Sådan organiserer du dit kontor: Top 12 trin

Denne artikel kaster lys over de tolv trin, der er nødvendige for at organisere et kontor. Trinnene er: 1. Planlægning 2. Udvælgelse af websted 3. Rum eller indkvartering 4. Lay-out 5. Arbejdsvilkår 6. Udstyr 7. Rekruttering af personale 8. Afdelingen 9. Tildeling af job 10. Delegering af myndighed 11. Oprettelse af forhold 12. Forberedelse af en kontorhåndbog.

Organisering af et kontor Trin # 1. Planlægning:

Alle former for arbejde skal planlægges. Tilfældigt arbejde fører til spild af tid, penge og energi. Planlægningen af et kontor afhænger i vid udstrækning af dets mangfoldighed og omfang af aktiviteter. Det afgøres igen af arten og den organisation, som kontoret er oprettet for. Udover fysisk planlægning skal der også udarbejdes et budget, både for kapital- og indtægtsudgifter, der tager hensyn til de disponible midler.

Organisering af et kontor Trin # 2. Valg af websted:

Dette er en problematisk opgave. Der skal tages hensyn til forskellige faktorer - kommercielle, økonomiske og omstændigheder.

Organisering af et kontor Trin # 3. Rum eller overnatning:

Indkvarteringen skal være tilstrækkelig til afdelingen. Omfanget skal være der for fremtidig udvidelse, men lejefaktoren kan ikke ignoreres.

Organisering af et kontor Trin # 4. Lay-out:

Indkvartering og layout er tæt indbyrdes forbundne. Der er forskellige typer af layout, der afhænger af kontorsystemet og antallet af afdelinger. Princippet om optimal udnyttelse af rummet skal tages i betragtning.

Organisering af et kontor Trin # 5. Arbejdsvilkår:

Kontoret skal være forsynet med korrekt belysning, ventilation, sanitet osv., Hvor effektiviteten af arbejdet i høj grad afhænger.

Organisering af et kontor Trin # 6. Udstyr:

Forskellige typer udstyr, der består af møbler, maskiner, apparater, papirvarer mv. Er nødvendige for det daglige drift af et kontor. Køb skal ske med stor omhu. Forsyningens kontinuitet, korrekt vedligeholdelse og til enhver tid reparationer og fornyelser er nødvendige for dem.

En separat købsafdeling kan oprettes til formålet. Sekretæren kan overlades til jobbet. Med andre ord skal alle de materielle elementer indkøbes, og deres regelmæssige udbud er sikret.

Organisering af et kontor Trin # 7. Rekruttering af personale:

Dette handler om de menneskelige elementer i en kontororganisation og er den sværeste opgave.

Rekruttering af personale er en proces bestående af følgende trin og aspekter:

(a) Specifikation og karakterisering:

Først skal jobspecifikationen udføres. Det betyder, at en liste skal være forberedt på, hvilke typer specifikke job, der kræves for bekymringen. Tilsvarende skal der også udarbejdes en liste over specifikke typer mænd, der er nødvendige for at udføre jobbet.

Jobspecifikation og mandspecifikation er samtidige handlinger. Jobs skal også bedømmes. Ifølge American Management Association er der seks typer grade-fra A til F. Højere karakteren, mere tænker funktion end at gøre funktion. Sænk karakteren, mere gør funktion end tænkning funktion.

Følgende faktorer skal tages i betragtning ved bedømmelsen af karakteren:

(i) Uddannelse, både generel og teknisk,

(ii) Færdighed, der kræves for at udføre et job.

(iii) Erfaring, hvis nogen.

iv) mængden af tilsyn og den nødvendige retning Priserne på vederlag afhænger af lønklasse.

(b) Rekrutteringspolitik:

Der skal være en konkret rekrutteringspolitik. Rekruttering kan ske gennem reklamer i aviser eller gennem notifikation til udveksling af ansatte. Andre rekrutteringskilder er: fra familiemedlemmerne til det eksisterende personale, fagforeningerne, tidligere tjenestemænd (især for sikkerhedspersonalet), faglige institutter, kontorapparater, der leverer bekymringer, jobansøgere mv.

c) Ansættelsesprocedure:

Proceduren består i at holde forskellige test, skriftlige og mundtlige, tage interview, gennemgå medicinsk test osv. Det er en proces til eliminering og endelig vælges nogle mennesker.

d) Uddannelse:

I mange henseender skal de udvalgte mænd gennemgå induktionstræning. Nogle gange, før man får arbejde, må man tjene en periode for lærlingeuddannelse. Eller efter at have fået ansættelsen, skal en prøvetid dækkes af medarbejderen, før tjenesten bliver permanent. Uddannelse ydes også til forfremmelse eller mellemafdelinger.

Organisering af et kontor Trin # 8. Afdelingen:

Afdelingen er et specialiseret job. Det betyder gruppering af job. En gruppe af allierede jobs kaldes funktionelt en afdeling.

Regnskabsafdelingen består for eksempel af alle de relaterede job i forbindelse med opbevaring af bøger, udarbejdelse af årsregnskaber og regnskaber, beregning af produktionsomkostninger og salgspris, aflevering af betalingsordrer, opretholdelse af relationer med banker, kreditorer, debitorer mv. gør sådanne andre allierede funktioner.

Forskellige faktorer skal overvejes, inden de deler en virksomheds samlede funktioner i afdelinger. Inden afdelingen kan divisionalisering være nødvendig. Spørgsmålet om centralisering og decentralisering af kontorfunktioner opstår også. Kontorsystemet skal bestemmes.

Organisering af et kontor Trin # 9. Tildeling af job:

Hvert medlem af personalet skal tildeles særlige opgaver. Jobs, der skal tildeles dem. Alle skal vide, hvem der er hans overordnede, fra hvem han skal modtage ordrer og til hvem han skal være ansvarlig. Tildeling af job efterfølges af forberedelse af rutine for at udarbejde jobbet efter velbestemt procedure eller metode vedtaget.

Organisering af et kontor Trin # 10. Delegering af myndighed:

Delegering af autoritet er en organisations livskraft. Hver overordnet skal delegere eller yde en del af sin myndighed til sin underordnede. I henhold til denne myndighed skal den underordnede være beføjet til at udføre sit arbejde og kan gøre ordrer til hans underordnede. Lige ansvarsbeløb oprettes med autorisationsdelegationen. Jo højere myndighed er større er ansvaret.

Myndigheden bevæger sig nedad fra overordnet til underordnet, ansvar er oprettet, og ansvarlighed bevæger sig opad fra underordnet til overordnet. Ansvarlighed betyder at tage rapport fra underordnede af overordnede for at fastslå, hvor langt de har udført deres opgaver. Gennem ansvarlighed styrer de overordnede øvelser sig over hans underordnede.

Organisering af et kontor Trin # 11. Oprettelse af relationer:

Dette er den afgørende opgave at organisere. Inden for organisationen er et stort antal personer samlet. De skal gøre deres respektive job, men der skal være en perfekt koordinering i deres funktion for at nå organisationens fælles mål.

Forholdet mellem medarbejdermedlemmerne i en organisation er baseret på myndighed. Udtrykket autoritet betyder kraften til at træffe beslutninger og gøre ordrer til andre for at få de beslutninger, der udføres. Inde i en organisation er der en kæde af overordnede underordnede forhold blandt medarbejderne.

Hvert individ er bedre end hans næste person, men underordnet sin tidligere person. Og autoriteten bevæger sig nedad, og ansvarlighed bevæger sig opad mellem en overordnet og hans underordnede. En overordnet kan have en række underordnede under ham. Dette er 'span of control'. Men hver underordnede må kun have en overlegen over ham. Dette kaldes princippet om 'kommandoenhed'.

Inde i et kontor, hvis vi ser på kontoopdelingen, vil opfattelsen være klar. Autoritet til at gøre konti arbejde flytter fra sekretæren, som er chef, til Chief Accountant eller Finance Manager (uanset kan navnet være posten). Revisor revisor selv gør ikke alt det regnskabsmæssige arbejde selv.

Han overdrager en del af sin myndighed til sine assistenter og assisterende delegerer dele af deres myndighed til de behandlende clerks. Ansvarlighed bevæger sig opad fra handlerne til assistenterne, fra assistenterne til den øverste revisor og fra revisoren til sekretæren. Sekretæren, som modtog autoriteten fra de øverste ledende medarbejdere, er ansvarlig over for dem.

Forskellige aspekter af en organisation:

Autoritetsforhold i en organisation er opdelt i to dele:

(en streg:

De, der er involveret i at gøre en virksomheds grundlæggende eller hovedfunktioner, som produktion, marketing, indkøb mv. Kaldes "line" -folk. Deres autoritet kaldes linje myndighed. Delegering af autoritet finder hovedsagelig sted gennem linjen mennesker,

b) personale:

De, der beskæftiger sig med at yde service eller rådgivende funktioner, som økonomi, personaleledelse mv. Kaldes "personale" mennesker. Disse mennesker er specialister og rådgiver linjen folk ved deres specialiserede tjenester, så de store eller grundlæggende funktioner kan udføres effektivt.

Et kontor er et sæde for begge typer af medarbejdere. Når afdelingen er foretaget, skal denne gruppering af funktioner tages i betragtning. Dette er meget vigtigt, fordi der ofte findes en konflikt mellem linjen og medarbejderne.

Det drejer sig om en formel organisation af et kontor, der er oprettet af de øverste ledelsesmedlemmer baseret på autoritetsforhold. Ud over denne formelle organisation er der vækst af uformel organisation inde i et kontor.

Personer, der arbejder på et kontor, der tilhører forskellige afdelinger og forskellige myndighedsniveauer, kan danne sig i uformelle grupper på grund af følgende faktorer:

(a) taler samme sprog

b) har hjemmet i samme stat eller distrikt

c) at have tillid til samme politiske ideologi

d) tilhører samme religiøse samfund etc.

Uformel organisation er ofte fundet stærkere end formel organisation. Hvad der ikke kan opnås gennem officielle eller formelle ordrer, kan opnås gennem uformelle anmodninger.

Organisationskort og manual:

Det er ønskeligt, at der udarbejdes et diagram, der viser de formelle stillinger og formelle forhold. Ved at se på diagrammet kan man forstå sin position i forhold til sine overordnede og underordnede. Et organisationsdiagram kan være enten lodret eller vandret eller cirkulært. Men organisationsdiagrammet er ikke nok. Det beskriver ikke funktionerne hos de personer, der besidder de forskellige stillinger.

En organisationsmanual er udarbejdet, som er som en dagbog, der beskriver de specifikke funktioner for de forskellige indlæg. En kopi af en sådan manual gives til alle medarbejdere for bedre forståelse af organisationen og dens folk. Man kan kende hans pligter og grænserne for hans myndighed. Sekretæren har en stor pligt til at udarbejde organisationskortet og organisationsmanualen.

Organisering af et kontor Trin # 12. Forberedelse af en kontorhåndbog:

I et godt kontor er der udarbejdet en manual for kontorproceduren og en kopi distribueres til hvert medarbejder til vejledning. Regeringen offentliggør kontorhåndbog til afdelingsproceduren og formaliteterne og udbydes til offentligheden til salg til en nominel pris.

En veludformet manual til kontorproceduren tjener følgende formål:

(a) Det er en stående plan for arbejde,

(b) Det betragtes som et middel til intern, kommunikation,

En kontormanual består af flowdiagrammer.

Fordelene ved office manual er:

(a) Det hjælper koordination af forskellige aktiviteter,

(b) Det gør beslutningstagningen hurtigere og baseret på ensartet formål,

(d) Det registrerer erfaringerne fra organisationens tidligere erfaring, og ud af det er den mest hensigtsmæssige procedure udarbejdet.

(e) Det er et meget effektivt redskab til kontrol og arbejdsmåling,

(f) Det danner grundlag for O & M undersøgelse.