Costing System: Karakteristik, Installation og Vanskeligheder

Læs denne artikel for at lære om egenskaberne ved et ideelt omkostningssystem, dets installation, vanskeligheder og trin for at overvinde det.

Karakteristik af et ideelt omkostningssystem:

Et ideelt system til omkostning er det, der opnår målene for et omkostningssystem og bringer alle fordele ved at koste til virksomheden. Følgende er de vigtigste egenskaber, som et ideelt costing-system skal have, eller de punkter, der bør tages i betragtning, inden du installerer et omkostningssystem.

(i) Egnethed til virksomheden:

Et omkostningssystem skal være skræddersyet, praktisk og skal udformes i henhold til virksomhedens art, betingelser, krav og størrelse. Ethvert system, der tjener formålene med virksomheden og leverer nødvendige oplysninger til at drive forretningen effektivt, er et ideelt system.

(ii) Enkelhed:

Prissystemet skal være enkelt og klart, så det let kan forstås selv af en person med gennemsnitsunderretning. Fakta, tal og andre oplysninger, der leveres af omkostningsregnskaber, skal præsenteres i den rigtige form på det rette tidspunkt til den rigtige person for at gøre det mere meningsfuldt.

(iii) Fleksibilitet:

Prissystemet skal være fleksibelt, så det kan ændres i overensstemmelse med ændrede forhold og omstændigheder. Systemet uden en sådan fleksibilitet vil blive forældet på grund af hurtige ændringer i erhvervslivet og industrien. Systemet skal således have kapacitet til udvidelse eller sammentrækning uden meget ændring.

iv) økonomisk:

Et omkostningssystem er som andre økonomiske varer. Det koster penge ligesom økonomiske varer. Hvis systemet er for dyrt, kan ledelsen være uvillig til at betale, da købere ikke er villige til at betale for varerne, hvis disse er dyre i forhold til deres anvendelighed. Et omkostningssystem bør ikke være dyrt og skal tilpasses i forhold til virksomhedens økonomiske kapacitet.

Fordelene ved at være afledt af systemet skal være mere end omkostningerne, da ledelsen vil være villig til at installere systemet, når det opfattes, at forventede fordele overstiger de forventede forventede omkostninger. Kort sagt, systemet skal være økonomisk under hensyntagen til virksomhedens krav. Omkostningerne ved installation og drift af systemet bør begrunde resultaterne.

(v) Sammenlignelighed:

Omkostningssystemet skal være sådan, at det kan tilvejebringe fakta og tal, der er nødvendige for ledelsen for at vurdere præstationen ved at sammenligne den med de tidligere tal eller tallene for andre bekymringer eller over for industrien som helhed eller anden afdeling med samme bekymring.

(vi) Evne til at præsentere information på ønsket tidspunkt:

Systemet skal levere præcise og rettidige oplysninger, så det kan være nyttigt for ledelsen at træffe beslutninger og passende handling med henblik på omkostningsstyring.

(vii) Nødvendigt samarbejde og deltagelse af ledere fra forskellige afdelinger af bekymringen er afgørende for udviklingen af ​​et godt system for omkostningsregnskaber. Desuden bør ledelsen have tro på costing-systemet og bør også give en hjælpende hånd til dens udvikling og succes.

(viii) Kostningssystemet bør ikke ofre forsyningen ved at indføre omhyggelige og unødvendige detaljer.

(ix) Et omhyggeligt faset program skal udarbejdes ved hjælp af netværksanalyse til introduktion af systemet.

(x) Mindste ændringer i den eksisterende opsætning:

Det eksisterende system for delegation og opdeling af myndighed og ansvar må ikke forstyrres med omkostningssystemet. Systemet skal så vidt muligt være sådan, at det mindst kan forstyrre den eksisterende organisatoriske opsætning.

(xi) Formenes ensartethed:

Alle former og proformer mm, der er nødvendige for systemet, skal være ensartede i størrelse og kvalitet af papir. Højere effektivitet kan opnås ved at bruge farve på papiret til at skelne forskellige former. Trykte formularer skal indeholde instruktioner om deres brug og bortskaffelse. Formularerne skal være passende udformet til indsamling og formidling af omkostningsdata.

(xii) Mindstebetjening:

Fyldning af formularerne af foresatte og arbejdere skal involvere så lidt kontorarbejde som muligt, da de fleste arbejdstagere ikke er veluddannede. For at sikre pålidelig statistik skal alle originale poster understøttes af en undersøgerens underskrifter.

(xiii) Effektivt system for materialekontrol:

Der bør være et effektivt system med butikker og lagerstyring, da materialer normalt udgør en større andel af de samlede omkostninger. En god metode til prismateriale udstedt til produktion bør følges.

(xiv) Tilstrækkelig lønprocedure:

Der bør være en veldefineret lønprocedure for registrering af arbejdstageres tid på forskellige job, for udarbejdelse af lønarken og for lønudbetaling. Således vil indførelsen af ​​et veldefineret lønsystem bidrage til at styre arbejdskraftens omkostninger.

(xv) Afdelingalisering af udgifter:

Der bør udarbejdes en lydplan for indsamling, fordeling, fordeling og absorption af generalomkostninger for at fastslå omkostningerne nøjagtigt.

(xvi) Afstemning af omkostningsregnskaber og finansielle konti:

Om muligt skal omkostningsregnskaberne og de finansielle konti indgås i en integreret regnskabsordning. Hvis dette ikke er muligt, skal systemerne være så udtænkt, at de to sæt konti er i stand til let forsoning.

(xvii) Eksterne faktorer:

Installationen af ​​et omkostningssystem afhænger hovedsageligt af en virksomheds interne faktorer, men eksterne faktorer kan også påvirke systemets struktur. F.eks. Skal regler for omkostningsregnskaber, der gælder for visse industrier, som meddelt af staten, kræve, at visse omkostningsoplysninger udvikles og indgår i bogføringsbogen. Derfor bør et ideelt system til omkostning tage sig af både interne såvel som eksterne faktorer.

xviii) Omkostningsregnskabets pligter og ansvar:

Under et godt system for omkostningsregnskaber skal regnskabsførerens opgaver og ansvar være klart defineret. Omkostningsrevisoren skal have adgang til alle værker og afdelinger.

Afslutningsvis er det primære kriterium for et ideelt omkostningssystem: Hvor godt hjælper det med at opnå ledelsesmål i forhold til omkostningerne?

Installation af et costing system:

De grundlæggende faktorer, som en Cost Accountant bør overveje, mens du indfører et system med omkostning er:

(i) Den eksisterende organisation skal forstyrres så lidt som muligt.

(ii) Der bør ske gradvis og jævn indførelse af systemet.

(iii) Mens overudarbejdelse af poster bør undgås, ville det være en falsk økonomi at beskære de væsentlige og forringe effektiviteten.

Fremgangsmåde til installation:

De trin der skal tages i forbindelse med installation af et omkostningssystem er angivet nedenfor:

1. Mål, der skal opnås gennem Costing Systemet:

Omkostningssystemet vil være enkelt, hvis målet kun er at fastlægge omkostninger, men det skal være uddybende, hvis formålet er at have oplysninger, som vil hjælpe ledelsen i at udøve kontrol og træffe beslutninger.

2. Undersøgelse af den eksisterende organisation og rutine:

I den sammenhæng er de punkter, der skal bemærkes: -virksomhedens art og de operationer eller processer, omfanget af ansvar og myndighed, der er knyttet til de forskellige funktionærer, fabriksudformningen med særlig henvisning til fremstillingsafdelingerne, metoder til håndtering af spild af materialer, system til tidsregistrering og metoder til beregning og betaling af løn, systemet med udstedelse af ordrer til produktion til fabrikken og mængden af ​​faste, semi- variable og variable omkostninger.

3. Beslutning om opstilling af omkostningsregnskaber:

Hvilket system af omkostningsregnskaber er egnet, og omfanget af detaljerne, der kræves, kan afgøres efter en grundig undersøgelse af fremstillingsprocessen og deres tilknyttede tjenester. Opbygningen af ​​omkostningskonti bør følge den naturlige produktionslinje; sekvensen kan være enkel, analytisk eller syntetisk. Udformningen af ​​systemet skal være sådan, at der sker en gradvis opbygning af omkostningerne ved hvert væsentligt produktionsstadium, da produktet fortsætter til færdiggørelse.

4. Fastsættelse af omkostningspriser:

Dette indebærer en grundig undersøgelse af fabriksforholdene, og der skal træffes beslutninger om klassificering af omkostninger til direkte og indirekte gruppering af indirekte omkostninger til produktion, salg, administration mv., Behandling af affald af enhver art, metoder til prisfastsættelse, metoder til inddrive omkostninger og beregning af overhead satser. En fuldstændig omkostningsregnskabskode bør udarbejdes, således at udgifterne hurtigt kan klassificeres på kontoret med hensyn til både kilde og årsag.

5. Introduktion til systemet:

Intet omkostningssystem kan forventes at fungere effektivt, medmindre samarbejdet mellem alle tjenestemænd kan opnås. Før systemet træder i kraft, bør systemets konsekvenser forklares for alle, der angiver dem de fordele, der vil tilskrives hver og for virksomheden som helhed.

Men fuldfør systemet er, det bør kun introduceres i etaper, og de eksisterende rutiner og praksis bør udnyttes, medmindre der er gode grunde til at erstatte dem. For eksempel kunne man starte med butikkerne ved at indføre korrekte konti for kvitteringer og udstedelser, åbning af bin-kort, butiksbøger osv.

6. Organisering af Cost Office:

Det er altid bedre, at omkostningskontoret ligger ved siden af ​​fabrikken, så det undgås, at forsinkelse i uddirigering af dokumenter eller i afklaring af uoverensstemmelser og tvivl. Omkostningspersonalet må have adgang til værkerne, hvis de skal udføre deres opgaver korrekt.

Personalet vil afhænge af omfanget af det involverede arbejde. En costing organisation er ikke værd at eksistere, hvis den ikke kan præsentere tal med hastighed og nøjagtighed og observere enkelhed i præsentationen af ​​resultater.

Kontorets opgaver falder ind på følgende områder:

(i) Gemmer konti:

Udstationering af materialer kvitteringer og gemmer emner i butikker ledgers, udarbejdelse af materiale abstracts.

(ii) Arbejdsregnskab:

Evaluering af tidsskrifter, jobkort mv., Udarbejdelse af arbejdsmedarbejder. I nogle tilfælde forberedelse af faktiske lønruller.

(iii) Omkostningsregnskaber:

Udstationering af alle omkostningskonti, enten job eller proces eller service konti.

(iv) Omkostningskontrol:

Bogføring af omkostningerskontrolkonti fra data leveret fra afsnit (i) til (ii) ovenfor.

Udarbejdelse af særlige statistiske og andre oplysninger til ledelsen til gennemførelse af særlig undersøgelse og udarbejdelse af periodiske handelsopgørelser.

7. Forholdet mellem omkostningskontoret og andre afdelinger:

Omkostningsafdelingen skal fungere uafhængigt, og omkostningsrevisoren bliver direkte ansvarlig over for generaldirektøren eller administrerende direktør. Omkostningssystemet skal være designet til at betjene ledelsen på alle niveauer.

Omkostningsrevisoren bør derfor designe hele sit system af poster og rapporter mv. Med henblik herpå. Han skal kende og forstå de problemer, der står over for produktionsprocessen, og forsøge at oversætte dem til økonomiske konsekvenser, så der kan træffes en korrekt beslutning.

8. Myndighed og ansvar:

Myndighed og ansvar bør være klart defineret, hvis omkostningssystemet skal lykkes. Der bør ikke være tvetydighed, alt skal være klart.

Sammenfattende bør et omkostningssystem udfyldes på en måde, der gør det muligt at beregne salgsomkostningerne. tilvejebringe midler til værdiansættelse af varebeholdninger hjælp til kontrol og ledelse af et firma, måle effektiviteten af ​​mænd, materialer og maskiner, identificere affald indsamlet efter omkostningskoder for at bane vejen for omkostningsreduktion, muliggøre sammenligning mellem virksomheder, give data til prisfastsættelse og politisk beslutning og danne grundlag for udarbejdelsen af ​​forskellige analytiske rapporter.

Praktiske vanskeligheder ved at installere et costing system:

Praktiske vanskeligheder, bortset fra tekniske omkostninger, som en omkostningsregnskaber skal stå over for ved installation af et omkostningssystem, er:

1. Manglende support fra Top Management:

I de fleste tilfælde indføres omkostningsregnskabssystemet uden støtte fra øverste ledelse på alle de funktionelle områder. Selv administrerende direktør eller formand introducerer ofte et sådant system uden at konsultere afdelingschefne. Afdelingslederne behandler det som en indblanding i deres arbejde af personer, der er involveret i et omkostningssystem. Det skaber således frygt for de afdelingsledere, da de behandler systemet som en enhed til at kontrollere deres aktiviteter.

2. Modstand fra eksisterende regnskabspersonale:

Når et nyt system introduceres, er modstanden naturlig, da det eksisterende personale kan mærke, at de mister deres betydning og kan være usikre på deres position i organisationen.

3. Ikke-samarbejde på andre niveauer i organisationen:

Arbejdstagerne, tilsynsførende og andet personale kan også genoptage det ekstra papirarbejde, der måtte opstå på grund af indførelsen af ​​omkostningssystem og muligvis ikke samarbejde med andre afdelinger ved at levere de oplysninger, der er absolut nødvendige for en jævn og effektiv drift af ethvert regnskabssystem .

4. Mangel på uddannet personale:

Der kan være mangel på omkostningsregnskaber til at håndtere arbejdet med omkostningsanalyse, omkostningskontrol og omkostningsreduktion. Arbejdet i costing afdeling kan ikke håndteres uden tilgængelighed af uddannet personale.

5. Kraftig omkostninger ved drift af systemet:

Omkostningerne ved at betjene et system kan være tunge, medmindre kostesystemet er korrekt udformet i henhold til kravene i hvert enkelt tilfælde specielt. Systemet kan muligvis give oplysninger, der kræves af alle ledelsesniveauer. Det kan indebære yderligere papirarbejde. Dermed vil driften af ​​systemet være tung.

Skridt til at overvinde praktiske vanskeligheder:

For at overvinde ovennævnte problemer foreslås følgende trin:

1. Støtte fra Top Management:

Før installationen eller driften af ​​et omkostningssystem skal der være en fast forpligtelse til systemet fra den øverste ledelse. Dette vil skabe omkostningsbevidsthed og interesse i omkostningsforbedring blandt teknisk, produktion og top management.

2. Systemets anvendelighed til eksisterende personale :

Den eksisterende regnskabspersonale bør være imponeret over behovet for at supplere det eksisterende regnskabssystem. Det vil udvide en revisors arbejde og skabe nye muligheder for regnskabspersonalet.

3. Arbejdstageres tillid til samarbejde:

De forskellige medarbejdere skal være behørigt uddannede med hensyn til de fordele, der kan opnås ved et sådant system. Arbejdstagerens tillid bør indhentes i systemet for at få deres samarbejde, inden der træffes foranstaltninger til at sætte systemet i praksis.

4. Uddannelse af eksisterende regnskabspersonale:

Det eksisterende personale, der arbejder i regnskabsafdelingen, skal være korrekt, uddannet i omkostningsmetoder og teknikker ved hjælp af Institut for Omkostninger og Værkstedsrevisorer i Indien, Calcutta.

5. Omkostningssystem ifølge specifikke krav til bekymringen:

Systemet skal installeres og betjenes i overensstemmelse med kravene i et bestemt tilfælde, således at det ikke medfører store omkostninger for bekymringen. Det bør undgå så meget som muligt unødvendigt arbejde. Systemet, når det installeres og drives, vil give mange fordele til bekymringen i forhold til omkostningerne og vise sig gavnlig for bekymringen.

6. Korrekt tilsyn:

Der bør være korrekt tilsyn efter installationen og en kontinuerlig indsats fra cost accountant for at gøre systemet vellykket og for at opnå det ønskede mål om omkostningsberegning, omkostningspræsentation og omkostningskontrol.