Korrespondanceafdeling: Sammensætning og arrangement

Læs denne artikel for at lære om Correspondence Department. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Sammensætning af korrespondanceafdeling 2. Arrangement af korrespondanceafdeling.

Sammensætning af korrespondanceafdeling:

Korrespondanceafdelingen består af et stort antal ansatte under ledelse af sekretæren.

(1) Der kan være kvalificerede og erfarne korrespondancekonsulenter til at bistå de forskellige ledere i færd med at udarbejde og standardisere bogstaverne. I nogle kontorer udarbejder afdelingscheferne selv diktaterne og udarbejder udkastene.

Sekretæren selv dikterer de vigtige breve relateret til forskellige afdelinger. Nogle bogstaver kræver speciel stil og sprog og må muligvis indeholde nogle tekniske eller juridiske udtryk eller udtryk, der anvendes i en bestemt handelslinje.

Korrespondencekonsulenter med erfaring i en bestemt linje kan være til stor hjælp. Gode ​​bøger om brevskrivning er dog tilgængelige på markedet for at afstå fra korrespondancekvarterets ydelser.

(2) Foruden korrespondanceklisterne kan der være en stor kraft af typografer og stenografer (eller stenotypister), der skal tage diktationer i kort hånd og at transkribe dem i lang hånd. Der er så mange slags maskiner, der bruges i processkrivemaskinen, duplikeringsmaskinen (af forskellige typer og modeller), dicta-telefon, steno-typemaskine mv. Dygtige operatører er ansat til at betjene maskinerne.

(3) Næste kommer sektionen til at behandle indad og udadgående mail. Dette er forholdsvis en lille sektion bestående af to til fem kontorister og en vejleder. Office peons eller bærere er der for at hjælpe sektionen på tidspunktet for distributionen eller på tidspunktet for at bringe post fra og transportere til posthuset eller for at sende posten eller for at transportere breve direkte under messenger systemet.

Arrangement af korrespondanceafdeling:

Arrangement omfatter arrangement af afdelingspersonale såvel som maskinernes. Her kan princippet om centralisering eller decentralisering følges. Når bogstaverne dikteres eller udarbejdes af afdelingscheferne, er der tale om decentralisering. På den anden side, hvis alle bogstaverne primært udarbejdes af korrespondanceklubberne, er der centralisering.

Igen, hvis hver afdeling har sin egen skrivemaskine eller skrivemaskiner og maskinskrivere, er det tale om decentralisering. Hvis der er en central typistiske pool, kaldes den centralisering. Duplikerende arbejde udføres imidlertid generelt på en centraliseret måde. Både centralisering og decentralisering har deres fordele og ulemper.

Typists 'Pool:

Det betyder, at alle typografer og stenografer går ind i en gruppe eller en pool og sidder sammen på et bestemt sted. Det er på et bekvemt sted på kontoret let tilgængeligt fra forskellige sider. Generelt er det et rum adskilt fra det generelle kontor og er bygget af lydisolerede vægge som glasvægge eller vægge belagt med nogle glimmer-mix.

Typisterne indtager deres pladser foran skrivemaskinerne. I henhold til kravene fra forskellige afdelinger skriver de bogstaverne ud. Når enhver diktat skal udleveres af enhver leder, opfordrer han til en stenograf. Enhver stenograf, der er fri, vil deltage i ham.

Efter at have taget diktatet vil han give det til transkription til den typist, der er fri. Der er en vejleder for sektionen for at distribuere arbejdet blandt stenograferne og typograferne. Typisterne kan også skrive ud diktater optaget af dicta-telefon, en efter en.

Under et multi-bank dicta-telefonsystem kan enhver disk høres og skrives ud af en hvilken som helst typograf på rotationsbasis. Hvis det eksisterende personale ikke kan klare arbejdstrykket, gives der ekstra midlertidige ansættelser.

Fordele:

(a) Der er mere eller mindre jævn fordeling af arbejdet: belastning blandt stenograferne og typograferne,

b) "poolen" er adskilt, hverken støj fra maskinerne forstyrrer det almindelige kontor eller tasterne forstyrres af støj fra det almindelige kontor,

(c) Det er økonomisk, fordi færre antal stenografer og maskinskrivere kan udføre arbejdet. Flere hænder er nødvendige, hvis hver afdeling havde sin egen stenograf og maskinskriver. Dette er meget vigtigt.

Ulemper:

(a) Alle typer skrivearbejde kan ikke centraliseres. Nogle dikteringer og skrivearbejder kræver tekniske data, som kun kan håndteres af eksperter, der er knyttet til bestemte afdelinger, der håndterer de tekniske opgaver.

(b) Nogle ledere foretrækker at have deres egne steno-typister, der kan følge sine intonationer eller udtalelser korrekt og hurtigt. Højtstående ledere har dog deres private sekretærer til formålet. De ledere kan også vente til hans yndlings stenograf er tilgængelig ud af 'pool'en,

(c) Hemmelige spørgsmål kan ikke dikteres eller skrives ud ved hjælp af "poolen".

(d) Kun store bekymringer har råd til at have en sådan "pool".

Hvad er fordelene ved 'pool'-systemet, er ulemperne ved afdelingssystemet og omvendt.