Forberedelse af standardliste: Kode og indkøbsrutine (med prøve)

Her beskriver vi om samarbejdet mellem købschef og andre som forberedelse til standardliste!

Da købschefen skal købe ting, der skal bruges af andre, skal der være et fuldt samarbejde mellem indkøbsafdelingen og de øvrige afdelinger, specielt produktionsafdelingen. Dette samarbejde har form af udarbejdelse af standardlister, hvor alle krav fra fabrikken og andre afdelinger er opført.

Metoden til at forberede listen er først og fremmest at liste de vigtigste råmaterialer og derefter tage op til hver afdeling, drej for tur, og list de materialer der skal bruges der og de forskellige butikker, der er nødvendige for at fortsætte arbejdet i den afdeling. En undersøgelse af maskinen ved maskine vil give gode resultater. Der skal også udarbejdes en liste over reservedele til hver maskine.

Arbejdsdirektøren vil også angive forbruget af hvert emne pr. Tidsenhed eller pr. Given outputskala. Hvis og hvornår forbrugsmængden ændres, skal købschefen underrettes om ændringen, så han kan foretage de nødvendige ændringer i indkøbsplanen.

Kode:

Efter at have udarbejdet standardlisten, er det ønskeligt at angive et kodenummer eller et symbol for hver enkelt genstand. Koden eller symbolet kan enten bestå helt eller delvis af bogstaver i alfabetet og delvis. Numerisk kode er nødvendig, når der anvendes stansede kortmaskiner. Under alle omstændigheder kan fastgørelsen af koden eller symbolet spare en stor mængde kontorarbejde. For eksempel kan symbolet for svejsestænger 1/16 af mild stål være WM 64.

Den studerende kan se forskellen i indsatsen involveret i at skrive disse to ting. Ved udarbejdelsen af en numerisk kode er det rigtige at lave en liste over de forskellige afdelinger og tildele de to første cifre for at angive afdelingens nummer. 05, kan f.eks. Angive transportafdeling. Tilsvarende kan 00 anvendes til de materialer og butikker, der anvendes i alle afdelinger, fx petroleumolie, bomuldsaffald osv. Og derefter for hver afdeling udarbejdes materialelisten.

Det første ciffer skal angive, om materialet vil danne en del af produktet, eller om det kun bruges til at køre maskinerne, eller om det er en reservedele. Jeg kan blive udpeget til materialer, der udgør en del af produktet, 2 til materialer til at køre maskinerne og 3 til reservedele.

De næste to eller tre cifre kan tildeles de forskellige materialer. Derfor kan det være en sekscifret kode - de to første angiver den afdeling, hvor materialet er påkrævet, det tredje angiver materialets natur og det sidste angiver materialets navn. For eksempel, hvis koden er 042034 kan det betyde Materiale nr. 34 (f.eks. Smøreolie), der anvendes i afdeling nr. 4 for at holde maskinen i gang.

Koden kan naturligvis trækkes på en sådan måde, at det kun beskriver materialet, men ikke det formål, som det bruges til. Koden vil så bestå af et nummer for at angive sit navn, en anden for at angive dens størrelse eller andre detaljer, såsom skygge, hvis det er nødvendigt. F.eks. Kan tallet til milde stål svejsestænger være 43 og det for aluminiumsvejse stænger 44. Størrelsen kan angives med 1 for hver 1/20 cm. Så koden til aluminium svejsestænger 3/10 cm. vil være 4406 og for lette stål svejsestænger 1/10 cm vil være 4302.

Eksempel:

En fabrik anvender rektangulære stål- og støbejernstænger, der varierer i højde og bredde med 1/10 cm mellem _1/2 og 1½ cm i bredden og mellem 1/10 cm og 8/10 cm i højden.

To eksempler på en kode er:

Stål 1 cm x 2/5 cm: 211004

Støbejern 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Hvad bliver koden til stålstænger 1 ½ cm 7/10 cm og for en jernstang 4/5 cm x 3/10 cm?

Det er klart, at stålstænger er angivet med 21 og støbejern med 22, at bredden har 1 til 1/10 cm, og højden er også angivet med det samme ciffer. Koden for stålstænger 1 Vi cm x 7/10 cm vil derfor være 21 15 07 og for støbejernstænger 4/5 3/10 cm. vil være 22 08 03.

Hvis en vare er opført på standardlisten, er det købmandens pligt at se til genopfyldning af lagre, når de gamle lagre er opbrugt. Men hvis omfanget af output er blevet øget, er det Arbejdsdirektørens pligt at informere indkøbschefen omgående, så yderligere lagre kan opbygges i tide for at se, at arbejdet ikke lider.

Hvis der kræves yderligere artikel fra værkstedschefen eller nogen anden, er det hans pligt at sende en særlig købsrekvisition til købschefen. Det skal være korrekt afgjort. Følgende er et eksempel på en købsrekvisition.

Købsrutine:

I tilfælde af materialer, der er opført på standardlisten, er proceduren for at sikre kontinuerlig forsyning af materialer som følger:

Mindste antal og ordreniveau:

For hver genstand bestemmes en minimumsmængde på grundlag af den tid, der kræves for at få artiklen fra leverandør og det gennemsnitlige forbrug pr. Tidsenhed. For eksempel, hvis forbruget af en artikel er 50 enheder om ugen, og oplevelsen er, at det tager seks uger at faktisk få artiklen efter en ordre, er det almindeligt at vide, at en ny ordre skal gå ud, når den faktiske bestand er mere end 300 enheder, dvs. 50 x 6.

Hvis dette ikke er tilfældet, og en ordre er placeret, sig kun, når bestanden er 200 enheder, vil den nuværende forsyning blive opbrugt, før de nye lagre ankommer, og arbejdet vil da lide, da det ikke er sikkert at afhænge af den sædvanlige leveringsperiode, skal der tilføjes en sikkerhedsmargen.

I ovenstående eksempel vil den mindste mængde af aktier, når en ny ordre er placeret, således være 300 enheder plus 100 enheder til sikkerhedslager eller 400 enheder i alt. Denne grænse er opført i butikslederen (som er en samling af konti både hvad angår mængde og mængde af hver varebutik). Det er butikens lederklubbs opgave at oplyse indkøbschefen, når den faktiske aktie nærmer sig minimumsmængden.

Dette sker i formularen, som er angivet nedenfor:

Når dette kommer til indkøbschefen, bliver det hans pligt at indlede indkøbsproceduren, som skitseres lidt senere. Nogle virksomheder anvender udtrykket "Ordrehåndtag i stedet for mindste mængde, men nogle firmaer bruger begge vilkårene. I så fald betyder ordreniveau hvad der er skrevet ovenfor med hensyn til minimumsmængde. Minimumsmængden vil så betyde en nedre grænse, hvor emnerne af det pågældende materiale kan stoppes for almindelige job, således at kun de vigtige job optages og afsluttes.

Bemyndigelsen til udstedelse af sådanne materialer kan også være fra superintendenten og ikke fra foreman som det sædvanligvis er tilfældet. Nogle virksomheder har stadig et andet niveau, der er kendt som "fare niveau". Det betyder en grænse, hvor indkøbschefen skal tage særlige skridt, f.eks. Sende en mand personligt for at få de nødvendige materialer og butikker.

Maksimal mængde:

En af køberchefens funktioner er at se, at der ikke er nogen overinvestering i aktier. Til dette formål skal han fastsætte en maksimumsgrænse for lagre af forskellige genstande. Denne maksimale grænse overskrides kun i særlige tilfælde. For eksempel, hvis en artikel mangler, kan maksimumsgrænsen sikkert ignoreres, hvis en masse er tilgængelig til rimelige priser.

Men i det store og hele skal overstocking undgås på grund af følgende grunde:

(a) Det indebærer investering af meget store midler, således at der vil være tab af interesse.

(b) Ekstra store aktier vil kræve mere gudstadsplads, så ekstra leje skal betales.

(d) Da en del af lagrene vil ligge i lang tid, kan der forringes kvaliteten.

(e) Der er risiko for forældelse.

Dette betyder, at enten produktet kan opgives eller metoden til at gøre produktet kan ændres. Gamle materialer vil ikke længere være påkrævet, som om der er store lagre, kan de medføre store tab.

Faktorer til bestemmelse af maksimalgrænse eller mængde følger:

(i) Økonomi, der kan spares til opretholdelse af lagre.

(ii) Godown plads eller lagerkapacitet, der er tilgængelig.

(iii) Fast estimater af den mængde, der kræves til forbrug i den nærmeste fremtid. Dette indebærer skøn i forbindelse med salg og produktion af den pågældende færdige vare og hensyntagen til eventuelle ændringer i de materialer, der kræves til produktionen af artiklen.

iv) sandsynlig bevægelse i priser hvis det er sikkert, at priserne vil stige betydeligt i den kommende periode, vil der blive opretholdt et forholdsvis stort lager. I omvendt tilfælde opretholdes lagrene så lavt som muligt.

(v) Sandsynlige ændringer i leveringsbetingelserne for materialerne. Hvis det forventes, at det vil være sværere at opnå forsyninger i fremtiden, vil der blive opbygget store lagre.

Nogle virksomheder følger formlen om at sætte maksimumsgrænsen ved dobbelt minimumsmængde. Men dette er ikke korrekt; Den maksimale mængde bør bestemmes under hensyntagen til ovenstående faktorer. Det grundlæggende mål er at undgå tab som følge af forældelse og ekstraomkostninger i form af interesse for kapitalen, der er låst i aktier. For at undgå forældelse er det vigtigt at kende de faste produktionsplaner (i stedet for dem, der overvejes); Disse bør ikke kun dække de artikler, der skal produceres, men også de produktionsprocesser, der skal anvendes - de forskellige mængder af artiklen og mængderne af hver kvalitet, der vil blive produceret, bør også bestemmes. Materialer bør opbevares, som vil være nødvendige for det konkrete produktionsprogram For planer, der ikke er sikre, skal køb ske meget forsigtigt.

Bortset fra denne grundlæggende overvejelse fastsættes maksimumsgrænserne generelt i samråd med finanschefen, som generelt beslutter, hvilke midler der kan spares til lagerformål. Sandsynlig bevægelse i priser og forventede leveringsbetingelser vil helt sikkert have stor indflydelse på dette spørgsmål.