Studieanvisninger om Office: Definition, funktioner og typer

Læs denne artikel for at lære om Office. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Definition af et kontor 2. Funktioner af et kontor 3. Typer.

Definition af Office:

Ordet 'office', ifølge ordbøgerne, har dobbelt betydning:

a) Kontor betyder en stilling eller ansvarsposition. En person kan have et overskudskontor, hvilket betyder at han er ansat i en stilling, for hvilken han får noget vederlag.

b) Kontor er et sted, hvor en bestemt type forretning udføres eller en tjeneste leveres.

I den første forstand har en sekretær et kontor og i anden henseende har en sekretær et sted, hvor han kan udføre sine funktioner. Vi er interesserede i kontor i sin anden forstand. Det er ikke tilstrækkeligt at definere et kontor som »et sted, hvor en bestemt type forretning udføres eller en tjenesteydelse leveres«.

I virkeligheden betyder kontor et sted, hvor en virksomheds aktiviteter koordineres. Det er et administrationssted og et center for kommunikation.

Ifølge Hall beskriver kontoret ethvert sted, der er afsat til arbejde af en klosterlig karakter, uanset navn, det kan kaldes. Det er en fælles opfattelse, at et kontor er et sted, hvor kontorarbejde udføres. Enhver form for organisation, hvad enten det drejer sig om handel eller ikke-handel, har brug for kontorarbejde og har derfor brug for et kontor.

I England definerer kontoret, butikker og jernbanelov af 1963 kontor som "en bygning eller en del af en bygning, hvis eneste hovedformål er kontor eller kontorformål". Denyer beskriver kontorets formål som "formål med administration, kontorarbejde, håndtering af penge og telefon- og telegrafoperation.

En udvidet definition af kontorarbejde er givet til dækning af bogføring, sortering af papirer, arkivering, typing, duplikering, maskinberegning, tegning og redaktionel forberedelse af sager til offentliggørelse ". Beskrivelsen er udtømmende medfører forskellige aktiviteter, der udføres på et kontor.

Funktioner af et kontor:

Fra definitionen forstås det:

(a) Kontoret er et sted,

b) Der udføres forskellige aktiviteter der og

c) Aktiviteterne er af to typer, administrative og administrative.

Det er indlysende, at der skal være nogle mennesker, der vil udføre aktiviteterne, og sekretæren er chef for dem.

Et kontor er beskrevet som en organisation, og det har alle karakteristika for en organisation. Kontoret kan være til en handel eller en ikke-handelsmæssig bekymring. Det kan være af stor eller lille størrelse.

Typer af et kontor:

De fælles træk ved alle typer kontorer er:

(1) Placering:

Et kontor skal have en bestemt og egnet beliggenhed. Der er forskellige faktorer, der skal overvejes, før stedet for et kontor er valgt.

(2) plads eller indkvartering:

Et kontor har brug for plads eller bolig, der skal bruges til at udføre aktiviteterne. Indkvartering har tæt forbindelse med layout.

(3) Lay-out:

Det betyder en planlægning for optimal udnyttelse af rummet, så arbejdsgennemstrømningen kan opretholdes, og der er maksimal produktion af arbejde.

(4) Arbejdsvilkår:

Arbejdsvilkårene skal være egnede til effektivt arbejde. Arbejdsvilkår betyder korrekt belysning, ventilation, sanitet osv.

(5) Udstyr:

Forskellige former for udstyr er nødvendige for kontorarbejde. De omfatter møbler, maskiner, apparater, papirvarer osv. Forskellige typer udstyr er nødvendige for forskellige typer arbejde.

(6) Metoder:

Hver form for aktivitet har sin egen procedure eller korrekte metode til at gøre. Flow af arbejde vil blive hæmmet, hvis den korrekte metode ikke følges. Dette er mere sandt, når der foretages bogføring eller en maskine anvendes mv.

(7) Personale:

Et kontor skal have veludvalgt, effektivt og uddannet personale eller personale, som vil udføre aktiviteterne. Et kontor med alle sine gode funktioner vil være ineffektivt, hvis der er mangel på ordentligt personale, både dygtige og ufaglærte.

(8) Afdelingen:

Der er forskellige typer aktiviteter, der skal gøres på et kontor. Alle aktiviteter kan ikke udføres af de samme personer. Aktiviteterne skal grupperes i afdelinger funktionelt. Antallet af afdelinger afhænger af kontorets størrelse og art.

(9) Organisation:

Et kontor i sig skal organiseres med ordentligt personale med formelle forhold mellem dem og med en kompetent vejleder eller chef. Kontor- og kontorarbejde skal undersøges ud fra alle de forskellige aspekter som nævnt ovenfor. Meget afhænger af sekretæren i organisationen, som er chefskonsulent.