Udstyr til håndtering af Office Mails: Behov og Typer

Læs denne artikel for at lære om udstyrets nødvendige til håndtering af Office Mail. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Behov for udstyr til håndtering af post 2. Typer af udstyr til håndtering af post.

Behov for udstyr til håndtering Mail:

Håndtering af Mail er et besværligt job. Der er så mange operationer at gøre. Hver dag skal et stort antal postartikler, både indgående og udgående, håndteres. Nummeret er meget stort for en stor bekymring. Antallet stiger, da bekymringen vokser i størrelse; og aktiviteter multipliceres.

Brev eller meddelelser eller cirkulærer skal sendes hyppigt til de samme personer, og derefter skal de samme adresser skrives eller skrives et antal gange.

Mange sider eller kabinetter skal samles sammen. Alle disse er kedelige job, men skal udføres nøjagtigt. For at overvinde monotoni, for at sikre hastighed og nøjagtighed og for at undgå tyveri er der indført forskellige maskiner, som kan anvendes, forudsat at arbejdsmængden er ret stor, for at gøre systemet økonomisk.

Typer af udstyr til håndtering af post:

De forskellige typer af maskiner, der anvendes til håndtering af post, beskrives nedenfor:

(1) Letter-Opening Machine:

Denne maskine bruges til at åbne konvolutter. Bogstaver åbnes som regel for hånden, men lidt uforsigtighed kan skade indholdet. Ved denne maskine kan en konvolut åbnes ved at skære meget fint en smal strimmel fra den ene kant af en konvolut.

Maskinen er udstyret med selvskærende og drejende kutter eller knive. Maskinen kan betjenes manuelt eller elektrisk betjenes. En elektrisk betjent maskine kan åbne op til 500 konvolutter af alle størrelser inden for et minut.

(2) Konvolut-forseglingsmaskine:

Forsegling af konvolutter er en kedelig og beskidt job. Beskidt, fordi gummi eller lim anvendes. En kuvertforseglingsmaskine, hvis den er håndbetjent, kan forsegle ca. 150 konvolutter om et minut, og hvis den er elektrisk betjent, kan nummeret nå op på 25.000 i timen.

Vand skal tilføres kontinuerligt. Konvolutter af enhver rimelig bredde, længde og tykkelse kan forsegles af en standard maskine. En elektrisk betjent maskine har en ekstra fordel, at vandet bliver varmt og varmt vand giver hurtig virkning på tyggegummiet.

(3) Sorteringsmaskin:

En række indkapslinger eller papirark må måske samles sammen, inden de sendes. Dette er et besværligt og risikabelt job. Risikofyldt, fordi ethvert ark kan blive savnet, eller der kan være spildt dobbeltarbejde på samme side. Det er også tidskrævende. En collating maskine løser alle problemerne.

En sådan maskine er af mange typer og størrelser. En stor maskine samler ikke kun, men binder også papirerne. En simpel collating maskine kan bruges af en maskinskriver, der holder det nødvendige antal papirark, indlejret med carbonpapirer, klar på bordet, så tiden ikke spildes for at gøre papirerne klare, når et antal kopier skal skrives på en tid.

(4) papirfolderemaskine:

Foldning af papirer, inden de indsættes i konvolutter, er ikke så enkelt som det ser ud til at være. Foldning skal foretages på en ryddelig og elegant måde. Der må ikke være unødige folder, der forårsager spild af tid. Folding bliver svært, når en masse papirer skal foldes sammen.

Foldning skal være i overensstemmelse med konvolutens størrelse. I tilfælde af at "vindueskuverter" anvendes, skal foldning ske på en sådan måde, at den indvendige adresse, der er skrevet på brevet, bliver synlig. Alle disse problemer kan løses, hvis der anvendes en papirfoldemaskine.

Der findes en kompositmaskine, som vil samle, folde og indsætte papirerne inde i en konvolut og endelig forsegle den. Alle disse kan gøres med en hastighed for at gøre 2.500 konvolutter klar inden for en time. Meget afhænger imidlertid af antallet af papirer, der skal samles.

(5) Adressemaskine eller adressograf:

Hjælp fra en sådan maskine er taget, når ofte breve eller cirkulærer eller meddelelser skal sendes til de samme adressater. For eksempel kommunikation til medlemmer af en forening eller firma, elektriske eller telefonregninger til abonnenter, præmie meddelelser til forsikringstagere mv.

For denne maskine skal der udarbejdes en master kopi for hvert navn og adresse. Dette kan gøres ved at prægning på metalplader eller stencilskæringer på tykke papir eller plastikplader mv. Disse plader eller kort føres ind i maskinen. Ved at trykke på en håndtag bringes en ad gangen en plade eller et kort til trykposition.

Konvolutten eller kortet er anbragt på platformen, og den prægede plade eller kort trykkes på den og tør blæk passerer ind imellem. Et aftryk er lavet. Ved at tilføje nogle vedhæftede filer kan nummerering også ske samtidigt, eller en del af den samlede beskrivelse kan udskrives (sige kun navnet) osv.

Alle navne kan ikke ønskes ad gangen. Ved nogle automatiske enheder kan maskinen foretage valget. Adresser kan udskrives fra 800 til 1.000 pr. Time med en hånddrevet maskine og op til 7.000 pr. Time ved elektrisk betjening.

En sådan maskine anvendes selv til løn- eller lønrulleark til fakturering til anden formfyldning. Det har store fordele:

a) den har en enorm hastighed i drift

(b) Der er ingen fejl ved udskrivning af navn og adresse,

(d) Den kan bruges til en række formål og på en række måder,

e) det fører til økonomi

Det har også ulemper:

(a) Metallpladerne er dyre, men holdbare,

(b) Det er svært at foretage ændringer.

(6) Franking Machine:

Dette er en maskine, der bruges til udskrivning på konvolutter, kort osv. Design af frimerker fra forskellige betegnelser, der viser dato, mængde, stemplingssted og brugerens registrerede nummer. Desuden kan et reklameslogan også udskrives.

Kommercielle huse, uddannelsesinstitutioner, regeringskontorer og forskellige andre organisationer bruger almindeligvis en sådan maskine i stedet for at bruge almindelige klistermærker. Denne maskine er blevet introduceret efter den internationale postkonvention fra 1922. En sådan maskine kan b; købt eller hult, men skal tages til et posthus til registrering og en licens.

Et nummer tildeles af posthuset til brugeren. Der er en meter tilsluttet maskinen, der viser mængden af penge, der forbruges i form af porto. Et beløb baseret på det sandsynlige forbrug skal estimeres og betales på forhånd til posthuset.

Posthuset justerer derfor måleren op til den grænse, låser den og forsegler den. Brugeren kan bruge maskinen, indtil grænsen for postværdien er nået, og derefter stopper maskinen at betjene. Igen skal maskinen tages til posthuset for ny justering af måleren ved forudbetaling af penge.

For at gøre frankeringen skal følgende skridt tages:

(1) Bogstaverne skal sorteres efter den mængde porto der kræves for dem.

(2) Maskinen er justeret med en pålydende ad gangen. For eksempel 25 paise, 35 paise og så videre. Brev, der kræver 25 paise frimærke, skal sendes ad gangen. Så bogstaver kræver 35 paise frimærke og så videre.

(3) For kuverter eller genstande med stor tykkelse, som ikke kan indføres i maskinen, er separate ark frankeret og derefter indsat på artiklerne.

(4) Hvis der er en fejl, er en sådan konvolut bevaret og kan deponeres hos posthuset for tilbagebetaling.

(5) Dagsudskrivningsmekanismen skal hver dag justeres.

(6) Maskinen skal opbevares under ansvar af en ansvarlig person, så der ikke er misbrug.

Fordele:

(a) Handlingen gør tidsparing. Ca. 2000 bogstaver kan frankeres om en time af en håndbetjent og 15.000 ved en elektrisk betjent maskine.

(b) Et lager af frimärke må ikke opretholdes.

c) Pilferage af frimærker kan undgås.

(d) Postbogen behøver ikke opretholdes.

(e) Posten er klar til levering hurtigt.

(f) Udskrivning af reklameslogoer er en billig reklamemetode.

Ulemper: