5 vigtigste ændringer, der er nødvendige for at etablere et effektivt virksomhedsinformationssystem

De vigtigste ændringer, der er nødvendige for at etablere et effektivt forretningsinformationssystem, er anført nedenfor:

Den grundlæggende tilgang til informationsteknologi skal ændres, og IT-rollens rolle skal omdefineres for at etablere effektive forretningsinformationssystemer.

Desuden skal IT-infrastrukturen understøttes af ændringer på virksomhedsniveau. Nogle af de ændringer, der forekommer overhængende, er som følger:

1. Oplysninger som et aktiv:

Virksomhedsoplysninger er længe blevet behandlet som et hukommelseshjælp for at holde øje med transaktioner. Virksomheden skal se den som en corporate resource og skal være villig til at udvikle denne ressource og opdrage den med oprigtighed.

Ledere skal lære at genkende det som en kilde til konkurrencedygtig styrke og forfølge aktivt at skabe en informationsbank for virksomheden.

Virksomhedernes holdning til information afspejles godt i den regnskabsmæssige behandling af omkostningerne ved generering af information. Udgifterne til oplysning er hidtil blevet behandlet som omkostning snarere end investering. Selv om regnskabsorganerne nu begynder at anerkende den langsigtede brug af information, behandler en virksomhed stadig udgifterne som omkostning.

Hovedårsagerne til denne regnskabsmæssige behandling er (a) at de fleste af fordelene ved informationssystemer er immaterielle, og (b) der er usikkerhed om den kvantefordel, som virksomheden kan modtage fra informationsressourcerne. Vanskelighederne med at sikre objektive og pålidelige metoder til værdiansættelse har gjort revisorer i overensstemmelse med konservatismepolitikken i denne henseende.

2. Oplysninger skal forvaltes:

Det er nødvendigt, at informationen forvaltes, da andre aktiver forvaltes i en virksomhed. Organisationsstrukturerne skal ændres for at sikre en organisationsenhed, f.eks. Informationsafdeling eller informationscenter under ledelse af Chief Information Officer (CIO). CIO har ansvaret for at definere informationsstrategier, arkitektur, brug, standarder og levering af informationsressourcer.

Informationsstrategierne skal defineres i overensstemmelse med virksomhedens overordnede strategiske plan. CIO skal være ansvarlig for at identificere de muligheder, som IT kan tilbyde ledelsen for en vellykket implementering af de brede forretningsstrategier.

CIO skal også være ansvarlig for at designe arkitekturen i it-infrastrukturen. Arkitekturen skal defineres efter behørig konsultation med forskellige brugere af informationsressourcerne.

Adgangen til information skal sikres og reguleres. Oplysningerne skal strømme til dem, der har ret til at bruge det og skal reguleres af procedurer på en sådan måde, at andre ikke får adgang til oplysninger.

Udnyttelsen af ​​informationsressourcerne skal overvåges med forsigtighed, og der skal gøres forsøg på at sikre sikkerhed og privatlivets fred. Oprettelsen af ​​adgangskontrolprocedurer bør være en del af CIO's ansvar.

CIO skal etablere standarder for hardware, software, databaser og kommunikation i hele organisationen. Dette sikrer intern organisation af informationssystemressourcer.

CIO er også ansvarlig for at sikre, at oplysningerne i virksomheden leveres til brugere uden nogen barriere. Dette sikres ved etablering af systemer, der leverer information til brugere. Bruger træning er også et effektivt køretøj for informationsstrømmen, og CIO er ansvarlig for brugerens træning på informationssystemer.

Da CIO vil være ansvarlig for at udvikle informationsstrategier, er det nødvendigt, at CIO's stilling i organisationshierarkiet er ret højt, ikke under det første lag på mellemniveau. CIO skal direkte rapportere til virksomhedens administrerende direktør.

3. Oplysninger skal deles:

Virksomheder, der ønsker at tappe fordelene ved forretningssystemer, skal forpligte sig til at dele information. Informationsformen er sådan, at deling af information tilføjer værdi til det.

Den høje forældelsesgrad garanterer, at oplysningerne deles for effektiv udnyttelse. Selvfølgelig betyder deling risici for misbrug, og der skal etableres et system med kontrol for at undgå misbrug af oplysningerne.

4. Forpligtelse til uddannelse af personale :

Uddannelse af personale er lige så vigtigt at sikre, at de potentielle fordele ved IT nyder godt af. Brugerne skal trænes for at bidrage til et uddrag fra informationsbasen. Designerne af forretningsinformationssystemer skal trænes til at arbejde med nye teknologier. De fleste brugere finder, at deres uvidenhedsniveau ikke falder ned, da IT-infrastrukturen ændrer sig hurtigt.

Det er også tilfældet med IT-professionen, der finder det svært at klare de hurtige skiftende teknologier. Det er derfor vigtigt, at virksomhederne forpligter sig til at genuddanne deres personale.

Denne videreuddannelse er ikke kun nødvendig med hensyn til ny teknologi og nye informationssystemer, men også i formidling af færdigheder til tæt samarbejde med andre brugere af information.

5. Top managements engagement:

En anden vigtig ændring, der er nødvendig for succesen af ​​forretningsinformationssystemer, er en forpligtelse fra den øverste ledelse til brug af informationsteknologi. Forpligtelsen er ikke kun nødvendig med hensyn til tildeling af midler til it-infrastrukturen, men også med hensyn til overordnet støtte til forretningssystemer.

Således holder IT alene ikke panacea for problemerne med at ændre forretningsscenariet. Der er behov for at omdefinere IT-rolle i erhvervslivet. Det er også nødvendigt at skabe ændringer i it-infrastrukturen. Hele tilgangen til it-infrastrukturen skal ændres, og om nødvendigt skal virksomheden også ændre sig for at give IT mulighed for at tage sin nye rolle i erhvervslivet op.