Rutine: Betydning, Karakteristik og Betydning

Læs denne artikel for at lære om rutine. Efter at have læst denne artikel for at lære om: 1. Betydning af rutine 2. Karakteristik af en rutine 3. Betydningen af en rutine 4. Nogle typiske rutinemæssige job af en sekretær.

Betydning af rutine:

Planlægning er nødvendig for alle former for arbejde. Planlægning betyder forudtanke.

Planlægningsanalyser:

Hvad skal der gøres?

Hvorfor skal man lave det?

Hvordan gør man det?

Af hvem skal man gøre?

Hvornår skal man gøre det?

Hvor skal man gøre?

Svar til alle forespørgsler skal først indhentes, og der skal forsøges en handling. Efter planen kommer proceduren.

Hvert stykke arbejde har sin egen procedure at gøre. En rutine er en regelmæssig fremgangsmåde. Ordet "kursus" omfatter en følelse af handlinger. En rutine har derfor en række handlinger.

En rutine har to aspekter:

a) aktioner efter hinanden i prioriteret rækkefølge og

(b) En tidsfaktor for hver af aktionerne.

En række rutiner gør et system, der giver et samlet billede af en aktivitet. Hvis vi ser på noget kontorarbejde, finder vi begge aspekter. For eksempel håndtering af indgående post. Komponenthandlingerne er: Modtagelse af mails, åbning af dem, undersøgelse af indholdet, datostempling, sortering, distribution og opbevaring af sporet.

Hvert trin har sin egen metode, og hvis metoden er korrekt, bliver den tid, der forbruges, minimum. Denne rutine er en del af det samlede korrespondancesystem. Ikke bare et arbejde skal simpelthen gøres, det skal gøres korrekt, rettidigt og effektivt. Dette er muligt, hvis der er en ordentlig rutine. På et kontor, hvor arbejdsvilkårene er gunstige, udstyr er til rådighed, overvågning og kontrol er til stede og korrekt personale er ansat, bliver rutinen effektiv. Forberedelse af en rutine for hvert stykke arbejde på et kontor er en funktion af kontororganisationen.

Karakteristik af en rutine:

(1) Et rutinearbejde består af flere eller en række trin. Når et trin er kendt, skal det gentages på samme måde hver gang og af enhver person, der gør det job.

(2) En rutine skal formuleres eller fremstilles. Det tager mere tid at forberede en rutine, når et nyt kontor er oprettet. Erfaringer fra andre lignende organisationer har stor værdi.

(3) En rutine har et formål, og hvert trin vil bidrage til opfyldelsen af dette formål.

(4) Alle trin skal have korrelation og en bestemt tidssekvens.

(5) Der må ikke være dobbeltarbejde eller der må være overlapning eller et mellemrum.

(6) Regler skal indrammes for at udføre en rutine.

Betydningen af en rutine:

Betydningen af kontor rutine er stor.

Hvis en rutine er korrekt forberedt og fulgt, nydes følgende fordele:

(1) Ydeevnen er i overensstemmelse med en fast standard:

Standard har fire aspekter:

(a) Mængde - noget ønskeligt arbejdskvalitet skal udføres,

(b) Kvalitet - Udførelsen skal have en forventet kvalitet,

d) Omkostninger - omkostningerne må ikke overstige ydelserne.

(2) der er bedre kontrol:

Hvis der er en rutine, er det lettere for tilsynspersonalet at udøve kontrol. En vejleder skal kontrollere om rutinen følges eller ej.

(3) Bedre arbejdsflow:

Effektiv kontoradministration betyder at der er en jævn arbejdsflow og maksimal output. Hvis alle følger rutinen, skal der være bedre arbejdsflow, forudsat at der ikke er hindringer eller hindringer i vejen (se nedenfor).

Hvordan rutinearbejde er hæmmet?

Der er fire elementer i gang med at udføre et rutinearbejde, de er:

(a) Metoden til at lave et arbejde,

b) det udstyr, der skal anvendes

c) Personalet,

d) Arbejdsvilkårene.

Hvis der er nogen fejl i et af elementerne, er rutinearbejde blokeret.

Obstruktioner eller fejl opstår på følgende måde:

(a) Den bedste metode til at udføre et arbejde er muligvis ikke kendt eller må ikke meddeles personalet,

(b) Der kan være mangel på formularer, papirvarer, enhver maskine eller apparat mv., der er nødvendige for jobbet. Maskinen kan gå i orden. Der kan være mangel på korrekt vedligeholdelse af maskinen. Det særlige materiale 'eller en reservedele af en maskine er ikke tilgængelig,

(c) Der kan være mangel på ordentligt personale. Manglen er i rekrutteringssystemet. Der kan være mangel på uddannelse af personalet. Personalet må ikke være seriøst eller opmærksomt. De kan være uregelmæssige eller kan spilde tid gennem sladder. Det indirekte betyder mangel på korrekt kontrol og kontrol,

d) Arbejdsforholdene må ikke være befordrende eller gunstige for arbejdet. Mangel på lys, strømsvigt, udeforstyrrelser mv. Er nogle af årsagerne,

(e) Der kan være fejl i layout.

Hvordan hindringer kan overvindes?

Obstruktionerne til glat flow af rutinearbejde kan overvindes ved korrekt planlægning og kontrol af kontorarbejdet. Sekretæren som administrerende direktør har stort ansvar i denne henseende. Til dette formål udarbejdes forskellige typer af 'rutinemæssige diagrammer' eller 'flowdiagrammer' eller 'driftskort'. Det er kun diagrammer, som man let kan forstå, hvilke trin der efterfølges for at gøre et job.

Der er forskellige teknikker til at lave sådanne diagrammer som 'halskortet', 'det isometriske diagram' osv. Det vigtigste er, at der skal være grundig undersøgelse og forskning på kontormetoder. En stor organisation har råd til at have en separat afdeling for O & M-undersøgelse. O & M står for organisation og metoder.

Hvert stykke arbejde passerer gennem nogle successive faser, og disse er udtrykt af nogle symboler i et flowdiagram. For eksempel:

Det skal imidlertid bemærkes, at enhver form for arbejde ikke kan genbruges. Rutiner udarbejdes for de funktioner, der er af gentagen karakter. På nødsituationen virker rutinen ikke.

Nogle typiske rutinemæssige job af en sekretær:

Der er nogle typiske rutinejobs, som en sekretær regelmæssigt skal udføre på kontoret. Sådanne job, som beskrevet nedenfor, udføres generelt af en privat sekretær eller endda af kontorsekretær og ikke af en generalsekretær. En sekretær kan imidlertid få disse job udført af hans private sekretær eller af kontorsekretæren.

(A) Håndtering af telefon eller opkald :

Brug af telefon er en fælles funktion i et kontor, både til intern og ekstern kommunikation. Et stort kontor har sit eget interne telefonsystem enten via PBX eller PAX-forbindelse eller inter-com. system. På det interne telefoncentral tastatur er der en operatør, hvis der er manuel udvekslingssystem, der håndterer omstillingsbordet. Det er en mekanisk del af hele operationen.

Håndtering af telefonen betyder faktisk at etablere kontakter og have samtalen. Talrige opkald kommer udefra og et stort antal opkald går også ud for de udenforstående. Samtidig kræves et stort antal interne forbindelser fra afdelingen til afdelingen. Det er et enormt job for et travlt kontor at give maksimale muligheder for sådanne eksterne og interne forbindelser.

Der er indgående og udgående personlige opkald til medarbejderne. Disse skal minimeres, fordi det kan hæmme officielle opkald. Et stort kontor kan have en række eksterne linjer og også direkte linjer fra kamre af vigtige ledere. Der er en speciel linje, der deltager selv efter kontorstid til nødsituation.

Privat sekretærens pligter:

En privat sekretær deltager telefonopkald på vegne af sin chef først. Han skal have fuld viden om telefonoperation. Han skal kende de forskellige former for tjenester, som telefonafdelingen udfører, samt reglerne og proceduren for forskellige typer opkald - lokalt, vejafgift, bagagerum, fonogram osv. Et stort kontor kan også have telexforbindelse, eller der kan være tele- printer service (TPM eller Tele-printer meddelelse) inde i organisationen.

En privat sekretær skal opretholde en telefonbog for at optage meddelelser modtaget eller meddelelser sendt af chefen. Telefonbogen indeholder kolonner for en fuldstændig beskrivelse af parterne fra hvem og til hvem meddelelser er modtaget eller sendt.

En privat sekretær skal også kende kunsten at tale over telefon. Hans tilgang skal være høflig, hans stemme skal være klar, og han skal observere alle etiketterne, fx ønske en godmorgen eller 'namaskar' i begyndelsen eller et farvel eller 'namaskar' i slutningen.

Han må muligvis stå over for talrige telefonopkald, enten indkommende eller udgående, men han må ikke blive forstyrret eller irriteret. Han må indse, at hans adfærd i sidste ende har indflydelse på chefen. En privat sekretær holder generelt en liste over telefonnumre klar, som hans chef ofte spørger om forbindelser.

(B) Håndtering af opkaldere :

En sekretær er en forbindelsesofficer og så opfordrer mange mennesker til ham hver dag. Et stort kontor holder en receptionist, der først modtager opkaldere og derefter sender dem til de respektive afdelinger eller personer. Nogle gange kræves tilladelser fra de særlige ledere, før de tillader, at opkaldere kommer ind på kontoret. I et lille kontor kan kaldere direkte henvende sig til sekretæren. De, der ringer til en stor direktør eller en direktør, skal henvende sig til sin private sekretær.

Der er fire typer af opkald, der kommer til et kontor hver dag:

(1) Dem, der har tidligere ansættelser. Det er ikke svært at håndtere sådanne opkaldere, forudsat at de kommer i tide. Den private sekretær tillader bare ham at møde chefen eller kan bede ham om at vente lidt, hvis chefen er optaget.

(2) Dem, der taler uden forudgående aftale. Men hvis en sådan person er kendt for kontoret og endda kan være af stor betydning for organisationen, er han velkommen og sekretæren forsøger at komme i kontakt med chefen.

(3) De, der kommer hyppigt, men uden nogen bestemt forretning. For eksempel salgsrepræsentanter fra forskellige leverandører. Sekretæren håndterer dem som ønsket af chefen. Sekretæren vil tale med sin chef over telefonen for vejledning.

(4) Ukendte personer, der kommer casually eller for nogen henvendelse. Sekretæren håndterer ham personligt og beder ham om at komme efterfølgende med tidligere aftale. Uanset hvad der kan være den, der ringer op, og hvad der end måtte være teknikken til at håndtere ham, skal sekretæren hele tiden være meget høflig og aldrig skade gæsternes følelse.

(C) At lave aftaler :

Et andet rutinemæssigt arbejde hos en privat sekretær er at lave aftaler mellem sin chef og andre. De andre omfatter både udenforstående såvel som medlemmer af organisationen eller medarbejderne. Aftaler er igen af to typer - en outsider, der ønsker at lave en aftale eller chefen vil gøre det.

Lokale udnævnelser foretages via telefon, men for folk på andre steder er aftaler fastsat i almindelighed via korrespondance eller endda over telefon eller telex. Sekretæren skal holde en dagbog for alle udnævnelserne og skal påminde sin chef hver dag om udnævnelserne.