Sikring af jævn drift i indkøbssystemet
Denne artikel sætter lys på de tre vigtigste systemer for at sikre en jævn drift og ansvarlighed i indkøbssystemet. Systemerne er: 1. Pre-Purchase System 2. Bestilling System 3. Post Purchase System.
1. Pre Purchase System eller Stage:
Før det faktiske køb skal visse formaliteter kompileres med. De er - rekvisition, kravprogrammer udvælgelse af leverandører, opnåelse af citater og evaluering af dem. En udfyldt rekvisitionsskema tæller underskrevet af en ledende medarbejder indgives af en kompetent person.
Der er generelt en økonomisk grænse op til hvilken en bestemt officer kan rekvirere for materialer. Det er tale om købs- eller kapitalinstrumentets beslutninger på bestyrelsesniveau.
Ved køb i bulk og i hurtigfrekvens over en længere periode anvendes rejserekvisitioner. Rekvisitionen rejser fra rekvisitionsafdelingen til indkøbsafdelingen meget efter hver gang et indkøbsordre indledes.
Standard rekvisitionsformularer bruges, når ordrer gentages ofte. Forespørgsler foretages af mange organisationer for tilbud fra leverandør. Forespørgselsformularen indeholder i modsætning til en indkøbsordre ordene »dette er kun en, anmodning om tilbud» eller »dette er ikke en købsordre«.
2. Ordresystem:
Ved modtagelse af svar på henvendelser vælges leverandøren efter kontrol og ordrer er placeret.
En indkøbsordre indeholder normalt:
(a) Reference nr.
b) Beskrivelse af materialer,
(c) Kvantitet påkrævet
(d) Pris og rabatter
(e) Leveringsanvisninger
f) Bestemmelse af materialerne
g) Underskrift af den materialeforvalter, der tillader køb og
(h) Detaljerede vilkår og betingelser.
Normalt udarbejdes fem eller seks kopier af indkøbsordren. Originalen sendes til leverandøren, en kopi sendes til modtagelsesafdelingen, en til opfinderen og en til finansafdelingen for efterfølgende matchning med leverandørens faktura og "Varer Modtagne Noter" til betaling.
3. Post-Purchase System:
Systemet er beregnet til opfølgningsprocedurer, kvittering og kontrolfakturaer. Opfølgningsprocedurer indebærer tid og penge, så det skal være selektivt. For at være selektiv skal prioriteterne fastslås, og "kritiske" punkter bør kun tages op til opfølgning. Territory klog opfølgning kan anvendes.
Kvitteringer registreres kronologisk. Det hjælper med hurtig identifikation af materialer. Dette er nødvendigt for inspektion af materialer inden accept. I mange organisationer, hvor der findes centrale modtagelsesafsnit, sendes en kopi af indkøbsordren til det centrale afsnit for afstemning.
Faktura kontrol er foretaget før betaling. Fakturaen med de faktiske kvitteringer og ved at være tilfreds, udbetales. Fakturaer sendes normalt til køberens finansafdeling.
