Top 10 måder at udnytte tid mere effektivt - Forklaret!

Læs denne artikel for at lære om de 14 måder til korrekt udnyttelse af tiden.

(1) Arbejdsplanlægning:

Dette er det første skridt i håndtering af tid og dets korrekte udnyttelse. En leder skal planlægge arbejdet effektivt. Til planlægningsarbejde skal han bruge dagplanlægger. Før han går i seng om natten, skal han kridt ud næste dags program. Han kan også planlægge for en uge, måned eller kvart i et år eller år. Uden planlægning af tiden kan der ikke nås noget konkret. Han bør rette tid til at tage te, frokost, formelle møder og samtale med sin søn, datter, kone, forældre og underordnede på kontoret. De bør også planlægge at rejse fra sit hjem til kontoret. Han skal holde det planlagte arbejde i klar hukommelse.

(2) Tildele prioriteter til det arbejde, der skal udføres:

For at afslutte arbejdet i tide skal man prioritere de forskellige værker, der skal udføres på en dag. Der er nogle værker, der kan gøres ved at tale med de berørte personer på telefon. Så på passende tidspunkt kan de kontaktes på telefoner og informere dem om opgaven. Prioriteterne kan fastsættes på følgende måde.

Prioriteter kan fastsættes og kategoriseres som vist ovenfor. Det hjælper med en korrekt udnyttelse af tiden og dens effektive styring.

(3) Myndighedens delegation:

Ingen manager kan udføre alle værkerne selv, selvom han er meget effektiv. Han er nødt til at delegere den rette myndighed til sine underordnede for at få arbejdet udført med mindre haster eller betydning. Han skulle træne sine underordnede i overensstemmelse hermed for at bære nogle af ansvaret.

Ved at delegere nogle af myndigheden til sine underordnede til at deltage i værkerne, kan han koncentrere sig om mere presserende værker. Han kan således udnytte sin tid til vigtigere værker. Ikke-delegation indebærer at deltage i hvert eneste arbejde af enhver art. Det svarer til spild af tid. Delegationen hjælper en leder til at udnytte tiden effektivt og få arbejdet udført til det maksimale.

(4) Målindstilling:

Executive skal vide, hvad han skal opnå. Han skulle først sætte et mål, hvad han ønskede at udrette i en dag, så han kan distribuere aktiviteter ved at distribuere blandt sine underordnede og sig selv og tildele tid til deres gennemførelse. I mangel af mål lander man sig selv i forvirring.

(5) Forenkle procedurer:

Fremgangsmåden for at opnå arbejde skal være meget enkelt og forståeligt af alle, der arbejder sammen med dig og under dig. Minimer trinene i proceduren, så klokken er gemt. Vedtage ideel arbejdsmetode, der er tidsbesparende. Prøv at undgå komplekse procedurer, der bruger ekstra tid.

(6) Vær behagelig:

Man skal være rolig og komfortabel hjemme og på kontoret. Han skal sidde komfortabelt i rigtig arbejdsstilling og undgå enhver smerte i kroppen. Det vil øge pauserne for resten at spilde meget tid. At være behagelig, han kan slippe af med unødig stress og dermed sparer tid, der kan bruges til at få mere vigtigt arbejde.

(7) Spild ikke tid:

Der er flere trivielle forhold, hvor meget tid er spildt. Sådanne aktiviteter skal begrænses til det mindste, så meget af tiden ikke bør bruges. Den således sparede tid kan effektivt anvendes til vigtigere aktiviteter. De indgående opkald kan også forårsage spild af tid. Personlig assistent kan instrueres til at videregive kun vigtige opkald til ham, hvile han selv kan svare på. Besøgende forstyrrer også arbejdet og spiser meget tid. Executive kan fastsætte en tid for besøgende, så vigtig tid kan gemmes og bruges til mere presserende arbejde.

(8) Klubber af identisk arbejde:

Arbejdet af lignende art kan klubbes sammen og udfyldes samtidig i stedet for at tildele separate tider til sådant arbejde. Derfor er meget tid spart, der kan bruges til andre værker af vigtig karakter.

(9) Tag hurtig beslutning:

At lave hurtige beslutninger sparer meget tid. Undgå ubeslutsomhed. Behændighed fører til mere spild af tid. Behændighed er symptom på ineffektivitet fra ledelsens side. Lad aldrig af dagens arbejde for i morgen, fordi i morgen aldrig kommer.

(10) være systematisk:

En person, der systematisk er i stand til at placere alt f.eks. Filer, papirer og andre materialer på deres rette steder, så de let kan spores, når det er nødvendigt uden at jage efter dem. Jagt på papirer og filer mv. Spiser meget tid og dermed spild af værdifuld tid. Systematisk placering af filer, papirer og materialer sparer tid, der frugtbart kan udnyttes til arbejdet af vigtig karakter. Man bør indpode vanen med at placere tingene på deres rette steder for at spare tid. Det øger også effektiviteten af ​​den menneskelige ressource.

(11) Tag tilstrækkelig hvile:

Arbejd kontinuerligt fører til anstrengelse. Man bør tage en pause og hvile et stykke tid. Det vil genoplive en person. Han kan derefter arbejde med interesse. At tage sådan hvile er ikke spild af tid, men investering af tid til yderligere arbejde. Tiden kan udnyttes til maksimum på denne måde.

(12) Brug ethvert øjeblik til din bortskaffelse:

Brug af hvert sekund bør være praksis. Man bør lære at udnytte hver brøkdel af sekunder, mens man arbejder. Hvis vi undlader at udnytte det øjeblik, er det væk for evigt. Disse små sekunder sammen laver en dag, uge, måned, år og en æra. Så spil det ikke, brug det.

(13) Brug af daglig planlægger:

Brug af daglig planlægger gør det muligt for lederen at holde et spor på sine aktiviteter, der skal udføres på en dag. Han skal henvende sig til planlæggeren om morgenen og begynde sin daglige rutine.

(14) Giv tilstrækkelig tid til familien:

Hvis lederen har travlt i sit kontorarbejde og ikke har brugt tilstrækkelig tid til sin familie, kommer han ofte under stress, som vil have negative konsekvenser for hans helbred. Han skal derfor tage tilstrækkelig tid fra sin travle timeplan til sine familiemedlemmer og nyde dem. Dette vil holde ham munter og glad og fri for indenlandske bekymringer.

Han kan lindre sig fra stress på arbejdspladsen med sin familie. Den næste dag i et muntert humør vil han afslutte sit arbejde til tiden. Korrekt udnyttelse af tid er meget vigtigt for en travl executive. Der er flere tidskrævere, og der er mange årsager til trivial natur, der spilder tid. En leder bør holde sig væk fra tidskrævende.