regelmæssigt

Lønnsomhedsanalyse:

Lønnsomhedsanalyse er en vigtig aktivitet i finansafdelingen. Med det hurtigt skiftende markedsscenarie er der behov for at holde en konstant overvågning af rentabilitetskurven og omdirigere forretningsprocesserne i overensstemmelse hermed. Denne rentabilitetsanalyse udgør ikke kun grundlaget for planen for tildeling af midler til forskellige aktiviteter, men leder også økonomichefen i at træffe beslutninger som "fortsætte eller afslutte" og prissætning.

IT hjælper finanslederen med at holde styr på produktets livscyklus og træffe beslutninger vedrørende produktmix. Moderne it-infrastruktur giver en økonomichef med de oplysninger, der kræves til rentabilitetsanalyse samt moderne analyseværktøjer til sådan information.

Fordelene ved at bruge it-infrastruktur til rentabilitetsanalyse er mest dybtgående, hvis virksomheden har et stort antal produkter og tjenester at tilbyde eller har et stort antal profitcentre.

I sådanne tilfælde bliver informationsmængden for stor og spredt til at blive analyseret uden hjælp af IT-infrastruktur. Divergerede virksomheder med et stort antal filialer eller salgskontorer finder således IT-infrastruktur meget nyttigt i rentabilitetsanalysen.

For eksempel ville en bank med en rimelig størrelse være ved at tabe for at forstå, hvordan man gør rentabilitetsanalyse uden ordentlig it-infrastruktur.

Cash and Funds Flow Management:

Forvaltning af pengestrømme og pengestrømme har altid været for finansforvaltere. På trods af at dette er et velfungerende område inden for økonomisk forvaltning, er dårlig forvaltning af kontanter et genoplivende fænomen i virksomheder.

For en effektiv likviditetsstyring er det vigtigt at have oplysninger om efterspørgslen og sandsynlig tilgængelighed af likvide ressourcer fra drift, investeringsbeslutninger og finansieringsbeslutninger.

Da oplysningerne om sandsynlig efterspørgsel og tilgængelighed af kontanter og midler fra driften er påvirket af markedskræfternes dynamik og en lang række andre faktorer, bliver det meget vanskeligt at præcist beregne efterspørgslen og tilgængeligheden af ​​midler for hver planperiode.

Selv inden for planperioden er der behov for at sikre ressourceudjævning, som det sker i tilfælde af projektledelse. En stor mængde information vedrørende aktiviteter i driftscyklus er nødvendig for beslutningstagning i forbindelse med likviditetsstyring.

Avancerede teknikker til modellering af cash management skal bruges til at sikre, at der er penge nok nok til at opfylde kravene. IT-infrastruktur kan hjælpe meget ikke kun med at udvinde sådanne oplysninger fra databaserne, men også ved at estimere efterspørgslen og tilgængeligheden af ​​midler fra forskellige andre kilder.

Med virksomheder, der går multinationale, er en anden dimension, der er blevet tilføjet cash management, relateret til forvaltningen af ​​valutaporteføljen. IT-infrastruktur kan hjælpe med at generere de oplysninger, der er nødvendige for sådanne beslutninger, ved hjælp af mere komplekse modeller for estimering og prognoser.

Evaluering af fonde og investeringer:

Investeringsbeslutning refererer til udvælgelsen af ​​aktiver, hvor midler skal investeres. Dette ville indebære vurdering af alternative forslag, udvælgelse af finansielt levedygtige forslag og fastlæggelse af prioritet af investeringer i forskellige aktiviteter.

Omkostninger til kapital eller kapital er det grundlæggende element i udvælgelseskriterierne. De oplysninger, der kræves til evaluering af forslag, bliver mere og mere probabilistiske, og estimeringen bliver mere og mere kompleks, da vi træder ind i nye græsgange og ubesejede spor i erhvervslivet.

Konkurrencekonkurrencen holder finansiel manager væk fra projekter, der har mere deterministiske oplysninger til rådighed om omkostninger og pengestrømme fra projektet.

IT-infrastruktur kan hjælpe med at bruge mere sofistikerede modeller til estimering af omkostninger og pengestrømme samt måling af risikovederlag for forskellige projekter. Brug af forskellige rentabilitetsmodeller er mulig ved hjælp af passende IT-infrastruktur.

Faktisk for mindre investeringsforslag sker næppe nogen seriøs evaluering i mangel af egnet IT-infrastruktur.

Med anvendelsen af ​​kunstig intelligens er det nu muligt at evaluere hvert investeringsforslag med hastighed og nøjagtighed næsten automatisk. Dette tilskynder til gennemførelse af nulbaseret budgettering, en teknik, der har potentiale til at undgå spild af udgifter på overflødige aktiviteter.

Faktisk blev nulbaseret budgettering en populær teknik først efter, at IT-infrastruktur blev tilgængelig til regelmæssig evaluering af hvert investeringsforslag på kort tid.

Omkostningsanalyse:

Omkostningsanalyse er en vigtig aktivitet, som en økonomichef forpligter sig til regelmæssigt for at kontrollere omkostningerne og værdien af ​​lagerbeholdningen. Omkostningsoplysningerne bruges også som en vigtig informativ indgang i prisfastsættelsesbeslutningen. Da omkostningsoplysningerne kræves næsten på realtid, gav de manuelle informationssystemer til omkostningsanalyse ikke meget værdi til beslutningstagning i erhvervslivet.

Modern IT-infrastruktur tilbyder up-to-date omkostninger og værktøjer til at studere adfærd af forskellige elementer af omkostninger. Dette gør det muligt for økonomichefen at træffe hurtige beslutninger og udøve effektiv kontrol over omkostningerne. Med passende IT-infrastruktur er det muligt at generere mere detaljerede oplysninger om omkostninger.

Det gør det muligt for ledere at styre endnu mindre elementer af omkostningerne mere effektivt. Automatisk generering af cost variance rapporter hjælper ledere med at få mere indsigt i de ændrede forretningssituationer og tage hurtigere korrigerende handlinger. Det giver ledere til at identificere muligheder for reduktion af omkostninger og forbedrer rentabiliteten

Ansvarlighed og rentabilitetsrapportering:

Ansvarskontrol indebærer etablering af kortsigtede aktivitetsmål som præstationsstandarder for forskellige organisatoriske enheder kaldet ansvarlige centre. Det er en kontrolteknik, der indebærer overvågning af den faktiske ydeevne over for standarderne, identificering af de kontrollerbare og ukontrollable omkostninger og indtægtsfaktorer og måling af ydeevnen for hvert ansvarscenter i lyset af de informationer, der så genereres.

Ansvarskonto bruger fleksibelt budgetteringskoncept til måling af præstationer for forskellige enheder i organisationen. Det har fået meget af sin popularitet efter tilgængeligheden af ​​it-infrastruktur til opretholdelse af detaljerede oplysninger til dets formål og analyse af afvigelser for at fastslå årsager til afvigelser fra planer, der er nødvendige for at udøve korrekt kontrol. IT-infrastruktur kan give en platform for effektiv ansvarlig regnskabsføring og rapportering af rentabiliteten af ​​hver af de organisatoriske enheder separat.

Finansieringsfunktionens informationsbehov kan repræsenteres ved hjælp af figur 3.2.

Det kan bemærkes, at det manuelle regnskabs- og rapporteringssystem også genererede information til finansiel beslutningstagning. Hvad IT har gjort er, at det har ændret rammerne for analyse og rapportering.

Det har også gjort brug af visse sofistikerede teknikker til analyse af information levedygtige selv for forholdsvis mindre organisatoriske enheder.

Rapporteringsrammen er ændret fra periodiske udsagn i foruddefinerede formater til interaktive rapporter i det ønskede format. De finansielle oplysninger er ajourførte, og tilgængeligheden er automatisk.

Rapporteringsmetoden er proaktiv i den forstand, at de foruddefinerede informationsbehov er opfyldt uden periodiske anmodninger fra brugeren. IT'en forbinder de forskellige regnskabssystemer som en integreret helhed og reducerer dermed redundans i lagrede oplysninger.

Anvendelse af it i finansiel styring bør også medvirke til at sikre sammenhæng i data på forskellige niveauer i organisationen, således at samling af værdier for alle afdelinger stemmer overens med værdien fra divisionen, og de samlede værdier af divisioner stemmer overens med driftsselskabets konsoliderede værdier for forskellige økonomiske faktorer. Figur 3.3 fremhæver behovet for sådan datakonsistens.

3. Produktionsfunktion og informationsbehov:

Produktion funktion eller ledelse er en proces med at styre produktionsressourcerne og deres effektive udnyttelse til catering til kundernes behov. Traditionelt har tre fremstillingsressourcer været anset for vigtige i fremstillingsprocessen, nemlig mænd, materialer og maskiner (populært kendt som de tre Ms).

Med den stigende teknologiintensitet af produkter og popularitet af fleksibel fremstillingsproces betragtes teknologien nu som en separat ressource. Produktion ledelse fokuserer således på indkøb, udnyttelse og vedligeholdelse af disse ressourcer.

Bredt set udfører en produktionsleder to grundlæggende funktioner:

jeg. Materialeledelse

ii. Produktion planlægning og kontrol

Materialeledelse:

Materialeledelse omfatter aktiviteter som materialeplanlægning, fastlæggelse af materialekrav, lagerstyring, indkøb, produktionsplanlægning, tildeling, distribution af materialer mv.

En produktionschef har brug for information til prognoser for materialekrav, leverandørudvikling og indkøb af materialer og lagerstyring.

Alle disse funktioner har gennemgået væsentlige ændringer i det sidste årti. Med den voksende konkurrence og hurtige ændringer i teknologier er materialeledelse blevet mere udfordrende end nogensinde før. Selv i de traditionelle produktlinier finder man masser af muligheder for innovation inden for materialeledelse.

Den grundlæggende tilgang til indkøb har ændret sig. Produktion ledere finder at holde en reel kontakt med sælgerne en kritisk aktivitet i materialet indkøb. Udbyderudvikling betragtes som et væsentligt ansvar for bedre indkøb.

Minimering af lagerniveauer er blevet kritisk, da forældelsesgraden er meget høj. IT-infrastruktur kan hjælpe i alle disse aktiviteter med materialestyring. Moderne it-infrastruktur tilbyder direkte kontakt med leverandører via computernetværk.

Lagerstyringsteknikken kan kun bruges til at minimere lagerniveauer kun under betingelser med stærkt forbundne indkøbsmiljøer, der leveres af it-infrastrukturen.

Produktionsplanlægning og kontrol:

Når tilgængeligheden af ​​nødvendige materialer er sikret, ville næste trin i produktionsprocessen være produktionsplanlægning og kontrol. Produktionsplanlægningen fokuserer på planlægning af produktionen, således at bevægelsen af ​​alle ressourcer, der er nødvendige til produktion, kan ske i henhold til planen. Produktionskontrollen fokuserer på produktdesign, produktionsprocesstyring og kvalitetssikring.

Fremvoksende markedsmiljø udgør mange udfordringer før produktionsledere. På den ene side er der et pres for at reducere omkostningerne ved reduktion i lagerbeholdninger, substitution af råmaterialer, øget produktivitet af mand og maskine.

På den anden side er der et pres for at forbedre ydeevnen i form af produktkvalitet, tilpasning ved at tilbyde større variation i produktet, forkorte leveringstiden mv. Informationsteknologi kan spille en vigtig rolle for at imødegå udfordringen ved disse tryk.

Computerstøttet design (CAD) og processtyringssystemer hjælper produktionslederen i produktionsprocessen, mens produktionsinformationssystemerne hjælper ham med at træffe beslutninger vedrørende produktionsplanlægning og planlægge indkøb og flytning af forskellige produktionsressourcer. Med anvendelsen af ​​kunstig intelligens i fremstillingen kan nogle af hovedelementerne i udfordringen med succes opfyldes.

De grundlæggende fordele, som IT har at tilbyde til produktionsstyringen, er fleksibilitet, kontrol og tilpasning. Disse fordele opstår som følge af fri flow af information til og fra produktionsprocessen til alle andre organisatoriske enheder, der hjælper produktionsplanlægnings- og fremstillingsprocessen.

Den hurtigere informationsstrøm hjælper ikke kun med at reducere spildet, en fælles årsag til høje omkostninger, men tillægger også fleksibiliteten til produktionsaktiviteten. Disse sammen hjælper organisationen med at imødekomme kundens specifikke behov og målrette nichemarkeder, som muligvis ikke bliver tappet af andre markeds rivaler. Med hjælp af en ordentlig it-infrastruktur bliver det muligt at tage et bredere billede af produktionsstyring og skabe et mere interaktivt miljø for produktionsstyring.

MRP-II-softwareløsningen tilbyder links mellem salgsordrer og arbejdsordrer, rådgiver om spørgsmål som, hvornår man skal bestille ordrer til indkøb, og hvor meget der skal bestilles i lyset af de modtagne ordrer, afbestilling af ordre, opgørelse af materialer i forskellige produktionsstadier, indkøbsordrer, der afventer leverancer mv. for hver type materiale der kræves.

Arbejdsordrene spores og produktionsplaner revideres i overensstemmelse hermed, hvis der opstår uoverensstemmelser i den planlagte og egentlige gennemførelse af arbejdsordrer. Sådanne informationssystemer integrerer produktion planlægning, indkøb, lagerstyring, proces kontrol og andre sådanne aktiviteter med finansielle og markedsføringsplaner for virksomheden.

Informationsbehovene i produktionsfunktionen kan således repræsenteres ved hjælp af fig. 3.4 som angivet nedenfor.

4. Human Resources Management og informationsbehov:

Human resources management spiller en central rolle i succesen for enhver virksomhed. Relevansen af ​​denne funktion er stigende på grund af den stigende videnintensitet i job i erhvervslivet.

Der er ingen mangel på mennesker på udkig efter job på markedet, men manglen på den rigtige type mands magt har været et alvorligt handicap i vejen for succesfuld forretning.

De grundlæggende funktioner hos en human resources manager er:

jeg. Manpower planlægning,

ii. Udvælgelse og rekruttering,

iii. Træning og udvikling,

iv. Kompensation og incitamenter planlægning,

v. Præstationsvurdering.

Med størrelsen på virksomhederne vokser og den øgede mobilitet af arbejdskraft, kombineret med stigende lovgivning om beskyttelse af arbejdstagernes rettigheder, er der et voksende problem med mangel på menneskelige ressourcer. Informationsteknologi har en vigtig rolle at spille i hver af de ovennævnte funktioner.

Databanken med hensyn til de eksisterende menneskelige ressourcer, deres styrker og begrænsninger er blevet en vigtig informationsindgang til beslutninger vedrørende bemandingsplanlægningen. Det kan også hjælpe en virksomhed med at holde styr på de rigtige mennesker i og udenfor organisationen.

Karriere- og successionsplanlægningssystemer hjælper ledere med at identificere overskudspersonalet, foreslår omplacering af personer eller omorganisering af aktiviteter, identificere folkets træningsbehov i lyset af successionsplanen.

At holde detaljerede oplysninger om kompensationen til arbejdskraft er en af ​​de mest almindelige aktiviteter, der giver konkrete fordele for at retfærdiggøre investeringer i it-infrastruktur. Den grundlæggende fordel ved IT i denne henseende stammer fra analysen af ​​kompensationspakkerne til forskellige medarbejderklasser og vurderingen af ​​den potentielle virkning af en beslutning om virksomhedens samlede rentabilitet.

Sådanne oplysninger er ikke kun nyttige i kollektive forhandlinger, men også i rationalisering af kompensationspakken for at minimere personaleudgifterne, samtidig med at medarbejdernes motivationsniveau holdes på et højt niveau. Dette hjælper med at bevare de egnede mennesker i organisationen.

En nyere anvendelse af it-infrastruktur i menneskelige ressourcer er i udviklingsaktiviteten. Med hjælp af multimedie- og simuleringsteknikker er det nu muligt for en virksomhed at uddanne deres medarbejdere til forskellige job.

Introduktion af intelligente agenter i softwareløsninger gør det nemt for folk at forstå forretningsprocesserne ved at analysere de tilgængelige oplysninger i virksomhedens databaser.

Ekspertsystemerne formaliserer, opbevarer og stiller virksomhedens videnbase til rådighed, hvilket giver nye aktører mulighed for at få den viden, der er erhvervet af erfaringer og eksperimenter af de tidligere kunstnere.

Præstationsvurdering er nu mere detaljeret og baseret på hele ansvarsområdet end blot på grundlag af udvalgte, let kvantificerbare faktorer. Informationsteknologi har gjort præstationsvurderingen mere regelmæssig, systematisk og omfattende.

Moderne værktøjer til præstationsvurdering, der kun findes i ledelseslitteratur, bliver stadig mere populære blandt ledere i mange organisationer. Dette har været muligt primært på grund af rettidig tilgængelighed af detaljerede oplysninger om præstationer for hver medarbejder og hver organisationsenhed.

Hovedaktiviteterne for menneskelige ressourcer, der vil bestemme informationsbehovene, er repræsenteret i figur 3.5.

"Human Resources (HR) og informationssystemer (IS) vil være nøglen til fremtiden for en accelereret organisation. Samtidig er HR og IS afdelinger som vi kender dem, døde og begravet. Hvordan kan begge udsagn være sande? Fordi at tilbyde de tjenester, der kræves af dem, skal HR og IS-funktionerne ændres uden anerkendelse ".

5. Informationsstyring som forretningsfunktion:

Informationsteknologi ses nu som en separat forretningsfunktion. Det handler om planlægning, udvikling og vedligeholdelse af it-infrastruktur til catering til informationsbehov hos en række brugere i og uden for virksomheden.

Informationsteknologistyreren har ansvaret for at sikre, at de nødvendige oplysninger udvikles og stilles til rådighed til brug i beslutningsprocessen i alle forretningsfunktioner.

Mere specifikt udfører han følgende aktiviteter:

jeg. Identifikation af informationsbehov for organisationen,

ii. Sporing af informationsteknologi,

iii. Planlægning for it-infrastruktur,

iv. Indkøb af egnede it-ressourcer,

v. Sikre korrekt udnyttelse og sikkerhed for it-infrastruktur.

IT-lederen skal huske på følgende egenskaber ved it-miljøet:

(1) Oplysninger er en immateriel ressource og kun specifikke for behovene hos bestemte virksomheder. Da der næppe er muligheder for at udlåne denne ressource eller sælge den til andre til betaling, er omkostningerne ved generering af information en nedsat pris. Kun dets udnyttelse kan tilføre værdi til informationsressourcerne.

(2) Oplysningerne og dens teknologi er underlagt høj forældelsesgrad.

(3) Informationsbehovene ændrer sig hurtigt, og hurtigere løsninger er ret givende.

(4) Oplysningerne er til brugere, og dets generation er ikke et mål i sig selv.

Informationsteknologifunktionen udvikler sig, og de tidligere erfaringer er ikke tilstrækkelige til at fungere som vejledning til fremtidige handlinger. Læring ved eksperimentering er således helt naturlig i denne funktion.

Integration af forretningsfunktioner:

Mere etablering af IT-infrastruktur er ikke et middel til problemerne i en forretningschef. Der er brug for at bruge it-infrastruktur til at udvikle en kultur, som fremmer mere gennemsigtighed og udveksling af information. IT-infrastruktur skal hjælpe med at integrere forretningsfunktionerne for at skabe 'enhed' i organisationsaktiviteterne.

Hver aktivitet skal rettes mod opfyldelsen af ​​de fælles målsætninger for organisationen som helhed. Informationssystemerne bliver således mere og mere multifunktionelle, og de organisatoriske grænser for forskellige forretningsfunktioner bliver med rette overtrådt.

IT-infrastrukturen kan spille en afgørende rolle for at reducere cykeltiden, fokusere på kunder og sikre en problemfri strøm af information på tværs af forskellige forretningsfunktioner og dermed forbedre effektiviteten og effektiviteten af ​​forretningsresultaterne.

Reduktion af cyklus tid:

Det kan reducere tid, der er involveret i produktionscyklus, lageromsætningscyklus, indtægtscyklus osv. Dette kan opnås ved at integrere behandling og strømlining af operationerne.

Kunde fokus:

Ved at etablere en regelmæssig og problemfri kommunikation med kunden kan IT-infrastrukturen hjælpe med at fokusere på kundernes behov og gøre det muligt for alle funktioner at tilpasse sig de skiftende kundepræferencer. Kundeservice, tilpasning af produkter, justering af produktionsfaciliteter i lyset af kundernes behov er nogle af de områder, hvor IT skal tilbyde håndgribelige og hurtige resultater.

Problemfri strøm af information på tværs af funktioner:

IT-infrastrukturen skal udvikles på en sådan måde, at det sikrer en problemfri strøm af information på tværs af alle forretningsfunktioner. Et lige vilkår for alle ledere for så vidt angår adgang til information er et vigtigt skridt i retning af, at lederen kan tage et overordnet billede af organisationen som helhed i stedet for at tage et myopisk billede af forretningsfunktioner.

ERP-systemerne (Enterprise Resource Planning) sigter mod at opnå en sådan integration af forretningsfunktioner og tilbyde fordelene ved synergi af forskellige funktioner til opnåelse af organisationens mål.

Informationsbehovene i forskellige forretningsfunktioner varierer både hvad angår natur og indhold. Disse behov skal opfyldes under hensyntagen til, at disse funktioner transformerer sig i lyset af ændrede forretningsscenarier.

Der er behov for at integrere informationsbehovene hos forskellige forretningsfunktioner i et velafbalanceret web af information, der er rig på indhold og fokuserer på kunden.

Forsøgene om at implementere integrerede forretningsinformationssystemer, der almindeligvis er kendt som Enterprise Resource Planning Systems, er skridt i den rigtige retning. Det kan bemærkes, at den mest hyppige og vigtige bruger af forretningsinformationssystemer er forretningschefen. Derfor skal hans informationsbehov være fokus for ethvert forretningsinformationssystem.

Informationsbehovene i en virksomhed er bestemt af de forretningsfunktioner, den udfører. Disse funktioner omfatter marketing, økonomi, produktion og human resources management. Disse funktioner har ændret sig meget i de seneste år på grund af ændringer i forretningsdynamikken.

Som et resultat er der behov for et nyt kig på informationsbehovene hos forskellige funktioner. Det kan dog huskes, at disse funktioner ikke er vandtætte rum. De er forbundet med hinanden. Med det stigende fokus på kundernes behov og omkostningseffektivitet i forretningsdrift bliver integrerede informationssystemer mere populære.

Diskussionen om informationsbehov for forskellige funktioner medfører klart, at de fleste informationsbehov primært er beregnet til at hjælpe ledere med at udføre deres arbejde effektivt. Det er forretningschefen, der er ansvarlig for at styre virksomhedens bestræbelser på at nå forretningsmålene.

I lang tid har IT ignoreret lederne af højere ordreinformationsbehov og fokuseret primært på de operationelle oplysninger, der er fragmenteret i segmenter baseret på forretningsfunktioner.