Organiserende påfyldningssystemer i et kontor: Top 2-metoder

Denne artikel sætter lys på de to øverste metoder til organiseringsfyldningssystemer i et kontor. Metoderne er: 1. Centraliseret arkivering 2. Decentraliseret arkivering.

Metode # 1. Centraliseret arkivering:

Under dette system hentes alt arkiveringsudstyr centralt på kontoret, så filerne fra alle de forskellige afdelinger kan opbevares der. Der er en gruppe af personale, der kaldes arkiveringskollegierne, der gør jobbet under en vejleder. Generelt er der et separat rum kaldet Records Room hvor arkiveringen udføres. Alle filerne kan opbevares under forvaltningen af ​​kontorchefen eller sekretæren.

Centraliseret system er også kendt som bibliotekssystemet, fordi filer i et bibliotek holdes centralt ved en klassificeret måde. Ligesom bøger kategoriseres filer kategorisk efter at være klassificeret. Vejleder eller afdelingsafdelingen fungerer som en bibliotekar. Enhver person, der kræver en bestemt fil, skal fremstille en rekvisitionsskitse, der angiver navn og nummer på den ønskede fil.

Den pågældende fil, hvis ikke ud, udstedes til ham mod underskrift. Et guidekort placeres straks på det tomme rum, hvor filen blev opbevaret, som et signal. En indtastning foretages i et register. En påmindelse kan sendes, hvis filen ikke returneres inden for en rimelig tid, eller når det kræves af en anden afdeling eller individ. Hele proceduren er den samme som i et bibliotek.

For effektiv drift af dette system skal følgende betingelser være opfyldt:

(a) Antallet af filer skal være stort nok,

(b) Filerne skal videnskabeligt klassificeres og nummereres,

(c) Et ordentligt indeks af filer skal opretholdes,

d) Der skal være uddannet personale til at håndtere filerne,

e) Organisationen skal kunne købe forskellige slags arkiveringsudstyr.

Nogle ekstra udstyr som sorteringsbord og bakker, bærbare stiger til høje hylder mv. Kan være nødvendigt.

Fordele:

(a) Der er økonomi fra to sider. Mindre antal arkiveringsudstyr vil gøre, fordi hver afdeling ikke vil have sit udstyr separat. Mindre plads vil blive besat. Så der er penge og rumbesparelse.

b) Der er ensartet procedure for at arrangere og opbevare filer fra alle afdelinger. Sådan ensartethed og standardisering bidrager til at udvikle effektivitet i arbejdet.

(c) Der er bedre kontrol over arkiveringssystemet, da ansvaret er fastlagt på arkiveringsafdelingen, og der er en vejleder.

d) Mindre antal eksemplarer af et bestemt dokument skal udarbejdes, fordi de ikke behøver at blive sendt til de pågældende afdelingers filer. Så er arbejdsbyrden for skrivning reduceret.

(e) Ansættelsespersonalet bliver specialiseret i jobbet, og moderne ansøgningsteknikker kan indføres.

(f) Det kan fremskynde kontorets aktiviteter, fordi tiden ikke må spildes for at få relevante papirer fra filerne fra forskellige afdelinger.

Ulemper:

(a) Der kan være forsinkelse med at få en fil fra arkiveringsafdelingen, fordi den strenge procedure for fremlæggelse af rekvisitionsskilt mv skal følges.

(b) Klassificeringen af ​​filer foretaget af den centrale arkiveringsafdeling kan ikke være egnet til en bestemt afdelingssted. For eksempel kan salgsafdelingen have brug for territorial klassificering af filer først, og så kan parti-wise alfabetisk klassificering bat filing afdeling kun gøre alfabetisk klassificering.

(c) Alle papirer, vigtige eller ubetydelige, sendes til arkiveringsafdelingen af ​​alle andre afdelinger. Som følge heraf bliver arkiveringsafdelingen en dumpningsplads for alle papirer eller et "dødbrev" -register, der fører til misbrug af plads. Korrekt makulering eller rensning bliver nødvendig fra tid til anden.

(d) Der er enhver chance for fejlagtig arkivering, eller et papir kan gå tabt i processen.

(e) Klienter eller handlende assistenter fra andre afdelinger må ikke lære de udviklede teknikker til arkivering.

(f) Der er ingen hemmeligholdelse af filerne. Enhver kan gennemgå en fil på rekvisitionen.

I det hele taget er fordelene mere effektive end de ulemper, hvoraf meget kan overvindes gennem korrekt tilsyn og kontrol af afdelingen.

Metode # 2. Decentraliseret arkivering:

Under dette system er filer arrangeret og vedligeholdt af de forskellige afdelinger i henhold til deres respektive krav. Dette system er også kendt som Departmental Filing system. Hver afdeling vil have sit eget arkiveringsudstyr, og enten afdelingenes afdelinger vil gøre jobbet, eller en eller to kontorister kan udpeges separat i hver afdeling for at udføre arkiveringsarbejdet udelukkende.

Under dette system opstår ikke den udførlige procedure for fremlæggelse af et rekvisitionsskib, som i tilfælde af det centrale system. Det er mere almindeligt vedtaget.

Fordele:

(a) Der er ingen forsinkelse i at få papirerne berørt af den pågældende afdeling. Det har let tilgængelighed for det pågældende personale.

b) Nogle afdelinger skal arbejde udelukkende uden direkte tilknytning til andre afdelinger. I så fald er det bedre, at afdelingen skal vedligeholde egne filer. For eksempel byggeri afdeling i et stort produktionsselskab.

c) Fortrolige dokumenter skal opretholdes under direktørens kontrol. F.eks. Filen om indkomstskat.

d) En afdeling kan vedtage en særlig metode til klassificering og vedligeholdelse af de filer, der passer bedst til afdelingen.

Ulemper:

(a) Da hver afdeling har brug for sit eget arkiveringsudstyr, er der dobbeltarbejde. Mere, der kræves penge til køb af udstyret, og mere plads er besat. Så det øger omkostningerne.

(b) En afdeling skal have tid til at arkivere, som de kunne have udnyttet mere effektivt. Hvis nogle ekstra hænder er ansat til arkivering, er der ekstra omkostninger.

c) En række eksemplarer af samme dokument skal muligvis udarbejdes for filerne fra forskellige afdelinger, som måtte have brug for det. Belastningen af ​​skrivearbejde er øget.

(d) Der er ingen specialisering af arkiveringsarbejde. Forskellige afdelinger kan vedtage forskellige metoder til klassificering og lagring af filer.

I det hele taget er fordelene og ulemperne jævnt afbalancerede. Men uundgåeligt er der større omkostninger og spild af plads. Sammenligning mellem de to - Begge systemer har deres fordele og ulemper. Det er svært at vælge ud af de to. Det er rigtigt, at afdelingssystemet generelt er dyrere, men centraliseret system kan ikke være praktisk, medmindre antallet af filer er stort.

Afslutningsvis kan man sige, at der generelt opnås et kompromis, og et kombineret system følges.

Dette gøres på følgende formel:

(a) Generelle filer, der kan vedrøre et stort antal afdelinger, arkiveres centralt og gør dem lige tilgængelige for alle.

b) Fortrolighedsfiler arrangeres og vedligeholdes afdelingen.

(c) Visse afdelinger er der, der har nogle eksklusive aktiviteter, og der må ikke sendes filer fra disse afdelinger til central arkivering.