Håndtering af udgående eller udgående mail i et kontor

Læs denne artikel for at lære om håndtering af udgående eller udgående mail i et kontor.

Forberedelse af breve, meddelelser, cirkulærer osv .:

principper:

Bogstaver af forskellige afdelinger kan udarbejdes af de respektive afdelinger på diktat eller vejledning af afdelingsleder. Nogle "form afsnit" kan bruges til at opretholde stilens ensartethed. Eller der kan være et team af korrespondancekollegier, som vil forberede bogstaverne på de retningslinjer eller punkter, der er givet af de pågældende afdelingschefer.

Sekretæren har overordnet kontrol over korrespondancekontorerne.

Meddelelser eller cirkulærer kan udarbejdes af forskellige afdelinger, ligesom marketingafdelingen for kunder, agenter eller forhandlere. Det samme gælder prislister eller kataloger. Annonce materialer kan udarbejdes af publicity afdeling, hvis nogen, eller bekymringen kan afhænge af enhver reklame agentur hus i denne henseende.

Den øverste ledelse skal have kontrol over alle disse udstedende materialer, da de afspejler organisationens politikker.

Meddelelser, cirkulærer, rapporter mv skal sendes til medlemmerne, hvis organisationen, uanset om handel eller ikke-handel, er en forening. Sådanne ting udarbejdes af sekretæren på grund af sin autoritet og specialiserede viden. Der er også lovbestemte regler og former. Således skal forskellige principper følges med hensyn til udarbejdelse af post afhængigt af postens tekst.

Det mest almindelige udvalg af udgående mail er et brev. Et brev kan igen være af to typer. Enten er det et originalt brev sendt af en afsender til en adressat ud af eget, eller det kan være et svar fra en adressat på et brev modtaget af ham fra en afsender. I sidstnævnte tilfælde svarer udarbejdelsen af svarbrevet til det modtagne brev.

Fremgangsmåden ved udarbejdelsen af et brev er angivet nedenfor:

(1) Diktation og udkast:

Brevet kan dikteres af afdelingslederen eller han kan angive de retningslinjer og punkter, på grundlag af hvilke korrespondanceklerken udarbejder brevet. De breve, der involverer politiske spørgsmål, dikteres af den administrerende direktør eller sekretæren eller endog af mennesker på øverste niveau, som administrerende direktør for et selskab.

Personlige breve af vigtige personer kan udarbejdes af deres private sekretærer, der har kompetence til at gøre det. Når et brev er dikteret, tager stenografen ned noterne i kort hånd og transcriberer den derefter i lang hånd på en skrivemaskine. Dette kaldes et udkast. Udkastet kan udarbejdes af korrespondentskonsulenten direkte eller af den private sekretær.

Diktation kan gives på mange måder:

(a) Direkte til stenografen

(b) Gennem en dicta-telefon maskine hvor den er optaget og derefter hørt af typisten for at skrive ud;

En ledende medarbejder dikterer ofte et antal bogstaver ad gangen, helst tidligt på kontortiden, og så udskriver stenotypisterne dem serievist en efter en. Når der er en stenografisk pool, kaldes en af de stenografer, der for tiden er tilgængelig, af den udøvende, der tager dikteringen. Der kan være afdelings stenografer og maskinskrivere i stedet for en centraliseret pool.

(2) Korrektion og endelig typing:

Udkastet er præsenteret for den person, der dikterede det eller under hvis retning eller vejledning det er udarbejdet. Han vil gå over det og kan foretage nogle korrektioner for forbedring. Udkastet kan sendes til nogle andre ledere for deres forslag, hvis nogen, eller for tilføjelser. Eksempelvis kan nogle tal tilføjes af regnskabsafdelingen til et udkast udarbejdet på markedsføringschefens diktat.

Nu vil sagen blive sendt til endelig typing eller duplikering, alt efter omstændighederne. I sidstnævnte tilfælde skal der anvendes en duplikator. Sammen med den endelige skrivning af brevets tekst må der muligvis skrives kopier af andre dokumenter til indkapsling. To til fem kopier skal muligvis indtastes afhængigt af antallet af afdelinger eller enkeltpersoner, der beskæftiger sig med brevet.

Konvolutterne, indpakningsmaterialerne mv, der skal bruges til afsendelse, skal udskrives samtidigt. Hvis der anvendes "vindueskuvert", er det ikke nødvendigt at skrive på konvolutten. Konvolutten har en udskæring, så den indvendige adresse, der er skrevet på selve brevet, kan ses. (Korrekt foldning af brevet er dog nødvendigt). Indtastning af adressen er ikke nødvendig, hvis adressemaskinen bruges.

(3) Underskrift:

Dette er en vigtig operation, fordi værdifulde bogstaver skal underskrives af personer, der har beføjelse til at underskrive. Sekretæren har beføjelse til at underskrive bogstaver på vegne af organisationen. En junior officer kan underskrive 'for' sin overordnede, hvis han er så autoriseret. Formularbogstaver "er generelt underskrevet af junior officerer.

En privat sekretær kan underskrive på vegne af sin chef. Brev med juridiske konsekvenser er underskrevet af personer på øverste niveau af myndighed eller af sekretæren med fuldmagt.

Sådanne breve må muligvis behandles via Juridisk Institut, hvis nogen eller gennem juridisk rådgiver. Sekretæren selv er kompetent nok til formålet. Undertegnede tegn på den oprindelige kopi i sin helhed og kan sætte hans initialer på kontoret kopi eller departementale kopier. Signaturen skal udformes tydeligt (helst med blæk) og læseligt.

Den skal ledsages af underskriverens udpegning. Der kræves ingen underskrift på duplikateksemplaret af teksten, men under den ledsagende fremsendelsesnote, hvis duplikatkopien skal sendes til en anden person som reference.

Hvis det er en cirkulær eller enhver form for brev, der skal duplikeres og sendes til en række personer, skal brevet eller cirkulæret eller varselet skrives på stencilpapir og signaturen vil blive lavet af en styluspen. I nogle bekymringer er der en specialofficer eller en tilsynsførende for korrespondanceafdelingen, som kontrollerer hvert brev i sin sidste fase, initialer på den og får det til at passere.

(4) Henvisning:

Hvert brev skal have et referencenummer, som er symbolsk og fungerer som kode. Fra kodes indre betydning kan karakteristikaene for et brev være kendt. Det forventes, at adressaten, under besvarelsen af brevet, skal henvise til dette referencenummer. Referencenummeret kan stilles af den pågældende afdeling for at gøre det meningsfuldt.

Igen kan henvisningsnummeret tilføjes af forsendelsesmedarbejderen på tidspunktet for afsendelse af det, men det tal er ikke andet end forsendelsesnummeret. Dette er ikke videnskabeligt. I store bekymringer tilføjes symbolsk referencenummer på tidspunktet for udarbejdelsen af brevet, og derudover er et serielt forsendelsesnummer stemplet på det af forsendelsesmedarbejderen. Dette er en komplet procedure.

afsendelse:

Betydning:

Mail skal nå de rette adressater inden for rimelig tid. Afsendelse har stor betydning på grund af følgende grunde: Der kan være kommercielle eller juridiske komplikationer, klager kan opstå, omdømme kan være på spil, forventet reaktion kan ikke være forestående, og endog økonomisk tab må opstå, hvis der er uregelmæssigheder eller unøjagtighed i processen.

Der er en central afsendelsesafdeling for at udføre operationerne. En dødlinje er fast, dvs. en endelig tid er fastsat, siger 4-15 pm, hvorefter der ikke modtages nogen post i afsnittet for udstationering på den pågældende dag.

Fremgangsmåden ved afsendelse af post er angivet nedenfor:

(1) Sortering:

Sammen med et brev sendes nogle bilag, herunder checks, udkast, postordre, regninger, kopier af andre breve eller udsagn mv. Meget ofte. Nogle gange består et cirkulært af flere cyklostylede sider. En meddelelse ledsages af rapporter.

Alle disse relaterede papirer skal samles eller samles og sammenføjes ved hæftning eller ved hjælp af stifter, klip, mærker mv. Collating skal udføres meget omhyggeligt og se på, at der ikke er nogen indkapsling, eller hvis der er sider, er de samlet serielt. Til Collating er et stort bord krævet og en hæftemaskine. En sorteringsmaskin kan anvendes.

(2) foldning:

Den næste operation er foldning. Foldning af papirer er en kunst. Det skal gøres på en ryddelig måde. Ved indlandsskrifter skal foldning ske i henhold til den givne retning. Hvis vindueskuvert anvendes, skal foldning udføres på en sådan måde, at den indtastede indvendige adresse er synlig.

I en stor bekymring anvendes foldemaskine, som kan folde bogstaver med høj hastighed og på ensartet måde. Efter folde skal papirene indsættes i konvolutterne, hvis der er nogen. En række breve skrevet til samme parti fra forskellige afdelinger kan indsættes sammen.

(3) Adresseskrivning:

I mange kontorer er systemet, at forsendelsesmedarbejderen skriver adressen. Det er ikke et godt system. Det er ønskeligt, at skrivemaskinen samtidig skriver brevet, skal også skrive adressen. Men forsendelsesmedarbejderen kan bruge adressografmaskine.

Denne maskine er nyttig, når kommunikationen ofte skal foretages til nogle faste adressater. For eksempel cirkulærer eller meddelelser til medlemmer af en forening, elektriske eller telefonregninger til abonnenterne osv.

(4) forsegling og stempling:

Konvolutterne skal forsegles, hvilket er et monotont arbejde. Store kontorer bruger forseglingsmaskiner til formålet. Alle kuverter må ikke være forseglet. For eksempel bogstaver sendt af 'bog indlæg'. Den næste operation er stempling.

Stempel eller fastgørelse af frimærker er en anden kedelig, beskidt og risikabel drift. Det er snavset, fordi man skal bruge tyggegummi, der er klæbrigt. Det er risikabelt, fordi der kan være pilferage af frimærker. En postbog kan opretholdes som en imprest cash book.

Forsendelsesmedarbejderen får et forskudsmængde til at købe frimærker, som han skal forbruge ved at holde oversigt over antallet af sendte breve og tilsvarende frimærker forbruges. Frimærker af forskellig værdi skal fastsættes på mails af forskellig vægt og de forskellige typer posttjenester. For eksempel almindelig post, bogindlæg, under certifikat for udstationering, registreret post og forsikret post.

Det er at foretrække, at en postvejbog opbevares på kontoret for klar reference. En frankeringsmaskine kan bruges til at overvinde alle vanskeligheder ved manuelt fastsættelse af frimærker. Pilferage kan kontrolleres fuldstændigt af denne maskine. Alle typer post kræver ikke stempling, f.eks. Breve sendt af budbringere. Indlæg er lavet i peon book.

(5) Optagelse:

Når alle ovenstående operationer er overstået, er posten faktisk klar til afsendelse. De fleste bekymringer opretholder et 'Outwards Mail Register' eller 'Despatch Register' til formålet. Den består af flere kolonner, der giver fuldstændige oplysninger om den udgående mail.

Forsendelsesmedarbejderen skal udfylde oplysningerne for hver forsendelsesartikel og anbringe hans initialer i venstre side af artiklen afsendt. Nogle gange anbringes et gummistempel med navnet på forsendelsesafsnittet, hvor initialerne er lavet af forsendelsesmedarbejderen. Dette er mere almindeligt i regeringens afdelinger.

(6) Udstationering:

Nu sendes posten. Hvis posten er: at blive sendt af messenger, er postering ikke nødvendig. Budbringeren vil bære artiklerne og nå dem direkte til adressaterne mod bekræftelse underskrevet i peonbogen. Dette er kun muligt for lokal kommunikation. Ellers skal posten sendes.

Artiklerne kan blive droppet i postboksen. De registrerede artikler eller bogstaver, der skal bogføres under certifikatet for udstationering, skal transporteres direkte til postvæsenet for registrering og registrering. Et kontor kan opretholde en postpose, hvor al den udadgående post kan transporteres til postvæsenet, et antal gange om dagen.

Posttasker er låst og så er der ingen chance for at mangle nogen postartikel. Nogle uopsættelige bogstaver skal muligvis sendes direkte i RMS-rummet, der er knyttet til et bestemt tog. Der kan være et regelmæssigt tidsplan for et kontor, der angiver, hvornår post skal transporteres til udstationering. 'Posting' er ikke påkrævet under kurertjenesten.