Top 10 Fyldningsprincipper, der skal følges på et kontor

Denne artikel sætter lys på de ti øverste fyldningsprincipper, der skal følges på et kontor. Principperne er: 1. Enkelhed 2. Egnethed 3. Tilgængelighed 4. Servicevilkår 5. Kompaktitet 6. Fleksibilitet og tilpasningsevne 7. Økonomi 8. Opbevaring 9. Opdateret 10. Klassificering.

Fyldningsprincip # 1. Enkelhed:

Systemet fulgte, proceduren blev vedtaget, og det anvendte udstyr skal være enkelt og forståeligt af ethvert medlem af personalet i kraft af almindelig intelligens. Selvfølgelig tildeles personale i de fleste tilfælde.

Fyldningsprincippet # 2. Egnethed:

Systemet og proceduren skal være tilpasset arten af ​​organisationens aktiviteter.

Fyldningsprincippet # 3. Tilgængelighed:

Filerne skal være placeret på en sådan måde, at de er let tilgængelige for alle berørte.

Fyldningsprincippet # 4. Serviceability:

Systemet skal være sådan, at en fil kan placeres hurtigt, kan håndteres bekvemt og kan bevares for tilgængelighed i fremtiden, når det er nødvendigt.

Fyldningsprincip nr. 5. Kompaktitet:

Unødigt meget plads skal ikke besættes af arkiveringsudstyret. Nye former for udstyr bliver opdaget for at have mere brugervenlighed, men besidder mindre plads.

Fyldningsprincippet # 6. Fleksibilitet og tilpasningsevne:

Systemet skal have mulighed for udvidelse for at rumme et større antal filer med den voksende aktivitet i bekymringen. Det skal være i stand til at tilpasse sig ændringer i indleveringsproceduren, f.eks. Ændring af klassificeringsmetoden.

Fyldningsprincippet # 7. Økonomi:

Uanset hvilket system der er vedtaget, skal det være økonomisk. Alle unødvendige udgifter skal undgås. Filing er et regelmæssigt arbejde. Hvis det gøres dyrt, vil etableringsomkostningerne stige voldsomt.

Fyldningsprincip # 8. Retention:

Af og til skal unødige papirer og dokumenter ryddes eller unødvendige filer ødelægges, ellers vil filer blive unødigt voluminøse, besætte rum og ikke tillade vigtige nye papirer at blive indkvarteret.

Fyldningsprincip nr. 9. Opdateret:

Filer, der skal opdateres ved indsættelse af papirer uden forsinkelse.

Fyldningsprincip nr. 10. Klassificering:

Filerne skal klassificeres og indekseres korrekt med krydshenvisning for nem håndtering.