Arkiveringsmetoder: Top 3 metoder til Office-arkivering
Denne artikel kaster lys over de tre øverste metoder til arkivering udført i et kontor. Metoderne er: 1. Horisontal 2. Lateral 3. Vertikal.
Arkiveringsmetode # 1. Vandret:
Under denne metode placeres filer (flade eller bundne eller bokse) vandret på en hylde eller på et bord eller i en skuffe, den ene til den anden. Grunde skuffer eller skrivebord arkivering er også horisontale metoder. Dette er den ældste eller den mest almindelige metode. Dette praktiseres, når antallet af filer er små, og det moderne arkiveringsudstyr kan ikke købes.
Fordele:
(a) Det er en simpel og nem metode,
(b) Det kræver ikke dyrt arkiveringsudstyr,
(c) Det er egnet til at holde papir i stor størrelse (helst i små skuffer) som en plan for en bygning eller et sted, som ikke skal foldes,
d) Emnet og nummeret på filen, der er skrevet på sammenføjningsenden, er let læselig.
Ulemper:
(a) Når en fil, der holdes i bunden, afholdes, skal alle de filer, der er placeret over det, fjernes,
(b) Mappen kan ikke holdes vandret på åben hylde,
(c) Det kræver mere samlet plads, hvis filerne skal opbevares på en klassificeret måde.
Arkiveringsmetode # 2. Lateral:
Filer kan placeres som bøger på en hylde, en ved siden af en anden. Dette kaldes lateral arkivering. Dette er også en gammel og fælles metode. Dette kan praktiseres, selvom antallet af filer er store.
Fordele:
(a) Det er en simpel og nem metode,
(b) Det kræver ikke dyrt arkiveringsudstyr,
(c) Det er hensigtsmæssigt at holde filer lavet med hårdt papirbræt,
d) Emnet og nummeret på filen, der er skrevet på tilslutningsenden, er let læsbare.
Ulemper:
(a) Medmindre der er sidestøtte, vil filerne falde og falde til højre eller venstre,
(b) Ved konstant trækker ved sammenføjningsenden bliver den del af filen beskadiget og endelig giver den plads. (Hårde filer med et fingerhul beskytter skaden).
Arkiveringsmetode # 3. Vertikal:
Under denne metode placeres filerne lodret efter hinanden, med forbindelsesenden øverst (hvor emnet og nummeret på filen er skrevet). Filerne holdes suspenderet i en hængende position, og der skal derfor være en hængende enhed.
Der kan suspendere lommer eller sække, inden for hvilke filer eller mapper kan opbevares. Derfor er brug af kabinet for denne metode en lodret arkivering afgørende. Dette er den moderne metode og praktiseres af de fleste af de moderne kontorer.
Fordele:
(a) Ved lodret arkivering er følgende ulemper ikke til stede:
(i) I modsætning til vandret arkivering må en fil ikke fjernes for at få en anden.
(ii) I modsætning til lateral arkivering er der ingen sagging, da det forhindres af arkivskabets mekanisme,
(b) Filer samt mapper kan opbevares ved denne metode. Mapper foretrækkes i moderne kontorer,
(c) Der kan være nem klassificering af de filer eller mapper, der er angivet med guidekort, tags osv.
(d) Der er pladsøkonomi, da et arkivskab kan rumme et stort antal filer eller mapper,
(e) Der er større sikkerhed, da skuffens skuffer kan låses,
(f) Der er større elasticitet, da et stort antal filer eller mapper kan presses ind.
(g) I det lange løb er det økonomisk at drive virksomhed.
Ulemper:
(a) Det er en dyr metode, fordi kapitaludformningen er nødvendig for at købe arkiveringsudstyret,
(b) Personalet skal trænes med arbejdsmetoden. Deres lønskalaer kan være høje,
c) Det er ikke egnet til en lille bekymring med et lille antal filer og har mindre kapital.
Den lodrette metode til arkivering anses for at være den bedste, fordi den har et stort antal fordele. Der er nogle indledende kapitalkostnader som forskellige slags arkiveringsudstyr, som et lodret arkivskab, specielt egnede mapper mv. Skal købes, og personalet kræver også træning for at følge metoden. Men i det lange løb bliver det økonomisk, forudsat at der er et stort antal filer, der skal opretholdes.
